Šiuolaikinės komunikacijos formos - faksas, el. Paštas ir vaizdo konferencijos

Šiuolaikinės komunikacijos formos - faksas, el. Paštas ir vaizdo konferencijos!

Per pastaruosius kelis dešimtmečius pasiekta technologinė pažanga leido sparčiai perduoti spausdintus pranešimus, nuotraukas ir net gyvus pasirodymus visiems pasaulio dalyviams.

Vienu paspaudimu galite siųsti pranešimus į kelias vietas. Ne tik dideli verslo namai, bet ir vidutiniai bei maži, juos naudoja kasdieniame darbe. Tarp tokių priemonių yra faksas, internetas / el. Paštas ir vaizdo konferencijos.

Faksas:

Kaip ir įprastas telefono ryšys, fakso ar faksimilinis aparatas siunčia spausdintus pranešimus (žodžius ir nuotraukas kopijavimo formoje) nuo siuntėjo prietaiso iki imtuvo prietaiso.

Faksogramos siuntėjas parengia kopiją lape (paprastai ne didesniame nei A4 formato), kurį galima įdėti į fakso aparatą. Jis surenka paskirties numerį, gauna fakso toną ir perduoda pranešimą į įrenginį.

Spausdinamas pranešimas konvertuojamas į elektroninius signalus, kai popierius teka per fakso aparatą. Šis pranešimas yra gautas ta pačia forma ant popieriaus ritinio, prijungto prie mašinos.

Faksas gali turėti šias papildomas funkcijas:

(A) Nuotolinis aktyvinimas:

Savininkas gali naudoti nuotolinio valdymo įrenginį mašinai valdyti.

Nepaisant elektros energijos tiekimo trikties:

(B) Fakso aparatas gali veikti net ir elektros energijos tiekimo sutrikimo metu.

(C) Atmintis:

Siunčiamas pranešimas gali būti išsaugotas mašinos atmintyje. Priėmimo gale, jei nėra popieriaus, pranešimas gali būti įrašytas į mašiną, kad vėliau būtų galima parengti spaudinį.

(D) Atsakiklis:

Priėmimo pabaigoje neturi būti operatoriaus, kuris gautų gaunamus pranešimus. Jie automatiškai gaunami.

Privalumai:

(A) Faksas leidžia tiksliai perduoti dokumentą, įskaitant nuotraukas ir ranka. Galimos ir spalvotos faksogramos.

(B) Faksas gali būti siunčiamas per kompiuterį, tokiu atveju jis taikomas tik kompiuteryje sukurtiems pranešimams.

(C) Faksogramą galima patvirtinti telefonu, kad būtų užtikrintas jo autentiškumas.

(D) Faksai yra priimtini kaip įrodymai teisme. Šiuo atžvilgiu jie yra pranašesni už el.

(E) Pakartotinio rinkimo galimybe, užimtas skaičius gali būti pasiektas, kai tik jis tampa laisvas.

Trūkumai:

(a) Jis yra brangus, palyginti su el. paštu ir paštu.

(b) Kartais priėmimas neryškus dėl kanalo defektų arba mechaninio gedimo bet kuriame gale.

(c) Siuntėjo arba gavėjo pabaigoje dokumentas gali būti neteisingas. Todėl dažnai sunku išlaikyti slaptumą siunčiant ir gaunant faksogramą.

(d) Priėmimo pabaigoje pranešimas spausdinamas gavėjo kaina. Jei įeina nepageidaujamos žinutės, gavėjas turi padengti išlaidas.

Fakso pranešimų pavyzdžiai:

Yra naujų sutarčių dėl fakso pranešimo rengimo ir pateikimo. Yra tendencija mažinti vertikalią raidės erdvę.

Jei verslo laiškas turi būti siunčiamas faksu, jis suformatuojamas vienu iš šių būdų:

Fakso Nr. 1:

ABC Corporation:

1, MG Road, Nagpur

Fakso pranešimas:

Į LMN Inc., Mumbajus

Iš Joseph De Cunha

Objekto trūkumas Jūsų siuntos

Data 2011 m. Liepos 4 d

Puslapis / s 1

Norėtume, kad jūs nedelsiant atkreiptumėte dėmesį į 2011 m. Liepos 1 d. Jūsų siuntos trūkumą, kuriame turėjo būti 40 nerūdijančio plieno baseinų, tačiau joje yra tik 30 žmonių. anksciausiai. Patvirtinkite faksu.

Joseph De Cunha

Pirkimų vadybininkas

Fakso Nr. 2

„Apex“ importuotojai-eksportuotojai:

1244 „Dock Yard Street“, Mumbajus.

