Žmogiškųjų išteklių informacinės sistemos poreikis šiuolaikinėje organizacijoje (HRIS)

Norint atlikti personalo tyrimus ir personalo auditą bei žmogiškųjų išteklių apskaitą, personalo vadovui reikia daug duomenų apie organizacijoje dirbančius darbuotojus.

Tačiau rankinių įrašų sistema yra nepakankama ir nepakankama, kad atitiktų šiuolaikinės verslo organizacijos informacijos reikalavimus. Kitaip tariant, rankinių įrašų sistemos išlaikymo sunkumai ir trūkumai gali būti nurodomi kaip pagrindinės priežastys, kodėl reikia HRIS. Jie yra parengti vėliau.

Sunkumai čia susiję su dideliais duomenimis apie darbuotojus, kurių neįmanoma stebėti rankiniu būdu. Ne tik tai, kad duomenys kartais turi būti atnaujinami, o tai reiškia, kad biuro darbas yra gana daug darbo ir brangus. „Alastair Evans“ nurodo sąnaudas, tikslumą, fragmentiškumą, dubliavimą ir analizės sunkumą, kaip kai kuriuos sunkumus, susijusius su rankinių įrašų sistema.

Rankinis duomenų perdavimas iš vieno įrašo į kitą padidina klaidų tikimybę, kuri turi įtakos turimų duomenų tikslumui ir patikimumui. Įrašai gali būti perduoti du kartus; duomenys gali būti perkelti į neteisingus dokumentus, dėl kurių kyla painiavos.

Kadangi duomenys / informacija išlieka fragmentiški, ty rankiniai įrašai saugomi atskirose vietose, kurias tvarko skirtingi asmenys įvairiuose padaliniuose, išsami informacija apie darbuotojus nėra lengvai prieinama centrinėje vietoje. Tai apsunkina organizacijos sprendimų priėmimo procesą. Tas pats pabrėžia, kad reikia HRIS.

„Venkata Ratnam“ ir „Srivastava“ nurodė tris tikslus kaip HRIS poreikį:

1. Kiekvienam darbuotojui saugoti duomenis ir informaciją, kad jie būtų paruošti.

2. Suteikti pagrindą sprendimų priėmimui kasdieniuose personalo klausimais (pvz., Atostogų suteikimas), taip pat planuojant, planuojant, įgyvendinant ir stebint daugybę žmogiškųjų išteklių funkcijų.

3. Suteikti duomenis / grįžti į vyriausybę ir kitą visuomenę.

Hemendra Verma, programinės įrangos konsultantas, atliko apklausą ir pabrėžė poreikį HRIS šiais tikslais:

1. Nustatyta, kad informacijos apie HR funkciją tvarkymui skiriama labai mažai laiko, gali būti dėl laiko, reikalingo gausiai informacijai tvarkyti.

2. Visuose lygmenyse trūksta informacijos apie pramonės žmogiškuosius išteklius.

3. HRIS padėtų pasiekti „lygybę“ tokiose srityse kaip skatinimas, perkėlimas, paskyrimas ir kt.

4. HRIS padeda laiku apmokėti darbuotojų mokesčius, susijusius su išlaikymo fondu, išėjimu į pensiją, atlyginimais, LT C. ir uždirbtomis atostogomis ir pan.

5. Kai asmeniui įvedamas kompiuterio profilis, lengviau gauti informaciją ir gauti mažiau išlaidų ir sumažėja klaidų tikimybė.

Kai kurie žmonės naudoja du terminus „duomenys ir informacija“. Tačiau yra dvi skirtingos sąvokos. Duomenys yra neapdoroti, neįvertinti skaičiai ir faktai apie įvykius, o informacija yra analizuojama ir organizuota duomenų forma.

Pavyzdžiui, grynojo pelno suma yra duomenys, nes jokia reikšmė negali būti priskirta absoliučiam grynojo pelno skaičiui. Tačiau pelnas išreiškiamas kaip pardavimo procentas, jis perteikia tam tikrą reikšmę ir yra vadinamas informacija. N. Upadhya turi labai glaustus duomenis iš informacijos, nurodydama: „Reikšmingi organizuoti duomenys gali būti apibrėžti kaip informacija“.

Prieš apibrėždami HRIS, konteksto tinkamumui atrodo, kad pirmiausia reikia apibrėžti -Valdymo informacinę sistemą (IMS). MIS yra formali, paprastai kompiuterizuota struktūra, skirta valdymui teikti informaciją, susijusią su vidaus operacijomis ir išoriniais veiksniais, siekiant palengvinti sprendimų priėmimo procesą.

Dabar, taikant šią sąvoką žmogiškųjų išteklių valdymo srityje, HRIS gali būti apibrėžta taip:

HRIS yra sistemingas būdas kiekvienam darbuotojui saugoti duomenis ir informaciją, skirtą padėti planuoti, priimti sprendimus ir pateikti ataskaitas bei ataskaitas išorės agentūroms.