Informacija: duomenų gavimas, duomenų transformavimas ir informacijos valdymas

Informacijos rengimo procesas apima daugybę veiklos rūšių. Apskritai kalbant, yra trys pagrindinės veiklos:

1. Duomenų gavimas,

2. Duomenų transformavimas,

3. Informacijos valdymas.

1. Duomenų gavimas:

Duomenys (daugybiniai duomenys) yra faktai, išreikšti simbolių, pvz., Abėcėlės, skaitmenų, grafikų, diagramų, paveikslėlių ir kt., Pagalba arba bet kuria kita forma. Duomenys gali apibūdinti įvykį arba gali būti aplinkos elemento statusas.

Nepriklausomai nuo duomenų šaltinio; jis gali būti iš pradžių įrašytas ir vėliau patikrintas dėl tikslumo ir autentiškumo. Ši veikla vadinama duomenų surinkimu.

Duomenys gali būti užfiksuoti perforuojant klaviatūra arba skenuojant su nuskaitymo įrenginiais, faktai iš dokumentų, kuriais jie buvo įrašyti. Jei duomenys jau yra užregistruoti kompiuterio laikmenose, pvz., Diskuose ir juostose, duomenų surinkimas gali vykti pasirinkus atitinkamą įrašo dalį, kad būtų patenkinti duomenų poreikiai tam tikslui. Duomenys taip pat gali būti užfiksuoti dėl pramonės proceso padėties įvairiais jutikliais.

Pavyzdžiui, slėgis alyvos vamzdyne arba temperatūra krosnyje gali būti užfiksuotas tam tikslui tinkamais jutikliais. Kadangi duomenų surinkimas ir saugojimas turi išlaidų, būtina rinktis duomenis atrankiai. Siūloma, kad duomenų poreikiai būtų kruopščiai apibrėžti atsižvelgiant į visų naudotojų informacijos poreikius.

Dauguma duomenų, užfiksuotų verslo informacinėms sistemoms, yra suskirstyti į duomenų failus. Kiekviename faile yra įrašų, susijusių su įvairiais duomenų elementais (laukais), išreikštais skirtingų simbolių (simbolių) pagalba. Šie failai yra susieti su duomenų bazėmis; duomenų hierarchija verslo informacinėse sistemose gali būti aprašyta 1.4 pav

2. Duomenų transformavimas :

Duomenų transformavimas gali būti atliekamas atliekant bet kurią iš šių operacijų operacijose:

(i) pertvarkymas:

Duomenų pertvarkymas tam tikra tvarka yra labai dažna duomenų apdorojimo veikla. Pavyzdžiui; duomenys apie sandėlius gali būti pertvarkomi pagal pirkimo datą arba kiekvieno vieneto vertės eilės tvarka arba šių prekių pavadinimų abėcėlės tvarka. Toks perskirstymas taip pat žinomas kaip duomenų rūšiavimas. Rūšiavimas gali padidinti duomenų naudingumą.

ii) Klasifikavimas:

Duomenys gali būti klasifikuojami pagal pasirinktus kintamuosius / veiksnius. Pavyzdžiui, pardavimų duomenys gali būti klasifikuojami pagal kintamuosius, pvz., Kliento kodą, miestą, produkto ar pardavimo asmenį, dalyvaujantį užsakymo gavimo procese.

Klasifikavimas taip pat yra dažniausiai naudojama duomenų apdorojimo operacija, ypač apskaitos informacinėse sistemose. Tiesą sakant, visa vadovybės koncepcija grindžiama klasifikavimu kaip pridėtinės vertės kūrimo informacija rengiant informaciją. Klasifikacija suteikia duomenų vertę ir daro ją vertingesnę daugeliui sprendimų priėmimo situacijų.

(iii) apskaičiavimas:

Dailininkui duomenys tvarkomi tik apskaičiuojant. Skaičiavimų, atliktų skaitinėmis reikšmėmis, serija vadinama skaičiavimu. Galbūt, kaip kompiuteriai gavo savo vardą, kaip ankstesnės kompiuterių kartos, skirtos kompiuterinių įrenginių teikimui.

Net ir dėl to, kad įvairios duomenų formos dabar gali būti apdorojamos naudojant kompiuterius, gamybos procesas daugiausia yra skaičiavimas. Skaičiavimas apima aritmetinių operacijų atlikimą (pvz., Papildymą, atimimą, dauginimą, skaidymą ir logiką).

