Operacijų palaikymo sistemų svarba verslo verslui

Operacijų palaikymo sistemų svarba verslo verslui!

Veiklos palaikymo sistemos orientuotos į įmonės veiklą. Pagrindinis šių sistemų tikslas - pagerinti įmonės veiklos efektyvumą. Kadangi šios sistemos pirmiausia susijusios su operacijomis, jos naudoja vidinius duomenis pirmiausia žemesnio lygio vadovams.

Vaizdo mandagumo: mda.mil/global/images/system/c2bmc_mdioc/C2BMC_Control_Room.jpg

Operacijų palaikymo sistemos gali būti toliau skirstomos į šias kategorijas:

a. Sandorių apdorojimo sistemos

b. Valdymo informacinės sistemos

c. Įmonių išteklių planavimo sistemos.

Sandorių apdorojimo sistemos:

Sandorių apdorojimo sistema (TPS) orientuota į ekonominių įvykių (sandorių) įrašymą ir tvarkymą įmonėje. Jos apimtis apima visą įmonės kasdienybės rutiną, įskaitant finansinę apskaitą, atsargų kontrolę, darbo užmokesčio apskaitą ir pardavimo užsakymų apdorojimo sistemą.

Paprastai TPS yra suskirstytas į sandorių tipą organizacijoje. Pavyzdžiui, finansinės apskaitos sistema būtų struktūrizuota pagal finansinės apskaitos sandorius, pvz., Kvitus, mokėjimus, sąskaitas faktūras ir pirkimo sąskaitas, žurnalų sandorius ir kt. Kiekvieno iš šių operacijų tvarkymo moduliai.

TPS savybės:

a) Didelė duomenų apimtis:

Kadangi TPS yra į sandorį orientuotas, jis paprastai apima didelius duomenų kiekius. Šioms sistemoms reikalingas didesnis saugojimo pajėgumas ir jų pagrindinis rūpestis - užtikrinti, kad duomenys apie ekonominius įvykius organizacijose būtų greitai ir teisingai užfiksuoti.

b) Pagrindinių operacijų automatizavimas:

Bet kuris TPS tikslas - automatizuoti pagrindines verslo įmonės operacijas ir vaidinti svarbų vaidmenį kasdienėje įmonės veikloje. Bet koks trumpalaikis TPS gedimas gali sukelti nuostolių dėl įmonės veikimo.

Bet kokie TPS trūkumai gali lemti gedimą, kai gaunama informacija iš aplinkos arba užtikrinama, kad jie bus išleidžiami į aplinką. TPS susieja įmonę su išorinės aplinkos elementais (pvz., Klientai, pardavėjai, akcininkai ir tt). Taigi, TPS yra svarbus informacijos apie įmonės veiklą šaltinis.

c) Nauda yra lengvai išmatuojama:

TPS sumažina su operacijomis susijusių žmonių darbo krūvį ir padidina jų efektyvumą automatizuodama kai kurias operacijas. Dauguma TPS teikiamų privalumų yra apčiuopiami ir lengvai išmatuojami. Todėl dėl naudos analizės, susijusios su TPS pageidavimu, yra lengva atlikti. Kadangi TPS teikiama nauda iš esmės yra apčiuopiama, vartotojo priėmimą lengva gauti.

d) Kitų sistemų įvesties šaltinis:

TPS yra pagrindinis informacijos šaltinis kitoms informacinėms sistemoms. Dėl šios priežasties dėl kitų TPS informacinių sistemų pasitikėjimas TPS yra svarbus ir taktiniams, ir strateginiams sprendimams.

Valdymo informacinės sistemos:

Valdymo informacijos sistema (MIS) siekiama patenkinti vadovų informacijos poreikius, ypač atsižvelgiant į dabartinę ir ankstesnę įmonės veiklą. Jie pateikia suvestines ataskaitas apie įmonės veiklą ir kartais taip pat teikia internetinę nuorodą į atskirus sandorius. Todėl šios sistemos taip pat vadinamos operacijų palaikymo sistemomis.

MIS savybės:

a) Bendra informacija:

MIS padeda vadovams pateikti informaciją apie operacijas. Tokia suvestinė informacija paprastai pateikiama ataskaitų forma. Šios ataskaitos gali būti periodinės, skambučių arba išimčių ataskaitos. Anksčiau MIS ataskaitų formatai ir periodiškumas buvo gana griežti.

