Biuro užpildymas: dalykas ir funkcijos

Perskaitykite šį straipsnį, kad sužinotumėte apie „Office“ registravimą. Perskaitę šį straipsnį, sužinosite apie: 1. Duomenų pateikimo biure dalyką 2. Įrašymo į tarnybą ypatumai.

Paraiškos pateikimo biure dalykas:

Failas - tai konteineris, kuriame įrašomi dokumentai ir dokumentai. Toks išsaugojimas yra būtinas nuorodoms, nurodymams, įrodymams ir istorijai. Paraiška turi būti padaryta sistemingai, klasifikuotai, metodiškai, tvarkingai, saugiai ir aiškiai.

Sistemingas:

Yra dvi sistemos - centralizuotos ir decentralizuotos. Abi sistemos turi privalumų ir trūkumų. Turi būti pasirinkta.

Klasifikuota:

Failai gali būti klasifikuojami skirtingais būdais - subjektyviai, teritoriškai išmintingai, partiškai išmintingai ar vardiškai, arba dviejų ar daugiau pirmiau minėtų dalykų deriniu. Vardai gali būti toliau klasifikuojami abėcėlės tvarka, skaičiais ar abėcėlėmis.

Metodinis:

Yra skirtingi failų laikymo būdai - horizontalūs, šoniniai ir vertikalūs. Turi būti priimtas bet kuris metodas.

Tidy:

Dokumentai, dokumentai ir kt. Turi būti tvarkingi, kad jie atrodytų tvarkingi ir taptų saugesni.

Užtikrinta:

Failai turi būti saugomi ilgą laiką ir kartais labai ilgai. Todėl failai turi būti saugomi. Jie turi būti apsaugoti nuo vagystės ar sunaikinimo ugnimi, vabzdžiais ir pan. Šiuolaikiškai šiam tikslui yra prieinamos įvairios laikymo spintos.

Aiškus:

Kiekvienos bylos vieta turi būti aiški, kad ją būtų galima rasti kuo greičiau.

Paraiškų pateikimo biure funkcijos:

Įrašymas kaip biuro įrašymo funkcijos dalis turi šiuos išskirtinius bruožus:

(1) Įranga:

Paraiškų teikimui reikalinga įvairi įranga: failai ar aplankai, lentynos, lentynos arba spintos, padėklai ir krepšiai, skirtingos kortelės (gidų kortelės ar indeksavimo kortelės) ir tt Dauguma įrangos turi specifikaciją.

(2) Metodas:

Yra skirtingi failų laikymo būdai - horizontalus, šoninis ir vertikalus. Vertikalus metodas arba naujausias metodas yra geriausias.

(3) Procedūra:

Žingsnis po žingsnio turi būti laikomasi tam tikrų operacijų, kad gautumėte užsakymą paduoti popierių ir galiausiai susmulkinti arba išvalyti.

(4) Personalas:

Darbui atlikti būtinas specialiai apmokytas personalas.

(5) Principai:

Yra tam tikrų principų, kurių reikia laikytis veiksmingai paduodant dokumentus.

(6) Indeksavimas:

Kartu su paraiška turi būti pridėtas indeksavimas, kad operacijos būtų užbaigtos.