Išlaidų valdymas: išsamus išlaidų valdymo vadovas

Daugelis įmonių buvo nepasirengusios. Kadangi įmonių savininkai prognozuoja artimiausių metų biudžetus, jie turi leisti tokias didėjančias išlaidas ir ieškoti būdų, kaip „valdyti valdomas išlaidas“. Teikdami tinkamus sprendimus savo klientams - kaip biuro technologijų teikėjui - galite atlikti svarbų vaidmenį padedant įmonėms valdyti išlaidas. Jūs taip pat sustiprinsite ryšius ir sukuriate pardavimo galimybes savo atstovybei.

Svarbu, kad jūsų klientai pripažintų, jog didelė, bet retai vertinama verslo kaina yra biuro našumo sąnaudos. Naudodamiesi veiksminga biuro išlaidų valdymo praktika, jie gali geriau sumažinti riziką, susijusią su nuolatiniu ir nenuspėjamu ekonominiu poveikiu, kylančiu iš tokių įvykių kaip 2005 m. Stichinės nelaimės.

Matydami būdus, kaip taupyti pinigus, jūs turite galimybę padėti savo klientams suprasti, kad šiandienos biuro technologijos suteikia įrankius, kurie leistų geriau patenkinti produktyvumo poreikius. Modernizuodami dabartinę biuro įrangą, integruodami ir pritaikydami daugiafunkcinius įrenginius į darbo eigą ir maksimaliai padidindami jų galimybes, jūsų klientai pasieks naujus ilgalaikio sąnaudų taupymo ir našumo lygius.

Didinti efektyvumą:

Valdomų sąnaudų valdymas prasideda nuo darbo našumo ir našumo analizės. Technologijų naudojimo ir susijusių išlaidų supratimas yra geriausias tinklų biuro technologijų panaudojimo pradžios taškas. Tai buvo įprasta papildyti esamus biuro įrenginius griežtai „pakilusiu“ pagrindu. Tačiau tam tikru momentu kiekvieno kliento versle turi būti atlikta jūsų atstovybės atlikta darbo srauto analizė, kad būtų galima nustatyti ekonomiškai efektyviausią biuro technologijų konfigūraciją.

Ar jūsų klientai žino, kad įmonės sumažino išlaidas net 20–30 proc., Geriau panaudodamos esamus įrangos išteklius ir priėmus naujus daugiafunkcinius kopijuoklius ir spausdinimo įrenginius? 30 proc. Sutaupymas yra reikšmingas, kai manoma, kad tyrimai rodo, jog bendrovės išleidžia apie 10 proc. Pajamų iš dokumentų gamybos, valdymo ir platinimo. Dokumentų valdymo poreikių nustatymas gali suteikti daugiau galimybių efektyviai integruoti elektroninius dokumentus į bendrą verslo darbo srautą, o ne tiesiog spausdinti dokumentus kaip brangius spausdintinius kopijas.

Šie paslėpti sutaupymai yra svarbūs, kai kai kurie asmenys spausdina tūkstančius puslapių per metus. Dokumentų darbo eigos analizė yra naudinga investicija jūsų klientui, kad būtų galima nustatyti galimus taupymus. Be to, kaip rasti būdų spręsti išlaidas, susijusias su didelės apimties popierinių dokumentų spausdinimu, yra pačios įrangos kaina.

Kaip žinote, pastaraisiais metais naujų daugiafunkcinių biuro įrenginių vieneto kaina toliau mažėjo, o prietaisų funkcijų skaičius ir toliau didėjo. Be to, jūsų klientai turi suprasti, kad tik naujinimas į daugiafunkcius įrenginius nėra išsamus sprendimas.

Daugiafunkciai įrenginiai dabar siūlo daugiau funkcijų, nei yra vidutinis vartotojas arba yra žinoma. Pavyzdžiui, nors biuro įrenginių sujungimas į tinklą gali būti atnaujintas pagal šiandienos standartus, naujesnės galimybės, pvz., Nuskaitymas, yra nepakankamai panaudotos kaip didelės sąnaudų taupymo priemonės. Profesionali rekomendacija ir individualus mokymas, pagrįstas unikaliais verslo poreikiais, per daugelį metų gali sutaupyti tūkstančius dolerių.