Tačiau, keičiant programinės įrangos technologijas, šiuolaikinės MIS paprastai siūlytų interneto duomenų užklausos priemonę, taip pat lankstų ataskaitų formatą su galimybe apibrėžti naudotojų ataskaitas, naudojant ataskaitų rašytojus, kurie yra gana paprasti naudoti. Kadangi MIS siūlo suvestines ataskaitas, nenaudojant daug duomenų analizės priemonių, jos taip pat vadinamos ataskaitų teikimo sistemomis.

b) Veiklos kontrolė:

MIS taip pat teikia informaciją apie planuojamus lygius, ankstesnių laikotarpių vertes ir nukrypimus. Tai padeda valdyti ir pagerinti veiklos efektyvumą. MIS naudoja vidinius duomenis ir paprastai nenaudoja jokių išorinės aplinkos duomenų.

c) Dėmesys vidinei informacijai:

MIS pirmiausia naudoja TPS arba duomenų bazes kaip informacijos šaltinio šaltinį. Taigi MIS dėmesys yra vidinė aplinka. Kadangi vidinės informacijos vaidmuo valdymo sprendimų priėmime yra ribotas, MIS turi tik ribotą paraiškų valdymo procesą. 10.1 pav. Iliustruoja tokias programas:

d) Struktūriniai sprendimai:

Kadangi MIS dėmesys sutelkiamas į vidinę informaciją, jam trūksta pažangių duomenų analizės priemonių, todėl ji yra naudinga daugiausia struktūrizuotiems sprendimams nuspėjamų sprendimų priėmimo situacijose.

MIS apribojimai:

Daugelyje ankstesnių MIS trūksta išimčių ataskaitų, pagrindinių rodiklių ataskaitų ir budėjimo ataskaitų. Kitas bendras MIS trūkumas yra tai, kad nebuvo prieinamos į sprendimus orientuotos ataskaitos. Pavyzdžiui, vadovui reikės ataskaitos, kurioje būtų pateikta išsami informacija apie kainų nustatymo sprendimo sąnaudų struktūrą, o ne tik kintamųjų ir fiksuotų išlaidų sąmata.

Dėl iš anksto nustatyto MIS ataskaitų periodiškumo galima tikėtis, kad informacija valdytojui pasiekiama gana vėlai ir kartais per vėlai.

Nors MIS ataskaitos padeda išlaikyti vadovus apie įvykius įmonėje, jie nėra sureguliuoti situacijos analizei, siekiant nustatyti nepageidaujamų situacijų priežastis arba parengti ir įvertinti alternatyvius veiksmų būdus.

Kitas, bendras vadybininkų skundas yra tai, kad MIS paprastai yra gana lėtai reaguoti į rinkos situacijos dinamiką ir tokiu būdu padeda geriau atlikti post mortem nei įspėjimą tuo metu, kai viskas vyksta blogai.

Įmonių išteklių planavimo sistemos:

Kadangi MIS tradiciškai buvo pagrįsta operacijų apdorojimo sistemų duomenimis, jie buvo naudojami palikdami įvairius sandorius. Atsižvelgiant į tai, organizacinės struktūros yra svarbios MIS projektui. Informacija pagal MIS pateikiama ataskaitų forma, kuri būtų reikalinga įvairiems padaliniams.

MIS moduliai apskritai atitiktų organizacijos struktūrą sudarančių padalinių tipą. Padidėjęs procesų lankstumas, perorientuojant jas į besikeičiančią verslo aplinką, tapo mažiau svarbi MIS. Verslo procesų inžinerijai tapus šiandienos „buzz“ žodžiu, reikia keisti visą požiūrį į verslo procesus. Naujasis požiūris turėtų apsvarstyti šias informacinių sistemų kūrimo patalpas.

a. Verslo procesai įtakoja apatinę liniją.

b. Kartais organizaciniai vienetai tampa kliūtimis informacijos srautui. Tarpžinybinė komunikacija yra pirmoji vis didėjančių organizacijų auka.

c. Komunikacija vaidina svarbų vaidmenį užtikrinant įmonės lankstumą. Informacijos srauto greitumas yra labai svarbus siekiant geriau panaudoti išteklius.

d. Įvairių verslo funkcijų, tokių kaip gamyba, rinkodara ir finansai, integravimas gali padėti sumažinti sąnaudas ir orientuotis į verslo procesus.