Pavyzdžiui, finansinius rodiklius galima apskaičiuoti atliekant aritmetines operacijas įvairiose finansinėse ataskaitose. Net ir sudėtingi skaičiavimo rinkiniai gali būti naudojami naudojant įvairius kiekybinius duomenų analizės metodus. Šie kiekybiniai modeliai padeda atsieti informaciją iš didelio duomenų kiekio. Tokią duomenų tvarkymo operaciją valdytojai plačiai naudoja, kad prognozuotų įvairių verslo aplinkos elementų elgesį.

iv) Apibendrinant:

Apibendrinant galima apibendrinti įvairius duomenų elementus, sumažinant didžiausią duomenų dalį iki prasmingesnės formos. Pavyzdžiui, finansų vadybininkas gali būti suinteresuotas žinoti bendrą akcijų, kurių prašoma viešoje emisijoje, skaičių. Duomenys šiuo klausimu gali būti apibendrinti ir tokia suvestinė ataskaita jam gali būti naudingesnė nei visa ataskaita, kurioje pateikiama išsami informacija apie kiekvieną gautą akcijų paraišką.

Apibendrinant taip pat gali būti apibendrinama kiekviena vertės kategorija ar klasė. Išplėtus pirmiau pateiktą pavyzdį, suvestinėje ataskaitoje gali būti pateiktos visos gautų akcijų paraiškų klasės, ty individualios, įmonės įstaigos, pasitikėjimo ir pan., Arba kiekviename mieste prašomų akcijų skaičius.

3. Informacijos valdymas:

Po įsigijimo ir (arba) transformacijos apdoroti duomenys gali būti perduodami galutiniam vartotojui arba gali būti saugomi ateityje. Jei informacija turi būti perduota vartotojui, turi būti pasirinktas ataskaitų formatas. Ataskaitų formatas gali apimti paprastus stulpelio / lentelės formato arba vaizdo formatus, pvz., Diagramas, diagramas, diagramas ir tt

Galimybė naudotis greitesniais kompiuteriais ir geresniais rodymo įrenginiais tampa vis populiaresnės informacijos kartografavimo ir vizualizavimo technologijos. Nusprendus ataskaitos formatą, reikia pasirinkti ir naudoti tinkamą ryšio kanalą.

Jei gauta informacija bus naudojama ateityje, ji gali būti saugoma kai kuriose daugialypės terpės laikmenose. Tokia informacijos perdavimo ir (arba) saugojimo veikla gali būti vadinama informacijos valdymu.

Informacijos generavimo pavyzdys

Siekdami suprasti informacijos generavimo procesą, imkime hipotetinį informacijos reikalavimą. Didelės apimties verslo įmonė ketina įdiegti skatinamąją sistemą greitai gendančių produktų klientams. Iš pradžių schema siūloma taikyti tik tiems klientams, kurie pardavė užsakymus, viršijančius Rs. 15 lac vertė per mėnesį.

Apskaičiuota, kad klientai, pateikę užsakymų, kurių vertė svyruoja nuo 12 iki 15 lac, sukurs paskatą gana patrauklią, todėl šie klientai buvo vadinami „tiksliniais klientais“. Tikėtina, kad paskata padidins šių tikslinių klientų pardavimo užsakymų vertę einamąjį mėnesį.

Kadangi produktas greitai genda, padidėję pardavimai einamaisiais mėnesiais nesumažintų klientų pirkimo reikalavimų per kitą mėnesį. Kad būtų galima įvertinti galimą einamojo mėnesio pardavimų padidėjimą dėl paskatų sistemos, rinkodaros vadybininkas reikalauja informacijos apie vertę, kuria kiekvienos tikslinio kliento pardavimų užsakymai neatitinka Rs 15 lac ir viso tikimasi, kad šie trūkumai padidins einamojo mėnesio pardavimo pajamas.

Ankstesnio mėnesio pardavimo užsakymo duomenys jau pažymėti magnetinėje juostoje. Norėdami gauti informaciją apie kiekvieno kliento pardavimą, visas pardavimo sandoris turi būti klasifikuojamas pagal kliento vardą. Tada gali būti sudarytas sąrašas tų klientų, kurių bendra pardavimo užsakymo vertė yra tarp Rs nuo 12 iki 15 lac, trūkumai apskaičiuojami ir apibendrinami. Informacija gali būti perduota vadybininkui kaip šaltos vertės.

Alternatyvus būdas gali būti informacijos pateikimas dažnio paskirstymo forma, kad vadybininkas galėtų įvertinti galimą kiekvieno kliento klasės indėlį į numatomą padidėjimą ir atitinkamai peržiūrėti klientų tinkamumo skatinimo schemos diapazoną. . Pjūklo diagrama, rodanti kiekvienos kategorijos indėlį, gali padėti vadovui greitai suprasti informaciją.

Minėtas atvejis iliustruoja tik informacijos, susijusios su informacija, pobūdį ir yra supaprastintas hipotetinis kiekvienos tokios veiklos vaidmens pavyzdys. Informacijos generavimas gali būti gana sudėtingas procesas ir apimti daugybę veiksmų.

Informacijos generavimo procesas tęsiasi, nes yra daugybė tikslų, kuriems reikalinga informacija verslo įmonėje. Todėl įmonė paprastai dalyvauja nesibaigiančiame informacijos rengimo cikle.