Biuro vadovas: reikšmė, svarba ir turinys

Biuro vadovas: reikšmė, svarba ir turinys!

Reikšmė:

Biuras, kuris yra būtinas visoms organizacijoms, yra vieta, kur vykdomos įvairios veiklos rūšys, pvz., Bendravimas, skaičiavimas ir įrašymas. Kiekvienas darbas turi savo metodą geriausiam darbui ir sudaro keli žingsniai, kurių turi laikytis personalas ir įvairių tipų įranga. Sąvoka „vadovas“ reiškia vadovą, kurį sudaro keletas „nustatytų judesių“. Kiekvienas asmuo, norintis efektyviai dirbti, turi žinoti žingsnius ar numatytus judesius, skirtus geriausiam darbui.

Biuro vadovas - tai tam tikras vadovas, kuriame yra standartinė praktika, taip pat organizacinė politika, kuria siekiama įgyvendinti šias pareigas, skirtas biurui. Tai vadovas, skirtas darbuotojams. Joje pateikiamos gairės, kuriomis vadovaujantis reikia atlikti darbo vietas. Tai nuolatinis informacijos šaltinis, kuriuo biuro darbuotojai patogiai ir automatiškai nurodomi.

Svarba:

Biure atliekami įvairūs darbai. Biuro vadovybė yra atsakinga už tai, kad darbo valandomis būtų užtikrintas maksimalus darbo efektyvumas. Tam biuro personalui reikia instrukcijų ir priežiūros. Nei pageidautina, nei praktiškai neįmanoma, kad instrukcijos būtų išduodamos kiekviename etape ir kiekvieną kartą.

Biuro darbą sudaro tiek įprastas, tiek programuotas darbas ir neplanuotas darbas. Tiesa, kad neprogramuotiems darbams turėtų būti išduodami konkretūs nurodymai, tačiau įprastiems ar programuotiems darbams reikia laikytis standartinės praktikos.

Tokiam darbui parengtas biuro vadovas, kuriame pateikiamos standartinės praktikos instrukcijos, o vadovo kopija perduodama kiekvienam darbuotojo vadovui. Tokia praktika padeda taupyti laiką ir išvengti visų rūšių švaistymo. Tai veda prie nuolatinio darbo ir ekonomikos srauto. Todėl biuro vadovo svarba yra labai didelė. Be to, biuro vadovo svarbą galima pajusti ir iš kitų pusių.

Visų pirma, kai žmogui priskiriamas tam tikras darbas, jis taip pat gali suprasti savo įgaliojimų ir atsakomybės pobūdį, pateikdamas išsamią informaciją apie darbą, pateiktą biuro vadove.

Antra, ji siūlo automatinį patikrinimą. Kai žmogus gerai žino savo darbą, jis tampa jo pareiga atlikti darbą kiek įmanoma geriau. Todėl biuro vadovas užtikrina savikontrolę.

Apskritai, komitetą sudaro įvairių biuro funkcinių padalinių vadovai, kad parengtų biuro vadovą, kad būtų užtikrintas tobulas koordinavimas tarp įvairių šiame vadove aprašytų veiklų. Galima teigti, kad biuro vadovo svarba dar labiau pagrįsta, nes ji skatina koordinavimą.

Turinys:

Oficialiajame vadove yra informacijos apie organizaciją, darbo vietą (ty biurą), darbą ir darbuotojus. Visa tai turi būti sistemingai ir įslaptinta tvarka, kad jie būtų aiškiai suprantami.

Susitarimas yra toks:

(A) Apie organizaciją:

Apskritai, iš pradžių trumpas organizacijos apibūdinimas pateikiamas su pagrindiniais organizacijos tikslais ir plačia politika. Turi būti pateikta išsami informacija apie jos produktus ar paslaugas, nes daug kas priklauso nuo produktų ar paslaugų pobūdžio. Važiuodami per juos kiekvienas darbuotojas gali suvokti, kokią dalį jis turi atlikti per visą sistemą.

