Biuro automatizavimo sistemos svarba verslo įmonėms

Biuro automatizavimo sistemos svarba verslo įmonėms!

Didėjant žinių darbuotojų skaičiui verslo įmonėse, vis labiau rūpi darbo aplinkos gerinimas. Žinių darbuotojų produktyvumą galima pagerinti teikiant sekretoriato pagalbą ir geresnes komunikacijos priemones. Tai galima pasiekti naudojant biuro sistemų automatizavimą.

Vaizdo malonumas: eautomationsystem.com/wp-content/uploads/2013/07/1b-utan-blur.jpg

Paprastai biuro sistemos palengvina šią veiklą:

a) Išeinantys dokumentai (naudojant teksto procesorius)

b) Dokumentų saugojimas ir paieška (naudojant dokumentų valdymo sistemas)

c) Pranešimų perdavimas (naudojant pranešimų perdavimo sistemas)

d) Planavimas ir susitikimų valdymas (naudojant vaizdo konferencijų sistemas).

Šiuolaikiniuose biuruose naudojami įvairūs biuro automatikos prietaisai. Šie produktai yra fakso aparatai, kopijavimo aparatai, EPBX ir kt. Tačiau dauguma šių įrenginių yra atskiri įrenginiai, atitinkantys jų paskirtį. Jie nėra susiję su kitais įrenginiais ir negali būti bendrinami nuotoliniu būdu.

Dėl to daug laiko prarandama vadovų laiko renkant dokumentus ir informaciją, perkeliant juos į vietą biure, kuriame įrenginys yra, ir laukti eilės, kurioje bus naudojama įranga. Kadangi šios įrangos negalima bendrai naudoti automatiškai, jos yra nepakankamai panaudotos daugumai darbo valandų ir piko metu perpildytos.

Kompiuterių biuro automatika populiarėja tarp vadovų, nes tokia automatizacija siūlo integruotus sprendimus, kuriuos galima automatiškai dalytis. Jie yra efektyvesni ir tvarko įvairias biuro automatizavimo ir duomenų įvairovę.

Šios biuro automatizavimo sistemos naudoja aparatūrą, programinę įrangą ir žmogiškuosius išteklius, skirtus rinkti, apdoroti, saugoti, gauti ir perduoti pranešimus tarp asmenų, darbo grupių ir organizacijų. Šie pranešimai gali būti pateikiami kaip dokumentai ar žodiniai žodžiai arba išreikšti kitomis formomis, pvz., Nuotraukomis, vaizdais ar vaizdais ir pan.

Kompiuterių biuro automatizavimo sistemos ne tik tenkina biuro vadovų bendravimo poreikius įmonėje, bet ir su išoriniais subjektais, pvz., Klientais, tiekėjais, investuotojais ir kt.

Tipinės biuro automatikos sistemos blokai pateikti 107 paveiksle.

Teksto apdorojimo sistemos:

Teksto apdorojimo sistemos yra dažniausiai naudojamos biuro automatikos sistemų dalys. Taip yra todėl, kad didelė biuro ryšio dalis vyksta raštu, naudojant natūralios kalbos žodžius. Rašytinės komunikacijos dalis yra didesnė išorinės komunikacijos atveju.

Teksto apdorojimo sistemos automatizuoja dokumentų, tokių kaip laiškai, ataskaitos, atmintinės ir tt, kūrimo procesą. Jie leidžia naudoti standartinę saugomą informaciją, kad būtų galima sukurti asmeninius dokumentus. Tokia automatizacija sumažina raktų kūrimo pastangas ir sumažina klaidų tikimybę dokumente. Paprastai teksto procesoriai gali gauti informaciją tiesiai iš duomenų bazių ir skaičiuoklių ir įtraukti juos į dokumentą.

Tekstų apdorojimo sistemoms gali padėti diktavimo sistemos. Šios sistemos susideda iš balso atpažinimo sistemų, „apmokytų“ pripažinti vykdomosios valdžios balsą. Po „treniruočių“ šios sistemos klauso vykdomosios valdžios diktuojamo ir sukuria tekstą teksto procesoriuje. Tokios sistemos padeda sumažinti laiką, kurį sekretorius įveda teksto įvedimo metu, kai tekstas diktuojamas diktofone.