Fakso pranešimas:

Kiran Jhaver Inc. Iš Raj Desai

Fakso Nr. AIE / 233 Objekto pratęsimas

Data 30 Birželis 2011 Puslapiai 2, įskaitant šį

Jūsų pageidavimu, mes nusprendėme pratęsti 2011 m. Sausio 1 d. Datą, kuri turėjo būti baigta 2011 m. Birželio 30 d., Iki 2011 m. Liepos 31 d. Tikimės, kad pasinaudosite šia galimybe ir pristatysite drabužius per šią datą. Tuo atveju, jei to nepadarysite, mes būsime priversti atšaukti užsakymą. Prašome palaikyti ryšį ir informuoti apie užsakymo vykdymo pažangą.

Raj Desai

Dy. Vykdantysis direktorius

Internetas ir el. Paštas:

Internetas yra tarptautinis kompiuterių tinklas, jungiantis kompiuterius iš sektorių, pavyzdžiui, vyriausybinių agentūrų, verslo namų, švietimo įstaigų ir asmenų. Ji gauna informaciją, saugo ją ir leidžia ją skaityti tam tikromis sąlygomis.

Interneto paslaugų teikėjai (IPT) leidžia sukurti nemokamą el. Pašto ID, tikėdamiesi susigrąžinti išlaidas per skelbimus, kuriems naudotojas naudoja el. Paštą. Tipiškas el. Pašto adresas nuskaito [el. Pašto apsauga]. Kai kurie kiti IPT yra bsnl, yahoo, hotmail ir Gmail.

Atkreipkite dėmesį į tik mažų (mažų) abėcėlių el.

Kiekvieną kartą, kai vartotojas nori siųsti laiškus ar patikrinti gaunamus laiškus, jis gali pasiekti savo ID įvesdamas slaptažodį, dėl kurio pašto dėžutė yra privati. Tačiau, kai pateiksite el. Pašto mechanizmą, nežinote, kas gali perskaityti šią „privačią“ informaciją. Kadangi toks el. Paštas negarantuoja 100% slaptumo.

Privalumai:

(a) El. paštas yra pats pigiausias ir greičiausias būdas spausdinti informaciją (žodinį ir nežodinį). Vienu mygtuko paspaudimu šimtai informacijos puslapių gali būti siunčiami šimtams el. Pašto adresų visame pasaulyje (imtuvai turi būti pažymėti tikrinant gaunamus laiškus ar gautuosius).

(b) Nereikia popieriaus. Žinutės gali būti sukurtos tiesiogiai kompiuteryje ir pridėtos iš įvairių kompiuterių failų, kompaktinių diskų, diskelių ir pan.

c) Ši priemonė dabar yra prieinama daugelyje Indijos kalbų.

(d) Jis yra neformalus ir leidžia siuntėjui likti anonimiškas (nes jis gali naudoti bet kokį vardą kaip savo elektroninio pašto adresą. Pavyzdžiui, JK Singh gali naudoti udankhatolą kaip savo el. pašto pavadinimą).

(e) Organizacijos ir leidyklos susipažįsta su elektroninio pašto pranešimais. Laikraščiai ir žurnalai spausdina laiškus, siunčiamus elektroniniu paštu.

(f) Jei jūs su savimi turite savo slaptažodį, galite atidaryti savo el. pašto paskyrą bet kuriame pasaulyje esančiame kompiuteryje, kuriame yra ši priemonė. Net ir mobiliuoju telefonu jūs neliekate apkrautas. Galite tiesiog įvesti interneto kavinę, mokėti nuomą ir naudoti el. Laišką. El. Paštas yra nepaprastai nešiojamas.

g) el. pašto paskyroje galite turėti adresų knygą, įrašyti gaunamus laiškus ir redaguoti juos ir pan.

(h) Atsakydami į el. laišką, siuntėjo pranešimas automatiškai išsiunčiamas jam, kad jis būtų paruoštas.

(i) Kaip žmogiškasis poreikis ir vaizduotės vadovas, daugiau naujovių yra įmanoma.

j) El. paštas gali leisti vykstančią elektroninę konferenciją. Žmonės visame pasaulyje gali „susitikti“ internete ir teikti bendrų interesų temą.

(k) imtuvas neturi reaguoti vienu metu kaip telefonu, bet gali užimti savo laiką. Pašto siuntimas padeda išvengti tiesioginės sąsajos.

(l) Organizacijoje pavaldinis gali greitai ir tiesiogiai pasiekti el. El. Paštas leidžia organizacijai tapti demokratiškesnis (kadangi asmenys turi daugiau galimybių būti išklausytiems tinkamo asmens, net jei jis yra kelis lygius aukštesnis).

Trūkumas:

(i) Dėl galimo anonimiškumo el. paštas lieka neoficialus ryšio kanalas.