(B) Apie biurą :

Pati įstaiga turi savo vietą, būstą, organizacinę struktūrą ir valdžios santykius. Organizacinė struktūra su vertikaliais ir horizontaliais skyriais yra esminis bruožas, vertikalūs padaliniai yra pagrįsti valdžios lygiais, o horizontalieji skyriai yra funkciniai arba padaliniai. Tokia struktūra niekada neturi būti standi, tačiau ji keičiasi su organizacijos ir jos biuro augimu ir plėtra. Todėl, atsižvelgiant į besikeičiančias situacijas, turi būti keičiamas biuro vadovas.

Net geresnei vidaus komunikacijai personalui turi būti pranešta net apie visą biuro išdėstymą. Darbuotojas turi turėti žinių apie kai kurių bendrų funkcinių padalinių, tokių kaip grynųjų pinigų skyrius, išsiuntimo skyrius ir tt, ir net valgyklos ar medicinos kambario vietą.

(C) Apie darbą :

(1) Standartinis darbas:

Dauguma instrukcijų ar gairių yra susijusios su standartiniu arba įprastu darbu, kurį galima lengvai sekti bet kokiomis aplinkybėmis. Standartinis darbas susijęs su pašto, pateikimo ir pan. Tvarkymu. Instrukcijoje nurodomi veiksmai, kurių reikia laikytis, ir įranga, kuri bus naudojama šiam tikslui. Čia kalbama apie mašinų ir formų naudojimo svarbą.

Darbuotojas turi turėti išsamias žinias apie mašinas ir prietaisus, kurie turi būti naudojami, taip pat apie su mašinomis glaudžiai susijusias formas. Tai yra organizacijos bendros politikos klausimas, ar mašinos ir prietaisai turi būti naudojami ir kiek toli. Didelis biuras turi atskirą O & M departamentą biuro metodo ir praktikos tobulinimui. Jei taip, vadove nurodoma, kad turi būti laikomasi tvarkos, pagal kurią turi būti laikomasi priimtų naujovių.

(2) Nestandartinis darbas :

Nestandartinis darbas n biure yra ne mažiau svarbus, nors gali būti ne visuotinis ar pakartotinai praktikuojamas, pvz., Tvarkant užsienio korespondenciją. Išskyrus atvejus, kai tai yra importo ir eksporto namai, užsienio korespondencija nėra paplitusi. Vadove nurodoma, kokių veiksmų reikia imtis, kam reikia kreiptis dėl instrukcijų ir pan.

(D) Apie darbuotojus:

Iš esmės biure yra dviejų tipų žmonės: vykdomoji ir operatyvinė. Pirmasis tipas turi didesnę įtaką sprendimų priėmimui ir vadovavimui bei kontrolei nei pastaroji grupė. Tačiau kiekvienam tipui yra taisyklės ir nuostatai.

„Office“ taisyklės susijusios su:

a) įdarbinimo būdas;

b) kompensacijos, paskatų, pašalinių išmokų, lapų ir tt skyrimo sąlygos ir sąlygos;

c) Įvairūs privalumai, patogumai, gerovės priemonės. ir tt;

d) darbo valandos ir dalyvavimas; ir tt

Kiekvienas personalo narys turi žinoti, kad atsirastų nereikalingų komplikacijų ar nesusipratimų, kurie sukeltų nepasitenkinimą ir neramumus, kurie kenkia valdymui ir valdomam. Kiekvienas personalo narys bent jau savo interesais turi žinoti taisykles.

Biuro darbuotojai taip pat gali būti skirstomi į: esamus narius ir naujus dalyvius. Pastarajai kategorijai gali būti numatytos specialios mokymo nuostatos, nors esamo personalo mokymas nėra neįprasta. Instrukcijoje nurodoma, kokie mokomieji įrenginiai, jei tokių yra, yra darbo vietoje ar darbe. Naujų dalyvių mokymas tampa neišvengiamas, kai biuras naudoja mašinas ir ypač sudėtingus. Vadovo pareiga arba tiesioginis naujo dalyvio viršininkas privalo jam pranešti apie vadovą.

E) Kiti :

Yra keletas kitų instrukcijų, kurias galima gauti iš biuro vadovo. Pavyzdžiui, kokių veiksmų reikia imtis fizinės avarijos atveju, pvz., Gaisro, nelaimingų atsitikimų ir pan .; bendros žinios apie bendrą biuro įrangą ir jų priežiūrą; darbuotojų sąjungų, rekreacinių patalpų ir kt. sudarymas ir funkcijos