Veikla, susijusi su verslo įmonės valdymo procesu

Kai kurios svarbios veiklos, susijusios su verslo įmonės valdymo procesu, yra šios:

Buvo padaryta išvada, kad visos verslo funkcijos ir politika turi būti orientuota į klientų pasitenkinimą. Kaip sakė Peter F. Drucker, vienintelis galiojančio bet kokio verslo tikslo apibrėžimas yra kliento sukūrimas.

Taigi pagrindinis verslo vadybininko tikslas turėtų būti sukurti nuolatinį patenkintų klientų srautą verslui. Šis tikslas turi būti visų verslo vadovo veiklos varomoji jėga.

Dažniausias verslo informacinių sistemų naudotojas yra verslo vadybininkas. Taigi verslo informacinių sistemų darbas turėtų būti grindžiamas vadybininko informacijos poreikiais.

Todėl būtina suprasti valdymą ir valdymo procesą. Valdymas yra tai, ką valdytojas daro. Kas vadybininkas suteikia mums įžvalgos apie valdymo procesą.

Visuotinai pripažįstama nuomonė, kad vadovybė yra menas, kaip pasiekti, kad kiti būtų pasiekę tam tikrų tikslų. Šis vadovybės požiūris sutelktas į valdymo procesą (ty meną), susijusį su norimų rezultatų pasiekimu.

Vadybos procesas apima šias veiklos sritis:

i. Planavimas,

ii. Organizavimas,

iii. Darbuotojai,

iv. Vadovavimas,

v. Valdymas.

Norint suprasti, kokios verslo informacinės sistemos turėtų siekti, būtina suprasti veiklą, susijusią su valdymo procesu.

1. Planavimas:

Planavimas susijęs su būsimų veiksmų nustatymu siekiant norimų tikslų. Tai reiškia, kad reikia iš anksto nuspręsti, ką daryti, kaip tai padaryti, kada tai padaryti ir kas tai daryti. Tai „vykdomoji veikla, kuri apima įgūdžius numatyti, daryti įtaką ir kontroliuoti pokyčių pobūdį ir kryptį“. Planavimas atliekamas prieš visas kitas vadovo funkcijas.

Jis kompensuoja aplinkos pokyčių neapibrėžtumą ir poveikį. Tinkamas planavimas gali padėti vadovui veiksmingai spręsti aplinkos pokyčių iššūkius. Planai yra sutelkti į tikslus. Taigi, planuojant vadovaujamasi įmonės veiksmais norimiems tikslams pasiekti.

Ji užpildo atotrūkį tarp dabartinės padėties ir kokios yra norima padėtis versle ateityje. Planai naudojami vertinant įmonės veiklą ir kontrolę. Planavimas yra visapusiškas ir beveik kiekvienas organizavimo plane.

Plano pobūdis gali skirtis skirtingais valdymo lygmenimis. Planai žemesniuose vadovavimo hierarchijos lygiuose turi atitikti organizacijos vadovų bendruosius planus. Planai gali būti skirtingi, pavyzdžiui, misija, tikslai, strategijos, politika, taisyklės ir procedūros, programos ir projektai bei biudžetai.

Įvairūs valdymo planai rengiami įvairiais planais. Pavyzdžiui, organizacijos misija, tikslai ir strategijos yra išskirtinis aukščiausio lygio vadovybės išsaugojimas.

Planai veikia kaip valdymo pagrindas. Kitos valdymo veiklos yra nustatomos pagal planus. Planavimas logiškai atlieka visų kitų vadovavimo veiklos vykdymą, pavyzdžiui, organizavimą, personalo sudarymą, vadovavimą ir kontrolę.

Viena iš svarbiausių priežasčių, kodėl planavimo veikla išaugo tarp vadovų, yra ta, kad jie suvokia, jog yra aktyvi, o ne reaktyvi. Dėl didelių investicijų ir didelės rizikos naujosiose projektuose vadovui būtina planuoti iš anksto ir stengtis kuo labiau pašalinti netikrumą.