(ii) nepageidaujamų pranešimų (ypač iš reklamuotojų) per didelis naudojimas ir užtvindymas yra pagrindinis šios sistemos trūkumas. Išskyrus atvejus, kai rūpinasi, kad būtų užblokuoti nepageidaujami skelbimai, vienas mano, kad gautas pašto dėžutė yra pilnas pasiūlymų, kurie gali būti abejotini ir nepagrįsti. Wading e-mail gabaliukai yra viena iš didžiausių problemų tiems, kurie priklauso nuo elektroninio pašto ryšių poreikius.

(iii) Negalima būti privatus, kai naudojate kompiuterį el. paštu. Šiuo atžvilgiu slaptumas prarandamas.

(iv) Jei gavėjas negali atidaryti savo el. pašto paskyros, kai tik gaus pranešimą, jis negali dirbti.

El. Pašto naudojimo gairės:

El. Paštas yra nauja ir savita komunikacijos priemonė, į kurią įtraukiamos savos konvencijos:

(1) Jūsų el. Laiškus gali skaityti daugiau žmonių nei numatyta. Taigi jūs turite rūpintis.

(2) El. Laiške turi būti visi geros sudėties elementai, pvz., Trumpumas, aiškumas, mandagumas.

(3) Jei norite teisingai rašyti, galite naudoti kompiuterio rašybos tikrinimo mechanizmą.

(4) Kompiuteryje esantis el. Pašto formatas numato cc (anglies kopijos) ir temos eilutės siuntimą ir paminėjimą. Tai gali būti parašyta gavėjo patogumui.

(5) Jei viename el. Laiške yra pranešimų įvairioms organizacijos sekcijoms, jie gali būti atskirti kūrimo etape.

(6) Jūs neturėtumėte naudoti visų sostinių rašydami pranešimą, nes tai atrodo nepatogus ir grubus.

(7) Atsakant į pranešimą, galima nurodyti tik esminę jo dalį ir likusį.

(8) Galite sukurti pranešimą kitoje programoje (pvz., „WordPad“ arba „notepad“) ir perkelti jį į savo el.

(9) Jei koreguojate kompiuterio ekrane, būkite atsargūs.

Pažymėtina, kad pranešimo perdavimo data ir laikas ir siuntėjo el. Pašto ID automatiškai perduodami el. Paštu. Vis dėlto įprasta rašyti el. Pašto adresą el. Laiško korpuse.

El. Pašto ID pateikiamas pranešimo kūno dalyje, ypač kai pakviesite atsakymą kitokiu ID. Jei yra laiko tarpas tarp pranešimo sudarymo ir siuntimo, dėl kokios nors priežasties gali būti parašyta įrašymo data.

Vaizdo konferencijos ir telekonferencijos:

Šis ryšio būdas prasideda telekonferencijomis. Daugelis telefonų vienu metu yra sujungti. Telekonferencija - tai priemonė, leidžianti įvairiose pasaulio vietose gyvenantiems žmonėms surengti garso susitikimą (o ne dialogą), taupyti tranzito laiką ir apsistoti viešbutyje. Tai padeda išspręsti įvairias nuomones šiuo klausimu, kad būtų galima greičiau užbaigti išvadas.

Tolesnė pažanga šioje technologijoje yra kompiuterinė telekonferencija. Dalyviai gali reaguoti į žinias ir indėlius kitų žinioms. Jie gali būti netgi tuo pačiu metu kompiuterio telekonferencijai, bet pridėti savo indėlį jų patogumui.

Tačiau vaizdo konferencijos yra artimiausios, kai jos mato ir girdi viena kitą, nebūdami kartu. Vaizdo konferencijoje naudojamos technologijos yra: ekrano ekranas, fotoaparatas, mikrofonas, kodekas (kompresoriaus ardymas), įrenginio valdymo padas kiekvienoje vietoje ir interneto ryšys. Laikui bėgant tai tampa vis populiaresnė ir lengviau naudojama. Dažnai tai matote TV interviu.

Dažnai tai matote TV interviu. Vaizdo konferencijos metu dalyviai patenka į specialią patalpą jų atitinkamose vietose, kuriuose yra įtaisų. Jie gali matyti, išgirsti, kalbėti kitiems ir parodyti eksponatus be fizinio buvimo kartu.

Visas procesas gali būti įrašytas į vaizdo juostas. Kaip kažkas žiauriai įdėjo, išskyrus užkandžius ir kavą, visa kita yra perduodama vaizdo konferencijoje. Šiuo metu turtingesnių verslo namų privilegija, vaizdo konferencijos yra populiaresnės.

Vaizdo kabinetai yra dar viena galimybė šioje srityje, kai ekspertų fakulteto narys vienu metu gali mokyti daugybę pamokų daugelyje miestų ir atsakyti į dalyvių užklausas.