Biudžeto vadovas ir biudžeto vadovo privalumai
Biudžeto vadovas ir biudžeto vadovo privalumai!
Biudžeto vadovas:
Biudžeto vadove pateikiami išsami informacija apie organizacinę struktūrą, įprastas procedūras ir programas, kurių reikia laikytis rengiant įvairių straipsnių biudžetus, ir vadovų pareigas bei atsakomybę dėl biudžeto kontrolės sistemos veikimo.
„CIMA London“ apibrėžia biudžeto vadovą kaip „dokumentų grafiką ar bukletą, kuriame, be kita ko, nurodomos asmenų, dalyvaujančių kasdienėje veikloje, pareigos ir biudžeto kontrolės formos bei įrašai“. Taigi tai yra rašytinis dokumentas, kuris vadovams vadovauja rengiant įvairius biudžetus. Biudžetai turi būti rengiami atsižvelgiant į organizacijos biudžeto tikslus.
Kiekvienos vykdomosios valdžios atsakomybė ir funkcijos, susijusios su biudžeto sudarymu, yra įrašomos į biudžeto vadovą, kad būtų išvengta bet kokio atsakomybės dubliavimo ar sutapimo. Įvairių biudžetų rengimo žingsniai ir metodai bei ataskaitų teikimo pagal biudžetą metodas yra įrašomi biudžeto vadove.
Trumpai tariant, tai yra rašytinis dokumentas, kuriame pateikiama visa informacija, susijusi su įvairių biudžetų rengimu ir vykdymu. Tai turėtų būti aiški ir jame neturėtų būti neaiškumų. Vadovas yra suskirstytas į atskiras dalis, kad kiekvienam vadovui būtų galima išduoti tik tą dalį, kuri atitiktų jo darbą ir pareigas.
Toliau pateikiami kai kurie iš svarbiausių klausimų, kuriuos apima Biudžeto vadovas:
1. Įvadas ir trumpas biudžeto kontrolės objektų, naudos ir principų paaiškinimas.
2. Organizacijos schema, kurioje pateikiami skirtingų darbuotojų pavadinimai, išsamiai paaiškinant kiekvienos jų pareigas operacinei sistemai ir padalinių bei funkcinių biudžetų parengimą.
3. Pareiškimas, kuriame nurodoma kiekvienam valdytojui suteikta atsakomybė ir įgaliojimai tvirtinti biudžetus, čekius ir visas kitas formas ir dokumentus, leidžiančius jiems išleisti pinigus. Patvirtinimo suteikimo institucija turi būti aiškiai nurodyta.
4. Visas biudžeto sudarymo programos procesas, įskaitant periodinių ataskaitų pateikimo terminą. Tam turi būti sudarytas tvarkaraštis.
5. Kiekvienos ataskaitos ir pareiškimo tikslas, pavyzdžio forma ir kopijų skaičius. Be to, turėtų būti aiškiai nurodyti susiję biudžeto centrai.
6. Turėtų būti aiškiai nurodyta biudžeto laikotarpių ir kontrolės laikotarpių trukmė.
7. Visoje sistemoje taikoma procedūra turėtų būti aiški.
8. Išlaidų apskaitos ir kontrolės metodas.
9. Pagrindinių biudžetų ir jų apskaitos santykių apibūdinimas.
10. Pagrindinių biudžetų paaiškinimas.
Biudžeto vadovo privalumai:
Toliau pateikiami privalumai, atsirandantys naudojant biudžeto vadovą:
a) Kiekvienas žino raštu, kad koks yra jo vaidmuo, ką reikia daryti ir kaip tai daryti biudžeto kontrolės sistemoje.
(b) Kadangi viskas yra raštu, vengiama dviprasmiškumo ir pašalinama atmintis.
(c) Kadangi vienas iš biudžeto sudarymo tikslų yra komunikacija, svarbu turėti biudžeto vadovą, kad kiekvienas organizacijos narys galėtų kreiptis į jį dėl gairių ir informacijos apie biudžeto procesą.