Įmonės taip pat gali pasiekti naujus produktyvumo lygius, tinkamai mokydamos įrangą. Kaip platintojai, mes gerai žinome, kad kopijavimo, nuskaitymo ir dalijimosi užduotimis, kurių metu buvo reikalingi keli prietaisai, buvo sumažinta iki vienos operacijos. Nepakankamas šių galimybių panaudojimas tarp jūsų klientų dažnai yra tiesioginio mokymo ir sąmoningumo stokos rezultatas. Jie turi žinoti, kaip geriau pritaikyti daugiafunkcinių įrenginių galimybes savo biuruose.

Darbo kaina:

Darbo sąnaudos, susijusios su biuro išlaidomis ir priežiūra, yra svarbi bet kokio įrašų departamento biudžeto dalis. Darbo sąnaudos priklauso nuo veiklos lygio, paieškos tvarkos, apimties ir naudojamų prekių bei įrangos rūšių. Tūrio ir aktyvumo lygiui pateikiami veiksniai, kurių negalima keisti, tačiau įrašų tvarkyklė turi tam tikrą įtaką paieškos procedūrai. Dokumentų tvarkytojas taip pat pasirenka atsargas, pvz., Failų aplankus ir dokumentų konteinerius, kurie turėtų atsižvelgti į tai, kad skirtingų tipų konteineriai turės įtakos dokumentų pateikimo ir / ar gavimo laikui.

Darbo sąnaudos yra tiesiogiai susijusios su efektyvumo lygiais, kurių tiekimas ir įranga yra pagrindiniai komponentai.

Norint išanalizuoti dokumentų talpyklų ir įrangos darbo sąnaudas, išlaidas reikia suskirstyti į šiuos elementus:

1) įrangos prieigos laikas;

(2) dokumento konteinerio prieigos laikas;

(3) Dokumento įdėjimo laikas

(4) Dokumento atkūrimo laikas ir

(5) Įrangos atkūrimo laikas.

Saugojimo išlaidos:

Viena sritis, kurioje galime sukurti bendrąsias sąnaudų formules, taikomas bet kokiai įrangai ar įrengimui, yra saugojimas. Čia svarstome dokumentų saugojimo dokumentų talpyklose tam tikrą saugojimo laikotarpį išlaidas.

Įrašyti saugojimo išlaidas priklauso nuo:

(1) Įranga ir reikmenys,

(2) Užimta erdvė ir

(3) Kosmoso kaina.

Palyginimo tikslais naudinga apskaičiuoti LFF kainą per metus, kurią galima atlikti trimis etapais:

1 veiksmas: visų pripildymo įrenginių kaina + tiekimo išlaidos = medžiagų kaina:

Norint nustatyti medžiagų kainą, mes turime žinoti įrenginio gumos (LFF) išlaidas. Kaip mes galime gauti sąnaudas ir tiekimą už linijinę padavimo įrangą pagal LFF? Jei įsigyjama nauja įranga, potencialaus pardavėjo citata turi nurodyti išlaidas pagal LFF. Kartais tai nurodoma kaip LFI kaina, kuri gali būti konvertuojama į sąnaudas už LFF, dauginant duomenis iki 12.

Pavyzdžiui, keturių stalčių, kurių talpa yra 100 LFI, pirkimo kaina gali būti 100 JAV dolerių, todėl įrangos kaina už LFI yra 100: 100 arba 1 USD. Padauginus šį skaičių į 12, mes pasiekiame 12 JAV dolerių, kaip LFF kainą. Norint apskaičiuoti esamų įrenginių, kurių pirkimo kaina nežinoma, sąnaudas, 3040 proc. Naujos sistemos sąnaudų yra šio skaičiavimo pagrindas.