Verslo procesų sudėtingumas taip pat daro verslo planavimą naudinga veikla. Geresnių ir patikimesnių modelių, skirtų numatyti ateitį ir mažinti netikrumą, prieinamumas taip pat padidino planavimo veiklą.

Planavimo procesas apima šiuos veiksmus:

(1) Žinant apie galimybes ar pokyčius, prasideda planavimo procesas. Tai apima įmonės stipriąsias ir silpnąsias puses verslo organizacijoje ir už jos ribų.

(2) Organizacijos ir atskirų organizacinių vienetų tikslų nustatymas atsižvelgiant į naujų galimybių raidą.

(3) Kritinių planavimo patalpų sukūrimas, atsižvelgiant į vidaus ir išorės aplinką, kurioje planai veiks. Tai apima verslo įmonės stipriųjų ir silpnųjų pusių nustatymą produktų, rinkų, procesų, technologijų, personalo ir kt. Požiūriu.

(4) alternatyvių veiksmų nustatymas siekiant tikslų.

(5) Alternatyvių veiksmų vertinimo vertinimas atsižvelgiant į jų poveikį tikslų įgyvendinimui.

(6) Geriausio alternatyvaus veiksmų parinkimas.

(7) Išvestinių planų, kuriais remiamas planas, formulavimas.

Pažymėtina, kad kiekvienas iš pirmiau nurodytų planavimo proceso etapų reikalauja daug informacijos apie vidinę ir išorinę aplinką, kurioje planai turi veikti. Informacija apie išorinę aplinką apima ekonomines tendencijas, technologinius pokyčius, įvairių išteklių prieinamumą ir kainą ir kt.

Informacija apie vidinę aplinką apima pardavimo prognozes, finansinius išteklius ir planus, išteklių prieinamumą įmonėje ir kt. Vadybininkas taip pat turi įvairių priemonių, skirtų analizuoti informaciją apie aplinką.

Planavimo procesas apima numatymą ir prognozavimą. Tam reikia informacijos apie vidaus ir išorės veiksnius, kurie gali turėti įtakos būsimai padėčiai.

Informacija apie šių veiksnių aktualumą ir santykinį poveikį yra labai svarbi būsimų įvykių numatymo ir prognozavimo procese. Modeliavimo, dirbtinio intelekto metodų, neuroninių tinklų, fuzzy logikos ir pan. Panaudojimas naudojant šiuolaikinius kompiuterius pagerino planų nuspėjamąją vertę, taip pat planavimo informacijos pridėtinę vertę.

2. Organizavimas:

Organizavimas apima veiklos, kuri turi būti atlikta siekiant atitikti plano reikalavimus, analizę, grupuojant juos taip, kad juos būtų galima priskirti organizaciniams vienetams priklausantiems žmonėms ar žmonių grupėms ir įgaliojimų perdavimas naudoti organizacijos išteklius taip priskirtoms pareigoms vykdyti.

Organizavimas susijęs su žmonėmis, užduotimis ir technologijomis. Kadangi šie veiksniai organizacijoje skiriasi, nėra tipinio organizacinio dizaino, kuris būtų tinkamas visoms organizacijoms.

Organizacijos struktūra turi būti suprojektuota pagal konkrečius organizacijos reikalavimus ir sąlygas. Kadangi žmonės, užduotys ir technologija yra aplinkos dinamika, organizacijos keičiasi atsižvelgiant į besikeičiančią verslo aplinką.

Organizacijos struktūros ir informacinės sistemos yra glaudžiai susijusios tarpusavyje. Jei organizacijos struktūra yra verslo įmonės įstaiga, informacinė sistema yra jos nervų sistema.

Organizacijos struktūra turėtų būti sukurta atsižvelgiant į natūralų informacijos srautą verslo įmonėje. Veiklos vertinimo schemos turi atitikti informacijos srautą ir organizacijos struktūrą.

Idealiu atveju bet kokie pasikeitimai informacinėse sistemose turėtų atitinkamai pakeisti organizacijos struktūrą; kitaip informacinės sistemos negalėtų atspindėti verslo planų. Pavyzdžiui, duomenų bazių technologijų pažanga ir paskirstytų informacinių sistemų naudojimas daro įtaką organizacinių struktūrų kūrimui šiandien.