Jie taip pat įgalina vykdomąją instituciją gauti dokumentą bet kuriuo metu, pašalinant sekretoriaus priklausomybę. Taigi dokumentai gali būti pateikiami bet kuriuo paros metu ir nebūtinai darbo metu.

Teksto procesorius gali būti paprastos tekstų apdorojimo sistemos arba kompiuterių leidybos sistemos. Darbalaukio leidybos sistemos padeda greitai pagaminti kelias dokumento kopijas su kokybišku spausdinimu. Tokie reikalavimai yra gana paplitę rengiant darbotvarkę ir rengiant posėdžių dokumentus.

Įvairiems planams, pvz., Biudžetams, politikoms, taisyklėms, procedūroms ir pan. Dėl staigaus šių prietaisų kainų mažėjimo biurų darbalaukio leidybos sistemų naudojimas dar labiau padidės.

Dokumentų valdymo sistemos:

Kompiuterinių dokumentų valdymo sistemomis siekiama užfiksuoti dokumentuose esančią informaciją, saugomą ateityje, ir perduoti atitinkamas dalis naudotojams, kai ir kada reikia. Šios sistemos yra susietos su kitomis biuro automatizavimo sistemomis, tokiomis kaip teksto procesoriai, elektroninių pranešimų ryšio sistemos ir kt.

Šios sistemos yra labai naudingos nuotolinei prieigai prie dokumentų, kurie beveik neįmanomi naudojant dokumentų valdymo sistemas. Pavyzdžiui, klientas gali pateikti skundą dėl prekių pristatymo pagal užsakymo pristatymo instrukcijas.

Kelionės vykdytojui reikės prieigos prie užsakymo dokumento, kad būtų nustatyta, jog klientas nepateikė jokių specialių nurodymų dėl prekių pristatymo. Kompiuteriu pagrįsta dokumentų valdymo sistema leistų vykdomajam asmeniui susipažinti su dokumentu per savo knygų kompiuterį, prijungtą prie bet kokios telefono linijos, ir parodyti jį klientui, jo užsakymo dokumentą savo biure.

Net ir vidinės komunikacijos atveju, dokumentų valdymo sistemos gali būti labai naudingos. Pavyzdžiui, banko filialo paraiškoje pateiktą paskolos paraiškos formą gali peržiūrėti sankcionavimo pareigūnas, kad jis galėtų susipažinti su pagrindine buveine arba bet kokia paskola pasiūlymų nagrinėjimo tarnyba.

Elektroninė prieiga prie dokumentų ne tik palengvina greitesnę prieigą prie dokumentų, bet ir sumažina popieriaus darbą, nes reikia panaikinti keleto kopijų poreikį. Dokumentų saugojimas atliekamas magnetinėse laikmenose, todėl sumažėja šiam tikslui reikalinga saugojimo vieta. Naudojant kompiuterines dokumentų valdymo sistemas, vykdomosios įstaigos vieta tampa nesvarbi, kad galėtų susipažinti su dokumentais.

Taigi šios sistemos gali būti labai naudingos biuro aplinkoje, kurioje kelionių vadovai dalinasi darbo vieta biure. Didėjant biuro patalpų kainai, kompiuterinės prieigos prie kompiuterių sistemos greičiausiai įgis daugiau populiarumo.

Optinių simbolių skaitytuvų (OCR) programinės įrangos prieinamumas leido kompiuterio dokumentų valdymo sistemas dar labiau populiarinti. Šie programinės įrangos paketai konvertuoja dokumentų vaizdus į tekstą, kuris gali būti naudojamas tolesniam apdorojimui naudojant bet kurį teksto procesorių.

Pranešimų ryšio sistemos:

Verslo įmonės pranešimų siuntimui ir priėmimui naudojasi įvairiomis ryšio sistemomis. Jie apima telefoną, paštą, faksimilę (faksą) ir pan. Kompiuterinėmis pranešimų perdavimo sistemomis teikiama daug ekonomikos ne tik dėl trumpesnio pranešimo siuntimo ar gavimo laiko, bet ir į pranešimo patikimumą bei ryšio išlaidas. .