Kai turėsite savo būsto kainą už LFF, jūs norėsite nustatyti, kiek kainuoja tiekiamos LFF. Pirmiausia išsiaiškinkite, kiek aplankų, rišiklių / konteinerių yra jūsų sistemoje. Geriausias būdas gauti šiuos duomenis yra suskaičiuoti aplankų segtuvų arba kišenių, esančių viename stalčiuje arba viename lentynoje, skaičių.

Pasirinkite stalčių arba lentyną su tipišku aplanko / rišiklio / konteinerio storiu ir vidutinėmis pakrovimo sąlygomis. Tada padalinkite konteinerių skaičių pagal LFI skaičių ir padauginkite rezultatą pagal LFF įrašų skaičių. Pavyzdžiui, jei yra; 0 įrašų 25 colių stalčiuje, tada yra 24 įrašai viename LFF (50:25 = 2, 2 x 12 = 24). Arba, jei turite 3 įrašus apie 3 pėdų pločio lentyną, tai yra 30 įrašų už LFF (90/3 = 30).

Po to turime nustatyti sąnaudas, susijusias su prekių tiekimu pagal LFF, t. Y. Aplankų, rišiklių, kišenių ir bet kokių kitų dokumentų konteinerių, įskaitant skirstomuosius lapus, etiketes, tvirtinimo elementus, vidines kišenes ir specialius priedus, kainą. Norėdami tai padaryti, nustatykite 1 000 įrašų tiekimo sąnaudas ir po to padauginkite šį skaičių pagal LFF įrašų skaičių:

Vieneto kaina x įrašų skaičius = medžiagų vieneto kaina

jei manome, kad tiekimo kaina yra 400 JAV dolerių už 1000 dolerių įrašų ir kad yra 50 įrašų viename LFF, tada LFF tiekiamos prekės yra 20 JAV dolerių.

Pridėjus LFF sąnaudas įrangai už LFF tiekiamas išlaidas, mes galime apskaičiuoti medžiagų kainą LFF. Taigi, jei įrangos kaina yra 12 JAV dolerių už LFF, o prekių kaina yra 20 USD už LFF, tada medžiagų kaina yra 32 USD už LFF.

2 žingsnis: (Erdvės efektyvumo koeficientas x Nekilnojamojo turto kaina) + Nekilnojamojo turto paslaugų kaina = erdvės kaina už LFF per metus:

Tai kainuoja pinigus, kad užima erdvę, o nekilnojamojo turto išlaidos kasmet didėja. Net jei jūsų organizacija turi savo pastatą, turėtumėte žinoti apskaitos sistemos apskaitos išlaidas. Galų gale, jei ši erdvė nebuvo naudojama įrašams, ji galėtų būti naudojama kitam tikslui arba išnuomota.

Užimamos erdvės kiekis priklauso nuo jo išdėstymo, apimties ir įrangos. Įrašų tvarkyklė dažniausiai negali padaryti daug apie tai, ką sukūrė organizacija. Vienintelis būdas įtakoti apimtį keičiant saugojimo grafiką, kuris gali būti sunkus, o ne neįmanoma. Plotas, kuriame įrašų tvarkytojas gali stebėti įrašų sistemos užimamą erdvę, yra įrangos pasirinkimas.

Įvairios įrangos efektyvumas yra skirtingas. Tai reiškia, kad, saugant tam tikrą talpą, vienos rūšies dokumentų rinkiniai naudoja daugiau vietos nei kita. Maža įranga, pvz., Stalčių spintelės ir priešakinės spintelės bei lentynos, turi mažą erdvės efektyvumą. Galima nustatyti tris erdvės efektyvumo kategorijas: mažas, tarpinis ir didelis.

Mažas erdvės efektyvumas apima įrangą, kurios veiksniai viršija 1, 0. Šioje kategorijoje esančios įrangos diapazonas yra nuo dviejų stalčių spintos iki trijų lygių šoninės bylos, kuri yra aukšta, o erdvės efektyvumo koeficientas yra 1. 17. Tarpinis erdvės efektyvumas priskiriamas penkių stalčių raidės dydžio spinta su 0, 98 koeficientu į septynių pakopų raidės dydžio šoninę bylą, kurios koeficientas yra 50. Didelis erdvės efektyvumas prasideda nuo .50 ir viršūnių aplink ir po 0, 20, mažiausias vertikalių judančių lentynų skaičius, aštuonių pakopų aukščio, su 12 pėdų gylio sekcijomis ir keturiomis atkarpomis. Šį veiksnį galima sumažinti įtraukiant daugiau skyrių į sistemą kiekvienam praėjimui ir pailginant sekcijų ilgį. Kaip matote, tuo mažesnis erdvės efektyvumo veiksnys, tuo geriau erdvės efektyvumas.