Plečiantis tinklų kūrimo technologijai, atsirado naujos rūšies informacinė sistema, vadinama Įmonių išteklių planavimo (ERP) sistema. ERP sistema integruoja visus organizacijos procesus su klientų pasitenkinimu ir planuoja įmonės išteklių valdymą.

Šie sprendimai padeda sutelkti dėmesį į gamybos pajėgumus, valdyti logistiką ir parengti kiekvieno sprendimo finansines pasekmes, o ne tik skaičiavimo išlaidas.

Pagrindinė ERP sistemų filosofija yra tai, kad verslo procesai turi būti integruoti visais lygiais, visų įmonės išteklių laikymas bendrais ištekliais, visų pirma siekiant patenkinti besikeičiančius klientų poreikius.

Pripažindamos, kad kliento poreikiai nuolat keičiasi, ERP sistemos suteikia galimybę prisitaikyti prie kintančių poreikių geresniu reagavimo greičiu.

ERP sistemos struktūra:

Norint suprasti, kaip pasiekta skirtingų funkcijų integracija ir sumažintas atsako laikas, gerinant vidinį įmonės ryšį; pažvelkime į tipinės ERP sistemos schemą (10.2 pav.). Kaip galima pastebėti, visas procesas prasideda nuo pardavimų paieškos ir, kai tik sėkmingai įvyksta pardavimo užsakymo priežiūra.

Pardavimo užsakymų apdorojimas yra tiesiogiai susijęs su inventorizacijos sistema, darbo užsakymų priežiūra ir gautinų sumų moduliais, taip integruojant rinkodaros funkciją ir gamybą, ir finansavimą.

Yra integruota visa veikla, pvz., Parduotuvių grindų kontrolė, gamybos planavimas, gamybos planavimas, sąnaudų pirkimas ir atsargų stebėjimas su pardavimo veikla. Gamybos išteklių planavimas (MRP) yra susijęs su pardavimų veikla per inventorizacijos sistemą.

Verslo procesų integravimas pagerina prisitaikymo prie rinkos situacijos pokyčių greitį. Gamyba vyksta pagal gautą pardavimo užsakymą ir turimą inventorių. Atvirkščiai gali atsitikti be ERP sistemų.

Didesnis integracijos laipsnis taip pat gali padėti sumažinti atsargų kiekį, o „Just in Time“ metodas gali būti sėkmingai panaudotas atsargų lygiui sumažinti iki optimalaus, neprarandant gamybos efektyvumo ar klientų pasitenkinimo.

ERP sistemos taip pat gali būti gana veiksmingos nustatant ryšius tarp kliento ir kiekvieno įmonės darbuotojo, iš vienos pusės, ir bendrovės pardavėjų, iš kitos pusės, todėl geriau suvokiamos viena kitos problemos ir gerinami santykiai. Klientų problemas ir skundus galima atidžiai išnagrinėti.

ERP sistemų privalumai:

ERP sistemos tampa svarbia verslo įmonių IT strategijos dalimi. Gana daug Indijos bendrovių taip pat pasirinko ERP “, atsižvelgiant į galimą jų naudą.

Kai kurie pagrindiniai ERP sistemų privalumai yra šie:

a) Dėmesys procesams:

ERP sistemos yra orientuotos į verslo procesus. Jie orientuoti į verslo procesų veiklą. Todėl verslo tikslai yra aiškiai suformuluoti. ERP leidžia įmonėms sutelkti dėmesį į klientų poreikius.

b) Lankstumas:

ERP sistemos suteikia verslo procesams lankstumo, automatizuodamos procesą, o ne automatizuoja kai kurias proceso funkcijas. Kadangi dauguma svarbių procesų yra automatizuoti, įmonės išteklius galima naudoti įvairiais būdais ir įvairiais tikslais.