Priešingai, jei keičiasi organizacijos struktūra, informacinė sistema taip pat turi pasikeisti, kad būtų galima susidoroti su naujomis verslo procesų realijomis. Pavyzdžiui, vienoje organizacijoje dėl padidėjusios konkurencijos pagrįstų organizacinių struktūrų pokyčių reikėjo pertvarkyti informacines sistemas, kad vadovams būtų teikiama informacija ne tik apie įvykius įmonėje, bet ir verslo procesų patirtį. Siekiant sustiprinti sprendimų priėmimo procesą, į informacines sistemas turėjo būti įtrauktos informacijos analizės priemonės ir kiti dirbtinio intelekto įrankiai.

Verslo organizacijų restruktūrizavimas gali būti skausmingas ir brangus, jei informacinės sistemos nėra gerai išvystytos. Efektyvios informacinės sistemos gali padėti supaprastinti restruktūrizavimo procesą ir padėti vadovams susidoroti su jų konkrečių funkcijų ir veiklos pokyčiais.

Informacinė sistema, turinti įmonės žinių bazės dalį, gali labai padėti tvarkyti situacijas, kurios yra naujos konkrečiam vadovui.

3. Darbuotojai:

Darbuotojai - tai organizacijos struktūros komplektavimo procesas. Vadybininkas turėtų užtikrinti, kad tinkamo tipo žmonės užpildytų pozicijas organizacijos struktūroje. Darbuotojai apima organizacijos darbuotojų atranką, vertinimą ir plėtrą.

Dažniausia klaida, kad valdytojas įsipareigoja ignoruoti personalo veiklą, paliekant jį personalui. Darbuotojų veikla yra pernelyg svarbi, kad ją būtų galima reguliariai atlikti personalo skyriuje. Kadangi valdytojo veiklos rezultatai labai priklauso nuo jo koordinatinių darbų atlikimo, bet koks personalo funkcijos nepaisymas gali neigiamai paveikti valdymo efektyvumą.

Didėjant įvairių funkcijų tarpusavio priklausomybei, personalo vertinimas tampa vis sudėtingesnis. Būtina naudoti pažangesnes veiklos vertinimo metodikas. Šie metodai gali būti taikomi naudojant IT infrastruktūrą.

Gerai suplanuotos informacinės sistemos gali rinkti informaciją apie įvairius svarbius sėkmės veiksnius kiekvienai vadovybei ir reguliariai stebėti veiklos rezultatus. Multimedijos technologijų pažanga gali padėti automatizuoti mokymo ir plėtros sistemas.

4. Nurodymas:

Vadovavimas yra susijęs su organizacijos vadovų mokymu, vadovavimu ir įkvėpimu, kad jie galėtų kuo geriau siekti bendrų organizacijos tikslų. Vadinasi, vadovavimas yra susijęs su motyvavimo, vadovavimo ir bendravimo su organizacijos žmonėmis procesu siekiant įmonės tikslų.

Informacijos skleidimas atlieka esminį vaidmenį nukreipiant žmonių pastangas įmonėje. Verslo įmonėse, turinčiose operacijas plačioje geografinėje vietovėje, personalas turi būti mobilus ir tikėtina, kad jis bus nutolęs nuo kitų komandos narių ir tiesioginio vadovo vadovų hierarchijoje.

Taigi pavaldinių nukreipimas tampa sudėtingas, nes komunikacija gali būti gana brangi ir laiku nepasiekia paskirties vietos. Šiandien informacinės sistemos yra oficialios komunikacijos priemonės.

Elektroninio pašto ir intraneto naudojimas pakeitė formalaus bendravimo verslo įmonėse būdą. Be to, sklandus informacijos srautas įvairiuose padaliniuose, naudojant informacines sistemas, taip pat gali padėti sumažinti bendravimo spragas, kurios yra daugeliu atvejų pagrindinė darbuotojų nepasitenkinimo priežastis.

5. Valdymas:

Kontrolė yra procesas, kuriame analizuojama, ar veiksmai vykdomi pagal planus, ir imasi taisomųjų veiksmų, kad jie atitiktų planus. Taigi planavimas yra kontrolės pagrindas.