Eismo erdvė yra pagrindinė erdvės sąnaudų sudedamoji dalis, todėl skiriasi tai, ar kabinose ar rinkmenose yra bendras tarpas. Todėl erdvės efektyvumo koeficientas visada yra didesnis, jei failai yra atskirai. Priešais vienas kitam išdėstyti failai, kurie dalijasi bendrais tarpais tarp jų, turi mažesnį erdvės efektyvumo koeficientą, kaip parodyta aukščiau esančiame dešiniajame stulpelyje. Palyginimui, paprastai yra teisinga naudoti faktorių atskirai išdėstytiems riliams. Kai žinoma būsimos įrangos išdėstymas, patartina naudoti atitinkamą erdvės efektyvumo koeficientą. Kai kurioms įrangos rūšims tai gali būti net atskirai įrengtos ir dalijimosi įrangos, atskiros ir papildomos įrangos derinys.

Norint nustatyti įrašų sistemos užimamos vietos kainą, turite nustatyti užimamos erdvės vertę, ty metines išlaidas, susijusias su erdvės užimimu kvadratinėmis pėdomis. Žinoma, šie duomenys labai skiriasi priklausomai nuo pastato būklės ir vertės bei vietos. Miesto ir kaimo vietovių metinės erdvės sąnaudos vienam kvadratiniam pėdai taip pat yra labai skirtingos. Tačiau turėtumėte gauti erdvės kainą savo vietovei, o dar geriau - savo pastatui iš namų valdymo, apskaitos, biudžeto ar nekilnojamojo turto departamento.

Atsižvelgiant į metines nekilnojamojo turto išlaidas už kvadratinį pėdą ir padauginus jį iš erdvės efektyvumo koeficiento, gaunama bazinė LFF kaina. Pavyzdžiui, jei metinės nekilnojamojo turto išlaidos yra 10 dolerių už kvadratinį pėdą ir naudojate septynių pakopų atvirą lentyną, vietos išlaidos LFF yra $ 5. Tačiau, norint užfiksuoti erdvės išlaidas, privalome įtraukti ne tik nekilnojamojo turto išlaidas, bet ir paslaugų kainą.

Paslaugų kaina - tai nuolatinės apšvietimo, valymo, oro kondicionavimo, šildymo, dažymo ir tos vietos remonto išlaidos. Deja, nėra išsamių paslaugų kainos nustatymo gairių, o kiekviename įrašų kambaryje yra skirtingi reikalavimai šioms paslaugoms, todėl sąnaudų veiksnys bus kitoks: patirtis parodė, kad šios paslaugų išlaidos svyruoja nuo 10 proc. Iki 50 proc. metinių nekilnojamojo turto sąnaudų.

30-50 proc. Nekilnojamojo turto išlaidų kainuoja tik įrašams, laikomiems „biuro sąlygomis“, ty kai kiliminė danga, oro kondicionavimas ir kita „prabangos biuro būklė“ yra naudojama tame rajone, kuriame laikomi įrašai. Dauguma įrašų kambarių yra 1, 030 proc. Rūsyje. Įrenginio, kuris yra įrengtas tik apšvietimu ir valymu, rūsyje paprastai yra 5-20 proc. Oro kondicionavimas prideda dar 10-30 proc. Įrašų tvarkyklė turi turėti išsilavinimo atspalvį už įrašų saugojimo įrangos užimamą plotą.