Trys pagrindinės kompiuterinių pranešimų perdavimo sistemų dalys yra šios:

i. Elektroninis paštas

ii. Balso paštas

iii. Faksimilė

Elektroninis paštas:

Skirtumas tarp įprastinio laiško, - tarpasmeninio informacijos teikimo teksto ir vaizdų forma, palyginti su kitomis tarpasmeninio ryšio formomis, pvz., Telefono el. Paštu, yra ne vienalaikis ryšys, kai imtuvo buvimas nėra būtinas perdavimo laikas.

Paštas ilgą laiką buvo naudojamas verslo įmonėms ir vis dar yra viena iš populiariausių ne vienalaikių ryšių priemonių. Tačiau elektroninis paštas iš esmės pakeitė būdus, kuriais keičiasi asmenys ir verslo įmonės.

Elektroninis paštas, vadinamas elektroniniu paštu, yra kompiuterinė elektroninė pašto sistema, skirta elektroniniam informacijos perdavimui, įskaitant pranešimus, dokumentus ir vaizdus tarp dviejų ar daugiau asmenų.

Pagrindinės el. Pašto savybės yra:

a) Elektroninis perdavimas:

Pranešimų perdavimas elektroniniu paštu yra elektroninis, o pranešimų pristatymas yra labai greitas, beveik momentinis. Perdavimo patvirtinimas taip pat greitas ir patikimumas yra labai didelis.

b) Interneto kūrimas ir redagavimas:

El. Laiškas gali būti sukurtas ir redaguojamas internete prieš perduodant. Interneto kūrimas ir redagavimas pašalina poreikį naudoti popierių bendravimo metu. Ji taip pat palengvina pranešimų saugojimą magnetinėse laikmenose, taip sumažindama erdvę, reikalingą pranešimams saugoti.

c) transliavimas ir maršruto keitimas:

El. Paštas leidžia siųsti pranešimą daugeliui tikslinių gavėjų. Taigi, paprasta išsiųsti aplinkraštį visiems banko filialams, naudojant elektroninį paštą, todėl daug popieriaus taupoma. El. Laiškas gali būti nukreiptas į žmones, kurie tiesiogiai domina pranešimą, nepakeitus ar pridedant atitinkamą informaciją prie pranešimo.

Pavyzdžiui, el. Paštas, gautas iš rinkodaros vadovo iš kliento, registruojančio skundą dėl produkto kokybės, gali būti nukreiptas į kokybės kontrolės skyrių, kad galėtumėte pateikti pastabas ir imtis veiksmų.

d) Integracija su kitomis informacinėmis sistemomis:

Elektroninio pašto privalumas yra tai, kad jis yra integruotas su kitomis informacinėmis sistemomis. Tokia integracija padeda užtikrinti, kad pranešimas būtų tikslus, o informacija, reikalinga šiai žinutei, pasiekiama greitai.

e) perkeliamumas:

El. Paštas suteikia adresato ir siuntėjo fizinę vietą. El. Paštas gali būti pasiekiamas iš bet kurio asmeninio kompiuterio, turinčio atitinkamą ryšio įrangą, programinę įrangą ir nuorodų įrangą. Pagrindinės buveinės valdytojas gali pasiekti savo el. Laiškus, kai jie yra filiale, esančiame nutolusioje vietovėje ar net atostogų kurorte, naudodamiesi nuorodomis, pvz., Telefono linijomis.

f) Ekonomiškas:

Ryšių technologijų pažanga ir ryšių paslaugų teikėjų konkurencija padarė ekonomiškiausią el. Laiškų siuntimo būdą. Kadangi perdavimo greitis didėja, laiko sąnaudos žiniasklaidos priemonėms vienam puslapiui toliau mažėja, padidindamos el. Pašto populiarumą.

El. Paštas yra labai naudingas ne tik formaliam bendravimui, bet ir neformaliam bendravimui verslo įmonėje. Rinkos informacija ir vadovų asmeninės nuomonės dabar suranda įspūdžius el. Laiškuose jų viršininkams ir bendraamžių grupėms.

Bendravimas darbo grupėse gali būti gerokai pagerintas tinkamai naudojant el. Pašto paslaugas. Tačiau elektroninio pašto sėkmė gerinant vidinį organizacinį ryšį labai priklausys nuo organizacijos darbo kultūros.

Faksimilė:

Faksimilė (faksas) - elektroninis dokumentų vaizdų perdavimas per telefono linijas. Kompiuterinė fakso technologija automatizuoja faksogramų perdavimą ir leidžia bendrai naudotis fakso įrenginiais. Jis naudoja specialius programinės įrangos ir fakso serverius, kad siųsti ir gauti faksogramas, naudodamas bendrus ryšių išteklius.

