Pirkimo procedūra: 7 geriausios standartinės pirkimo procedūros - paaiškinta!

Šiame straipsnyje apžvelgiamos septynios standartinės pirkimo procedūros, kurias priėmė gamybos įmonė. Procedūros yra: 1. Pirkimo prašymas 2. Kotiruotės gavimas 3. Pavedimo įteikimas 4. Užsakymo vykdymas 5. Sąskaitos faktūros ir gautos prekės, palyginti su pavedimu 6. Sąskaitų įrašai 7. Mokėjimai.

Standartinė pirkimo procedūra #

1. Pirkimo prašymas:

Šis reikalavimas inicijuoja pirkimo procedūrą. Pirkimo užsakymas pateikiamas gavus tinkamai pasirašytus ir tinkamai patvirtintus rekvizitus. Reikalavimai nurodo, kokios medžiagos yra pageidautinos, kiek ir kada, taip pat, kur medžiagos turi būti pristatytos gamykloje.

Pardavimų skyrius siūlo komercinius rūpesčius kitiems departamentams dėl pirkimo ir kiekvienas skyrius užpildo savo reikalavimą pateiktoje užsakymo formoje ir sudaro vieną tos pačios savaitės ar periodiškumo kopiją pirkimo skyriui. Prašymo formoje yra kiekis, aprašymas, atsargos, vidutinės sąnaudos, tikėtina kaina ir kt.

Vienas pirmiau minėtos formos egzempliorius siunčiamas pirkėjui ir antrasis egzempliorius paliekamas autoriui.

Standartinė pirkimo procedūra #

2. Citatos gavimas:

Šiame etape pirkimo skyrius pakvies į biržos sąrašus įtrauktų tiekėjų kainas ir pavyzdžius. Reikalavimai dėl rekvizuotų prekių taip pat pateikiami per laikraščių įrašus, kuriuose išsamiai nurodoma paklausa ir reikalavimai.

Standartinė pirkimo procedūra #

3. Užsakymo pateikimas:

Užsakymo vieta priklauso nuo tinkamų citatų. Atlikus tinkamą pasirinkimą, užsakymai pateikiami spausdintomis formomis.

Kiekvienas užsakymas pateikiamas keturiais egzemplioriais, kuriuose yra ši informacija:

a) eilės numeris ir užsakymo data

b) pardavėjo pavadinimas, adresas ir kt.

c) išsami informacija apie prekes, \ t

d) nuolaidos kainos ir sąlygos;

e) pristatymo būdas, būdas ir data

f) specialios instrukcijos, susijusios su atsiskaitymu, pakavimu, ženklinimu, ženklinimu, draudimu ir transporto priemone.

Tinkamai įgaliotas atsakingas asmuo turi pasirašyti užsakymą su data. Vienas užsakymo egzempliorius bus išsiųstas pardavėjui, vienas - gamybos padaliniui, vienas - sąskaitos skyriui, o paskutinis - pasilieka biurui ateityje.

Standartinė pirkimo procedūra #

4. Tolesni veiksmai:

Siekiant pagreitinti užsakymo vykdymą, būtina imtis tolesnių veiksmų. Tai daroma siekiant padėti gamintojui pradėti gamybą anksčiau, kad medžiagos nebūtų užblokuotos. Tai užtikrina mažesnes investicijas į medžiagas ir kapitalo taupymą.

Standartinė pirkimo procedūra #

5. Sąskaitų faktūros ir gautų prekių palyginimas su užsakymais:

Šiame etape sąskaitą faktūrą reikia patikrinti su užsakymu. Apie bet kokius neatitikimus pranešama nedelsiant. Panašus palyginimas atliekamas, kai prekės iš tikrųjų atvyksta. Jei tiekėjas gauna pristatymo raštą, jis bus suderintas su užsakymu ir gautomis prekėmis. Tiekimo dublikato kopija grąžinama po pasirašymo ir pažymų gavimo patvirtinimu.

Standartinė pirkimo procedūra #

6. Įrašai ir paskyros knygos:

Pirkimo skyrius dabar išsiųs sąskaitą faktūrą su reikiamu patvirtinimu sąskaitos skyriui, kuriame sąskaitos faktūra turi būti įrašyta į apskaitą.

Standartinė pirkimo procedūra #

7. Mokėjimai:

Tai yra paskutinis etapas - atsiskaitymas už mokėjimus. Norint pasinaudoti pinigų nuolaida, mokėjimas parodytas nedelsiant. Kredito pirkimuose mokėjimo nurodymas bus išduotas gavus ir patikrinus sąskaitų ataskaitas.