Apskaičiuojant erdvės kainą, atsižvelgiama į tai, kiek procentų metinių nekilnojamojo turto sąnaudų tenka vienam kvadratiniam pėdai, o tai reiškia paslaugų kainą ir prideda ją prie metinių nekilnojamojo turto išlaidų. Pavyzdžiui, jei nekilnojamojo turto išlaidos yra 10 JAV dolerių per metus už kvadratinį pėdą, o paslaugų kaina yra 25 proc., Tada išlaidos kainuoja 12, 50 USD ($ 10 + [25% X 10] = 12, 50 USD). Dabar mes galime apskaičiuoti metines saugojimo išlaidas už LFF

3 veiksmas: medžiagų kaina / saugojimo metai + vietos išlaidos = saugojimo išlaidos:

Įrašų saugojimo per metus LFF kaina nustatoma dalijant medžiagų savikainą nuo saugojimo metų skaičiaus ir pridedant prie to išlaidas. Suskaičiuojant saugojimo išlaidas iki bendro LFF kiekio rinkmenų sistemoje, galite apskaičiuoti visas saugojimo išlaidas. Į šį skaičių neįtraukiamos jokios paieškos išlaidos. Tačiau labai naudinga palyginti įvairių tipų įrangą ir įvairias saugojimo galimybes atsižvelgiant į jų sąnaudas. Kiekvienas įrašų tvarkytojas turėtų žinoti saugojimo išlaidas savo registravimo sistemai.

Kitas klausimas, kiek laiko užfiksuoti; bus laikomi šioje srityje. Tai neturi būti supainiota dėl saugojimo laikotarpio. Mes galbūt norėsime apskaičiuoti „aktyvios failų srities kainą“. Tada skaičiuojant turi būti atsižvelgiama tik į saugojimo laiką šiame faile. Kai įrašai saugomi trumpiau nei septynerius metus, įranga viršija įrašus. Norint nustatyti metines trumpalaikių ir vidutinės trukmės sandėliavimo sąnaudas Kalbant apie LFF), darant prielaidą, kad įranga trunka dešimt metų, o saugojimo laikas yra trumpesnis nei septyni metai, mes turime tokią formulę:

įrangos kaina / 10 + atsargų / saugojimo metų kaina = sandėliavimo išlaidos

Atminkite, kad saugojimo išlaidos pateikia išlaidas, susijusias su įranga, reikmenimis ir vieta, tačiau nesuteikia rašymo, priežiūros ar paieškos išlaidų. Tai tiesiog išlaidos tam tikros įrangos įrašams tam tikrą laiką saugoti. Be to, pateikimo išlaidos nėra įtrauktos į saugojimo išlaidas.

Pažvelkime į du saugojimo sąnaudų skaičiavimo pavyzdžius:

1 pratimas:

Įrašų skyriuje yra atviros šoninės lentynos su 7 pakopomis. Lentynos turi 50 proc. Pirkimo vertę. Naujos tos pačios rūšies lentynos kainuotų SI už LFI. Vienoje lentynoje yra 30 įrašų, o kiekviena lentyna yra 3 pėdų ilgio, todėl 10 pėdų įrašų. Failų aplankai kainuoja $ 380 už tūkstantį. Kosmoso kaina yra 6 USD už kvadratinį pėdą per metus. Apskaičiuota, kad paslaugos sudaro 15 proc. Įrašai turi būti saugomi šiame kambaryje 20 metų.

Pirma, norint konvertuoti lentynų kainą iš vieno LFI kainos į LFF kainą, padauginkite 0, 40 iki 12, o tai yra 4, 80. Be to, apskaičiuokite medžiagų kainą LFF, pridedant lentynų ir atsargų išlaidas:

4, 80 + 3, 80 = 8, 60

Dabar, norėdami apskaičiuoti metinius mokesčius už patalpas, padauginkite metines nekilnojamojo turto išlaidas už kvadratinį pėdą pagal erdvės efektyvumo koeficientą, kuris šio tipo įrangai yra .50, ir prideda 15 proc.

(.50 x 6) + .15 x (.50 x 6) = 3, 45

Taigi bendra metinė LFF kaina yra $ 3.45. Galiausiai, norėdami užbaigti metines saugojimo išlaidas:

8, 60 + 3, 45 = 3, 88 20

Tokiu atveju bendras LFF saugojimo išlaidos per metus yra 3, 88 USD.