Šie serveriai turi galimybę priimti faksogramas ir automatiškai peradresuoti juos į numatomą gavėją, peržiūrėdami jį centriniame kompiuteryje. Panašiai įmonės vadovai gali palikti faksogramą į serverį, kuris automatiškai siunčia jį numatomam gavėjui.

Kompiuteriu pagrįstos fakso sistemos taupo vykdymo laiką, kitaip praleidžiamą eilėse prie bendro fakso įrenginio, rinkdamos ir sujungdamos su numatomo gavėjo fakso aparatu. Šios sistemos taip pat padeda sumažinti pranešimo siuntimo išlaidas, nes serveriai gali automatiškai skambinti mažomis tarifinėmis valandomis.

Žiūrėjimo įrenginys taip pat padeda kontroliuoti nepageidaujamų laiškų, gautų iš skirtingų pardavėjų, problemą. Tokio pašto pašalinimas labai padeda sumažinti laiką, per kurį reikia persiųsti faksogramas, ir padeda sutelkti dėmesį tik į svarbius pranešimus, nukreipiant mažiau svarbius, kuriuos reikia tvarkyti žemesniame lygmenyje. Žinoma, naudojant šias sistemas popierius taip pat sumažinamas.

Balso paštas:

Balso paštas yra el. Laiško variantas. Balso paštas perduoda pranešimus kaip skaitmeninį balsą. Balso pašto gavėjas turi skambinti balso pašto paslauga arba prieiti prie elektroninio pašto dėžutės, naudodamas nurodytą įrangą, ir jis gali išgirsti sakytinį pranešimą siuntėjo balsu.

Saugi balso pašto paslaugų rūšis gali pareikalauti, kad gavėjas įvestų identifikavimo kodą prieš suteikiant prieigą prie saugomos informacijos. Balso paštas yra labai naudingas informacinėse sistemose, teikiančiose informaciją apie išorės subjektų poreikius.

Pavyzdžiui, klientai gali pateikti užklausas dėl jų pavedimų vykdymo statuso naudodamiesi balso pašto paslauga, prijungta prie verslo įmonės gamybos informacinės sistemos.

Telekomunikacijų ir vaizdo konferencijų sistemos:

Telekonferencija vykdo verslo susitikimą, kuriame dalyvauja daugiau nei du asmenys, esantys dviejose ar daugiau skirtingų vietų. Telekonferencija padeda sumažinti susitikimo laiką ir išlaidas, nes dalyviams nereikia keliauti į susitikimą. Telekonferencijos gali būti garso ar vaizdo konferencijos su kompiuterinėmis sistemomis arba be jų.

Kompiuterizuota telekonferencija turi lankstumo iš anksto įrašytų pristatymų ir integracijos su kitomis informacinėmis sistemomis požiūriu. Su daugialypės terpės technologijų pažanga, prieinamos kainos yra prieinamos prie stalinių telefonų konferencijų sistemų.

Šios sistemos yra pagrįstos asmeniniais kompiuteriais, kuriuose yra skaitmeninis fotoaparatas ir veikia vizualiosios komunikacijos programine įranga. Ryšio nuorodos vis dar yra gana brangios, todėl darbalaukio vaizdo konferencijos yra naudingos tik pasirinktoms programoms. Susitikimai, geriausiai tinkantys tele- / vaizdo konferencijoms, yra tie, kurie yra mažai konfliktų, nes jie nėra tokie pat veiksmingi kaip asmeniniai kontaktiniai susitikimai.

Tačiau veiksmingumas gali būti pagerintas, teikiant naudotojams tinkamą mokymą apie sistemas ir gestus, kurie yra kūno kalbos dalis. Dažniausiai naudojamos kompiuterinės telekonferencijos taikomos vadybos komunikacijai ir mokymui, biudžeto susitikimams, techninėms konsultacijoms, projektų peržiūroms, deryboms dėl sutarčių ir pan.

„Office Automation Systems“ privalumai:

Biurų automatizavimo sistemos vienu metu laikomos nereikšmingomis, todėl šiuo metu dėmesio centre yra didėjančios kvalifikuotos darbo jėgos išlaidos.

