Žmogiškųjų išteklių įrašai: tipai, tikslai, pagrindai ir atsargumo priemonės

Žmogiškųjų išteklių įrašai: tipai, tikslai, pagrindai ir atsargumo priemonės!

Žmogiškųjų išteklių įrašai - tai informaciniai dokumentai, kuriuos organizacija naudoja savo funkcijoms atlikti. Tai reprezentuoja organizacijos atmintį. Įrašuose pateikiama informacija apie organizaciją, kuri yra palaikoma apčiuopiama forma, ty rašytine, vaizdine, diagramomis ir kt.

Todėl jie yra apčiuopiami organizacijos veiklos įrodymai. Personalo dokumentuose pateikiama informacija apie vyriausiosios vadovybės pareigas organizacijoje, pvz., Įrašai, susiję su mokymu, darbo rezultatais, nebuvimu, darbo užmokesčiu, darbo jėgos apyvarta, našumu, moralės tyrimais, pasitenkinimu darbu, socialine apsauga, darbuotojų gerove ir pan. popierių, kortelių, failų, diagramų, mėlynų spaudinių ir tt forma. Tačiau šiuolaikiniais laikais įrašai saugomi C.D, vaizdo filmuose, garso kasetėse ir kt.

Informacijos rūšys:

Įrašai rengiami iš ataskaitų, posėdžių protokolų, užsakymų ir kt. Juose pateikiama informacija apie darbuotojus, profesines sąjungas, darbdavius, vyriausybę, darbo aprašymus, darbo analizę, įdarbinimą, atranką, paaukštinimą, perkėlimą, nutraukimą, perkėlimą, mokymą ir plėtrą. streikai, PF įnašai, darbuotojų išmokos, darbo užmokestis, skundų ginčai ir kt.

Personalo įrašų tikslai:

Pagrindinis įrašymo tikslas - ne saugoti, bet turėti informacijos, kad būtų galima analizuoti įvairias problemas. Efektyviai saugomi įrašai leidžia geriau analizuoti problemas.

Įrašai tarnauja šiam tikslui.

(1) Padėkite vadovams nustatyti, parengti ir įgyvendinti vadovų mokymo programas darbuotojams ir vykdomosios plėtros klausimais.

2) palengvina sprendimų priėmimo, perkėlimo, paaukštinimo, perskirstymo ir pan. Priėmimą.

(3) Padeda rengti darbo užmokesčio lapus.

(4) Leidžia teikti informaciją apie nelaimingus atsitikimus, darbo stažą, darbo jėgos apyvartą, darbo užmokestį vyriausybinėms įstaigoms.

(5) Palengvina žmogiškųjų išteklių auditą.

(6) sudaryti sąlygas tyrimams žmogaus santykiuose.

(7) Suteikti žinių apie užimtumo testų ir interviu pagrįstumą.

(8) Išlaikyti duomenis apie lapus, mokymą, paaukštinimą, perkėlimą, atleidimą iš darbo, atleidimą iš darbo, išlaidas, susijusias su darbuotojų išmokomis ir pan.

Geros įrašo pagrindai:

Norint pasiekti aukščiau nurodytus tikslus, geras įrašas turi apimti šias savybes:

(1) Ji turėtų būti objektyvi. Jis turėtų būti išlaikytas, kad būtų pasiekti nustatyti tikslai.

(2) Registravimas turėtų būti paprastas ir lengvai suprantamas.

(3) Ji turėtų būti tiksli, nesukeldama jokių klaidų ar sukčiavimo.

(4) Jis turėtų atitikti poreikius.

(5) Ji turėtų būti lengvai atsekama arba prieinama.

(6) Išlaikant apskaitos principą reikėtų laikytis ekonomikos principo. Įrašų tvarkymas neturėtų būti brangus.

(7) Tai turėtų būti naudinga geresniam verslo valdymui. Nereikalingi dokumentai neturėtų būti laikomi įrašuose.

(8) Reikėtų lengvai gauti reikalingą informaciją, taigi turėtų būti atitinkamai išsaugota.

(9) Skirtingi įrašai turėtų būti lengvai diferencijuojami.

(10) Nereikėtų kartoti.

(11) Įrašų tvarkytojas turėtų būti atimtas, kad galėtų prižiūrėti įrašų tvarkymą.

Atsargumo priemonės tvarkant įrašus:

Įrašai turi daugybę tikslų. Personalo įrašai turi būti saugomi nuo jų įvedimo dienos iki jų išėjimo į pensiją ar išėjimo iš organizacijos. Pasak Juciaus Michaelo, tam tikros atsargumo priemonės yra būtinos siekiant išlaikyti personalo įrašus.

Jie yra:

(1) Visa kiekvieno darbuotojo nuomos informacija gali būti laikoma aplanke. Kita informacija apie darbuotoją, pvz., Veiklos vertinimas, išsilavinimo kvalifikacija, mokymas, drausminės priemonės, jei tokių yra, prieš personalą ir pan.

(2) Be aplanko, aplanke, kuriame yra svarbi informacija, gali būti įrašytas aplankas, leidžiantis bet kuriuo metu lengvai gauti darbuotojo įrašą.

(3) Kai kuriais atvejais, kai darbuotojų skaičius yra labai didelis, duomenų tvarkymo įranga gali būti naudojama įrašams tvarkyti.

Personalo įrašų tipai:

Pagrindiniai personalo duomenys pramonės įmonėse yra šie: -

Individualus paslaugų įrašas:

Į šį įrašą įeina vardas, pavardė ir adresas, lytis, amžius, išsilavinimo kvalifikacija, patirtis, padalinys ir skyrius, paskyrimo data, senėjimo data, darbo užmokestis, priėmimas, gautas paaukštinimas, perkėlimas ir kt.

Veiklos įrašai:

Į šį įrašą įtraukiami kiekvienam darbuotojui suteikiami reitingai pagal metinį veiklos įvertinimą.

Palikite įrašus:

Ji apima skirtingus darbuotojų atsiųstų lapų tipus ir lapų pusiausvyrą.

Mokymo įrašas:

Tai apima mokymo programas, kuriose dalyvauja darbuotojai, turintys datą ir laiką.

Sveikatos ir saugos įrašai:

Šie įrašai apima informaciją apie nelaimingus atsitikimus, medicinines ataskaitas, draudimo įrašus ir kt.