2 pratimas:

Departamentas turi tuos pačius duomenis, kaip ir 1 užduotyje. Netrūksta vietos, tačiau teisiškai privaloma saugoti įrašus dar trejus metus. Ji nori nustatyti, kad išlaidos, susijusios su esamų lentynų saugojimu, būtų saugomos dar trejus metus. Be to, nustatyta, kad, jei šiame kambaryje nebuvo įrašų, jau esamos lentynos negali būti naudojamos kitur.

Kokios yra saugojimo išlaidos už LFF per metus? Šiuo atveju nereikia pirkti naujų lentynų, o seni lentynos negali būti naudojamos kitur. Failų aplankai buvo naudojami ir negali būti naudojami kitai programai. Praktiškai nėra medžiagų sąnaudų. Saugojimo kaina apsiriboja kosmoso kaina, kuri yra 3, 45 USD.

Rinkimo įrangos pasirinkimas:

Nors sąnaudos neturėtų būti vienintelis veiksnys, į kurį atsižvelgiama renkantis rinkmenų įrangą, iš tikrųjų tai dažniausiai yra pagrindinis veiksnys. Bet kokio pardavėjo sąmatoje arba citatuose turėtų būti nurodyta įrangos kaina už LFI arba LFF. Tačiau tai ne visa nuotrauka. Įrangos kainą visada turėtume pridėti prie kosmoso. Būtų įdomu, kad pirkėjai, jei pardavėjai nurodytų kiekvienos literatūros dalies efektyvumo koeficientą. Tai pašalintų daug painiavos. Tikrosios dokumentų padengimo išlaidos yra įrangos, kuri yra LFF, sąnaudų ir vieno LFF erdvės išlaidų suma.

Pavyzdžiui, įrašų tvarkyklė svarsto keturias stalčių spintas, palyginti su šoninėmis kartotinėmis spintelėmis su šešiais užrakinamais pakopais (be ištraukiamų durų, ištraukiamų durų). Vidutinė stalčių spinta yra SI 75; šoninei padėklai skirta 380 dolerių. Šiuo metu biuro metinės nekilnojamojo turto išlaidos yra SI6 už kvadratinį pėdą. Apskaičiuota, kad paslaugos yra dar 25 proc. Arba 4 USD už kvadratinį pėdą. Bendrosios erdvės išlaidos yra $ 20 už kvadratinį pėdą. Kaip atrodo kainų palyginimas? Stalčių spintelės efektyvumo koeficientas yra 1, 62; šoninei spintelei, .66.

Keturi stalčių spintose yra 8.33 LFF. Įrangos kaina yra 21 USD už LFF (175: 8.33). Ploto kaina yra $ 20 x 1, 62 = $ 32.40. Bendra šių spintelių kaina yra $ 21 + $ 32.40 = $ 53, 40 už LFF. S380 pirkimo kaina, padalyta iš IS, yra 21, 11 USD. išlaidos už LFF už medžiagą. Akivaizdu, kad įrenginių kainos tarp stalčių spintos ir šoninės laikymo spintos nėra labai skirtingos. Tačiau kai kainuojame erdvės sąnaudas ir įtraukiame į mūsų sąnaudas įtrauktas išlaidas, vaizdas pasikeičia. Suskaičiuojant nekilnojamojo turto išlaidas 20 dolerių už erdvės efektyvumo koeficientą, mes gauname 13, 20 USD už LFF (20 x 66) kainą.

Saugojimas ne svetainėje:

Paprastai vietos trūkumas verčia organizaciją persvarstyti, ar yra įrašų saugojimo sistemos planai. Yra keletas būdų, kaip padidinti saugojimo talpą naudojant skirtingą įrangą. Be to, įrašų tvarkytojas turi galimybę pasirinkti dvi išorines galimybes.