Padidinus ryšių ir daugialypės terpės technologijas, biuro automatikos sistemos padėtų:

i. Gerinti bendravimą organizacijoje ir tarp organizacijų.

ii. Sumažinkite ciklo laiką nuo pranešimų parengimo iki pranešimų gavimo gavėjo pabaigoje.

iii. Sumažinti biuro ryšių išlaidas tiek vadovų praleistų laiko, tiek ryšių ryšio sąnaudų požiūriu.

iv. Užtikrinkite ryšio srautų tikslumą.

Žinoma, biuro automatikos sistemos, kaip ir bet kuri kita informacinė sistema, turi būti tinkamai kontroliuojamos. Dažniausiai pasitaiko šiukšlių elektroninio pašto, įžeidžiančio pašto, vadovų įtraukimo į ryšius, nesusijusių su jų darbo pobūdžiu, saugumo ir privatumo problemos. Kontrolės sistemos, skirtos šioms problemoms spręsti, turi būti sukurtos siekiant visapusiškai naudotis biuro automatizavimo sistemomis.

Reikia išteklių atitikties:

Kiekviena informacinės sistemos rūšis turi savo taikymo sritį ir pasirodė esanti naudinga verslo įmonėms. Tačiau kiekvienos rūšies informacinės sistemos sąnaudos ir poveikis organizacijoje gali skirtis.

Todėl vadybininkas turi ištirti BIS sąnaudas ir galimą poveikį organizacijai prieš pasirinkus tam tikros rūšies informacinę sistemą.

Sprendžiant apie verslo įmonių informacinių sistemų portfelį, reikia atsižvelgti į šiuos aspektus:

Plona demarkacijos linija:

Pažymėtina, kad skirtingų tipų informacinių sistemų demarkacijos linija yra labai plona ir neryški. Tam tikrais atvejais gali būti sunku klasifikuoti tam tikrą informacinę sistemą kaip DSS arba EIS. Kai kurios EIS taip pat gali naudoti BES įrankius.

Įvairių tipų informacinės sistemos gali turėti bendrų funkcijų. Tai rodo kai kurių informacinių sistemų ryšį ir sutapimą. Kaip galima pažymėti, įvairios bet kurios informacinės sistemos skiriamieji bruožai taip pat gali būti pastebimi kitoje informacinėje sistemoje.

Sąnaudų struktūros:

Išlaidų struktūros skiriasi kiekvienos rūšies informacinėje sistemoje. Pavyzdžiui, įmonių išteklių planavimo sistema kainuotų bet kurioje vietoje tarp Rs 10 ir Rs 50 lac, o bet kuri operacijų apdorojimo sistema gali apimti išlaidas, kurios yra artimesnės vienam procentui ERP sistemos išlaidų. Verslo įmonės informacinės sistemos parinkimą labai paveiktų sąnaudų aspektai.

Įvairios naudos:

Tam tikros informacinės sistemos privalumai būtų skirtingi įvairioms verslo ir verslo įmonėms. Pavyzdžiui, EIS gali būti naudingesnė organizacijose, kurios dalyvauja naujesniuose verslo tipuose, o DSS suteiktų daugiau naudos, kai vidutinio ir aukščiausio lygio vadovybė gauna daug laisvės priimant sprendimus. ERP būtų naudingesnės palyginti didesnėse organizacijose, kurios yra labiau drausmingos laikytis instrukcijų ir tt

Mastelio nustatymas:

Daugelis informacinių sistemų siūlo daug lankstumo įvairiose programinės įrangos dalyse ir informacijos analizės gylyje. Pavyzdžiui, ERP paprastai yra labai keičiamos, todėl įvairūs verslo procesai ir analizės priemonės gali būti pašalintos pradiniame įgyvendinimo etape. Dėl to informacinės sistemos kaina gali būti nustatoma pakankamai tiksliai tik po to, kai aiškiai apibrėžta informacinės sistemos taikymo sritis.

Dauguma informacinių sistemų siūlo daug lankstumo pagal jų taikymo sritį ir sąnaudų veiksnius. Todėl labai svarbu nustatyti verslo įmonės informacijos poreikius ir suderinti informacinių sistemų išteklius su informacijos poreikiais, atsižvelgiant į sąnaudų veiksnius.