Jame pagrindinis dėmesys skiriamas vykdomai veiklai ir šios veiklos rezultatams, atsižvelgiant į jų poveikį plano tikslų įgyvendinimui.

Didėjantis verslo įmonių skaičius dar labiau apsunkino veiklą Didėjanti konkurencija rinkoje reikalauja didesnio darbo delegavimo ir sprendimų priėmimo decentralizavimo, siekiant užtikrinti greitesnį reagavimą verslo įmonės veikloje. Taigi kontrolė atlieka svarbų vaidmenį užtikrinant įmonės efektyvumą ir efektyvumą.

Informacinės sistemos atlieka svarbų vaidmenį kontrolės procese. Šios sistemos ne tik padeda matuoti operacijų atlikimą, bet ir padeda nustatyti planų veikimo nuokrypius.

Planuojamos ir faktinės veiklos palyginimas analizuojamas naudojant informacines sistemas, kad būtų galima nustatyti nukrypimų priežastis. Aplinkosaugos informacija naudojama tokioms priežastims nustatyti.

Informacija apie tai, kokių veiksmų imamasi arba kas vyksta vidaus ir išorės verslo aplinkoje, yra būtina kontrolei vykdyti.

Anksčiau dauguma tokios informacijos buvo panaudota vadovo asmeniniu stebėjimu. Didėjantis verslo įmonės dydis padarė labai sunkų asmens stebėjimą.

Yra labiau pasitikima rašytiniais pranešimais. Kadangi verslas tampa vis intensyvesne žinių žiniasklaidos veiklai ir įmonės darbuotojų, kurie dominuoja žinių darbuotojams, sudėtis, veiklos rezultatų matavimas tampa vis sudėtingesnis. Paprastos lentelės ataskaitos, susijusios su kiekybinių tikslų pasiekimu, nėra tinkamos kontroliuoti.

Kontrolės funkcija naudoja informaciją apie planuojamą našumą ir faktinį našumą, kad pasiektų nukrypimus. Efektyvios informacinės sistemos ne tik atpažįsta šiuos nukrypimus, bet ir padeda analizuoti nuokrypius, kad būtų galima nustatyti nukrypimo priežastis. Jie taip pat padeda greitai keisti planus, atsižvelgiant į atsiliepimus.

Lanksti biudžeto sudarymo koncepcija tapo populiari dėl geresnių informacijos apdorojimo įrenginių. Galimybė gauti realaus laiko informacines sistemas greitai pasiekia informaciją apie veiklos rezultatus. Tai padeda greitai valdyti kontrolę, todėl mažėja planavimo klaidų.

Šiuolaikinės verslo informacinės sistemos padeda vadovams mokytis iš praeities patirties, minimaliomis klaidų kainomis. Išsami kontrolinė informacija gali būti saugoma ilgiau ir analizuojama, kai pastebimos panašios aplinkybės, numatančios aplinkos pokyčius. Šiuolaikinės informacinės sistemos gali padėti automatiškai valdyti sudėtingus valdymo mechanizmus.

Išimčių ataskaita yra dar vienas kontrolės aspektas, kuris įgijo populiarumą dėl informacinių technologijų pažangos. Šiuolaikinės informacinės sistemos leidžia vadovams greičiau gauti informaciją apie išimtis ir padėti jiems greičiau priimti sprendimus, kad būtų sumažintas neigiamas išskirtinių situacijų poveikis, nedelsiant peržiūrint planus. Veiksminga informacinė sistema gali padėti katastrofą paversti nedideliu nuostoliu, nes tai įspėtų pradinėse išskirtinės situacijos stadijose.

Kiekviena iš šių valdymo funkcijų turi būti vykdoma visais valdymo lygmenimis. Valdytojo efektyvumas priklauso nuo to, kaip jis veiksmingai atlieka šias valdymo funkcijas. Gali būti neįmanoma išsiaiškinti, kokią veiklą valdytojas vykdo tam tikru momentu, nes jis lieka įsijungęs į daugybę vadybinių veiksmų.