Viena iš šių alternatyvų yra sandėliavimas ne vietos teritorijoje. Tai reiškia, kad naudosime nebrangiai kainuojančią erdvę, o tada naudodami ekonomiškiausią įrangą ir reikmenis, ypač todėl, kad paieškos lygis turėtų būti labai mažas. Vidutinė išorinių sandėliavimo išlaidų suma turėtų būti apie 2 JAV dolerius per metus už LFF, tačiau kai kuriais atvejais šios išlaidos gali siekti iki S4 per metus. Vėlgi, tai neapima paieškos išlaidų.

Komercinės išorinės sandėliavimo įmonės ima mokestį nuo $ 1 iki 10 JAV dolerių už paiešką, priklausomai nuo atstumo, paieškos grafiko ir skubos. Neseniai atliktas tyrimas parodė, kad invazinės saugyklos kaina yra 0, 02–1, 00 JAV dolerių už kubinę pėdą per metus. “ Tik respondentas pranešė apie gerokai didesnes išlaidas. Deja, apklausoje nebuvo padaryta jokio skirtumo tarp išorinio saugojimo ir saugojimo vietoje. Apklausoje dalyvavo daugiau kaip 55 proc. Neaktyvių įrenginių, saugančių įrašus vietoje.

Mikrofilmai:

Antroji išorinė alternatyva - įrašų sumažinimas mikrofilme. Pažvelgus į mikrofilmų galimybę, turėtume ne tik pažvelgti į saugojimo vertę. Mikrografijos lauke yra visiškai kitoks informacijos valdymo įrankis. Jos privalumai yra informacijos tvarkymas ir platinimas, taip pat saugojimo srityje.

Mikrofilmų išlaidos turi būti suskirstytos į konversijos ir saugojimo išlaidas. Pertvarkymo išlaidos namo mikrofilmuose apima įrangos, medžiagos ir darbo sąnaudas. Jei naudojate išorinį paslaugų biurą konvertuojant į mikrofilmus, paprastai yra visas mokestis už visą darbą, išskyrus atvejus, kai namų ruošimas, ty rūšiavimas, pakavimas, paruošimas turi būti atliekamas įrašų skyriuje.

Sandėliavimo išlaidas sudaro įranga, erdvė ir galimos išsaugojimo išlaidos. Pastarieji dažnai nepastebimi kaip pagrindinė mikrofilmų dalis. Deja, tinkamas mikrofilmų saugojimas kontroliuojamomis sąlygomis daugeliui mikrofilmų vartotojų nėra įprasta. Kiekvienas įrašų tvarkytojas turėtų nustatyti tinkamą išsaugojimo politiką mikrofilmų saugojimui.

Daugeliu atvejų mikrofilmų paslaugų biurai specializuojasi didelės apimties apdorojime ir gali būti ekonomiškesni nei namuose. Šiame tyrime siūloma tik labai pagrindinė įranga filmavimui namuose, būtent viena rotacinė kamera, vienas skaitytuvas ir vienas skaitytuvas. Išlaidų skaičiai buvo pagrįsti šiais duomenimis: per metus filmuota 80 000 filmų; sekos koeficientas 1000 vaizdų / puslapių per valandą; kliūčių pašalinimas / ištaisymas 800 vaizdų per valandą; ID išdėstymas

80 000 vaizdų buvo užtikrintos šios išlaidos:

i. Paruošimo seka 80 žmogaus valandų

ii. 100 žmonių darbo valandų

iii. ID yra 80 žmonių valandų

iv. Filmavimas 100 valandų

v. Filmo tikrinimas, kokybės kontrolė 80 darbo valandų

vi. Iš viso 440 darbo valandų

Vidutinė kaina už žmogų valandą čia laikoma $ 8. Šis skaičius apima „pašalines išmokas, bendras ir priežiūros išlaidas bei pridėtines išlaidas“. Taigi bendros darbo sąnaudos yra 3, 520 USD (440 x S8). Žinoma, šie duomenys skiriasi priklausomai nuo vietos, nes darbo užmokestis, mastas, vietos aplinkybės ir pašalinių išmokų dydis gali skirtis. Įrašų tvarkytojas turėtų jaustis laisvai įterpti jo ar jos operacijos numerį. Antrasis sąnaudų komponentas yra tiekimo ir perdirbimo sąnaudos. Tai apima medžiagų, įskaitant plėvelę ir apdorojimo chemines medžiagas, išlaidas, taip pat mikrofilmų įrangos nusidėvėjimą.