Pavyzdžiui, naujos mažesnio dydžio pakuotės iškėlimas kepimo aliejui ne tik reikštų pokyčius gamyboje, bet ir atsiskaitymo, laivybos ir rinkodaros procesuose. Reikalingi pakeitimai atliekami greitai naudojant ERP sistemą, nes visi susiję procesai yra automatizuoti ir integruoti vienas su kitu. Iš tiesų, SAP, populiarus ERP paketas, yra daugiau nei 700 procesų, kurie yra automatizuoti ir integruoti vienas su kitu.

c) Mažesnis ciklo laikas:

ERP sistemos integruoja įvairius procesus, naudodamos pažangias ryšio linijas. Informacijos perdavimas tarp procesų yra beveik automatinis ir momentinis.

Tai sumažina ciklo laiką procese. Tokiuose procesuose kaip atsargų valdymas, skolininkų realizavimas, klientų atsiskaitymas, laivyba ir tt nedidelis ciklo laiko sumažinimas turi didelės įtakos operacijų kainai. „Hindustan Lever Limited“ savo 55 sandėlius visoje šalyje susiejo su savo platintojais, kurie kasdien papildo savo atsargas ir žymiai sumažina jų atsargų lygį.

d) Geresnis bendravimas:

Vienas iš pagrindinių ERP sistemos privalumų yra visos įmonės komunikacijos plano sukūrimas. Dėl to yra mažiau pasipriešinimo siūlomiems pakeitimams, nes lengvai prieinama informacija apie pokyčių reikalavimus.

Kritiniai sėkmės veiksniai įgyvendinant ERP sistemą:

ERP sistemos yra brangūs sprendimai ir reikalauja daug pinigų ir laiko įgyvendinti. Šios sistemos daro įtaką beveik visoms kasdienėms įmonės veikloms ir įgyvendinimas yra sudėtingas darbas, kuriam reikia atsargaus požiūrio.

Kai kurie svarbiausi sėkmės veiksniai įgyvendinant ERP sistemą yra:

a) Disciplina:

Procesų integravimas ir automatizavimas prisiima aukštą šių procesų dalyvių discipliną. Kadangi ERP apima procesų integraciją ir automatizavimą, organizacijoje, kuri ją įgyvendina, tikimasi aukšto lygio drausmės. Pvz., SAP (ERP programinės įrangos paketas) naudoja atsargų judėjimo ir vertinimo metodą „First-In-First-Out“ (FIFO).

Vienoje kompanijoje, kuri naudojasi SAP, šakinių krautuvų operatorius paliko medžiagas pirmajame tuščiame konteineryje, kurį jis pamatė, o ne įdėjęs į konteinerius, kurie tapo tuščia. Po kartais, pasiūlymai, kaip pasiimti medžiagą iš „SAP“ nurodytos dėžės, negali būti įgyvendinami, nes jie vis dar buvo tušti.

Kita vertus, dėžės, kurios turėjo būti pripildytos medžiagomis, jau buvo pilnos, o dėl to medžiagų tvarkymo procese buvo chaosas. Taigi, procedūrų laikymasis atlieka svarbų vaidmenį sėkmingai veikiant ERP sistemai.

b) Darbo kultūros pokyčiai:

Noras pertvarkyti procesus ir dalytis informacija kaip įprotis yra du pagrindiniai darbo kultūros reikalavimai ERP įgyvendinančiose įmonėse. Todėl „blues“ įgyvendinimas yra mažiau rimtas įmonėse, kurios turi palankią darbo kultūrą.

c) Aukščiausia vadovavimo parama:

Įgyvendinant ERP sistemą reikia remti visų proceso dalyvaujančių darbo grupių narių aukščiausio lygio vadovavimą ir bendradarbiavimą.

Šiuo metu skirtingų tiekėjų Indijoje siūlomos ERP sistemos yra gana brangios ir sukurtos atsižvelgiant į aplinką, labiau atitinkančią išsivysčiusias rinkas. Galbūt vietiniai tiekėjai būtų naudingesni Indijos bendrovėms, o moduliai turi būti sukurti individualiai pritaikyti sprendimai, kurie bus integruoti vienas po kito. Kita problema, susijusi su dabartine ERP sistema, yra ta, kad jos daugiausia dėmesio skiria veiklai, o ne išteklių planavimui.