Pirmojoje paraiškoje akivaizdūs skirtumai tarp popieriaus ir mikrofilmo bus padidinami dar didesnėmis mikrofilmų paieškos išlaidomis (popieriaus kopijavimas). Išieškojimo išlaidos kompensuoja kai kurias dideles konversijos sąnaudas, o trečioji paraiška yra geresnė nei lūžis, o tai reiškia faktinį mikrofilmų sistemos taupymą. Ketvirtoje paraiškoje vaizdas beveik priešinga: mikrofilme yra nemažai išlaidų.

Paprastai spausdinimas yra brangesnis nei mikrofilmų paieška, kai vadovai nori naudoti originalų mikrofilmą. Pastaruoju atveju visame organizacijoje yra skleidžiami mikrofilmų skaitytojai, o mikrofilmų informacija paprastai nepakeičiama į popieriaus kopiją. Kaip matyti iš šios priežasties, raktas į ekonominį mikrofilmų naudojimą yra įrašų tvarkytojo gebėjimas įtikinti valdymą naudoti mikrofilmų skaitytojus kaip paieškos įrankius. Tačiau daugelyje įrašų saugojimo būdų mikrofilmas naudojamas tik kaip laikmena. Kai kas nors nori informacijos apie šį įrašą, spausdinamas kaip „darbo dokumentas“. Tokiu atveju mikrofilmas yra brangesnis nei spausdintas popierius.

Kompiuterizuotas informacijos saugojimas:

Daugelis biurų ekspertų prognozavo, kad elektroninė biuro technika valdys informacijos saugojimą devintajame dešimtmetyje, tačiau ji nebuvo tokia greitai, kaip daugelis žmonių tikėjosi. Elektroninis biuro šūkis susietas su mažesniu nei daugiau popieriaus kvietimu. Popieriaus gamybos pramonė teigia, kad popieriaus paklausa niekada nebuvo tokia didelė kaip ir 1980-ųjų pradžioje.

Kompiuterių išlaidos buvo nuosekliai sumažintos. Burbulo atminties perspektyva atrodė kaip ekonominio magnetinio informacijos saugojimo proveržis. Tai neįvyko. Duomenų apdorojimas (departamentas išliko ištikimas savo vardui: duomenų apdorojimas yra kompiuterio verslas, o ne duomenų saugojimas. Tačiau kompiuterių pramonės ir susijusių pramonės šakų dalys labai keičiasi. 1977 m. Buvo manoma, kad kompiuterizuotas informacijos saugojimas tai buvo 200 kartų brangesnis nei mikrofilmas, kuris smarkiai pasikeitė ir toliau keičiasi.

1982 m. Ir 1983 m. Pirmieji naujos technologijos požymiai buvo matomi rekordinio saugojimo horizonte: kompiuteriniai optiniai diskai. Optinių diskų sistemos vis dar yra brangios kaip naujos. Didelė, didelės galios optinių diskų sąnaudos 1982 m., 83 SW80, 000, diskas DRAW (tiesioginio skaitymo po rašymo) režimu prasideda nuo 1000 JAV dolerių ar daugiau. Tačiau ekspertai prognozuoja 200 JAV dolerių pardavimo kainą optiniams diskams, kuriuose saugomi 50 000 dokumentų, arba keturiolikadešimt pensų už dokumentą.

Visais atvejais, kai skaičiuojamos sandėliavimo išlaidos, turime atskirti saugyklą su išlaidomis ir konversijos išlaidomis. Konversijos išlaidos yra išlaidos, perkeliant informaciją iš vienos terpės į kitą. Atrodo, kad visi požymiai rodo, kad optiniai diskai vaidins svarbų vaidmenį informatyvioje saugykloje, nes jie tampa ekonomiški ir suteikia realią konkurenciją tradiciniam saugojimui.