3 Verslo susitikimo sudedamosios dalys: pranešimas, darbotvarkė ir protokolas

Kai kurie pagrindiniai verslo susitikimo komponentai yra: 1. Susirinkimo pranešimas, 2. Susirinkimo darbotvarkė ir 3. Susirinkimo protokolai

Pranešimas apie susitikimą:

Susirinkimo sušaukimui reikia išsiųsti pranešimą visiems, kurie turi dalyvauti.

Ji turėtų atitikti šias sąlygas:

1. Ji turėtų būti tinkamai įgaliota

2. Jame turėtų būti nurodytas organizacijos pavadinimas

3. Turi būti nurodyta diena, data, laikas ir vieta. Kartais, kaip pasiekti vietą

4. Tai turėtų būti iš anksto. Kai kuriems iš jų reikia įspėti prieš septynias dienas, apie 48 valandas

5. Joje turėtų būti nurodytas tikslas ir, jei įmanoma, darbotvarkė

6. Joje turėtų būti nurodyta apyvartos data ir konvektoriaus / sekretoriaus parašas

7. Jis turėtų vykti visiems susitikime reikalingiems asmenims

8. Joje turėtų būti paminėti mokėtini mokesčiai už TA / DA ir to tvarka

Praktiškai būtina užtikrinti, kad pranešimas būtų pasiektas laiku. Tai gali būti padaryta telefonu. Išsiuntimo skyrius ir paštas yra linkę vėluoti

Dažnai pastebime, kad nuo didžiosios viešosios organizacijos laiško datos iki pašto ženklo ant laiško yra 10–12 dienų atotrūkis. Pranešimas, kuris turėtų pasiekti septynias dienas iki susitikimo, neturėtų siekti septynių dienų po susitikimo.

Darbotvarkė:

Kaip minėta anksčiau, darbotvarkė yra posėdžio metu svarstomų klausimų sąrašas. Jis taip pat vadinamas verslu ar verslo tvarka. Jis kilęs iš lotyniško žodžio „agendum“ (vienaskaita), kuris reiškia „ką reikia padaryti“. Tačiau darbotvarkė (lotyniška daugiskaita) naudojama kaip vienaskaita.

Tai yra susitikimo maršruto žemėlapis. Pirmiau pateiktuose pranešimuose yra užuomina apie tai, kaip jis yra parašytas. Darbotvarkė gali būti pranešimo dalis arba gali būti pridedama kaip priedas. Susirinkimas / sekretorius jį rengia konsultuodamasis su pirmininku ir gauna jo pritarimą.

Darbotvarkės punktai turėtų apimti visą tai, kas tuo metu būtina. Susitikimai užima daug laiko ir pastangų; todėl darbotvarkė turi būti gerai apgalvota.

Elementai gali būti sukurti iš:

a) Ankstesnės minutės

b) Gauti pasiūlymai

c) Veiksmai ir įvykiai po paskutinio susitikimo

d) organizacijos korespondencija

Darbotvarkėje yra ir įprastinių, ir specialių.

Štai keletas elementų įrašymo gairių:

1. Atvykimas iš nedalyvaujančių narių (nereikia rašyti anksčiau)

2. Užuojautos, jei jos yra (gali būti parašytos anksčiau)

3. Paskutinio susitikimo protokolo skaitymas ir patvirtinimas

4. Klausimai, kylantys iš ankstesnių posėdžių protokolų (tai ne visada turi būti paminėta)

5. Skubūs ir prieštaringi dalykai

6. Klausimai, reikalaujantys glaudesnių diskusijų ir diskusijų

7. Visi nauji punktai, kuriuos patvirtina pirmininkas

8. Kito susitikimo data.

Paskutinis posėdžio klausimas yra dėkingas pirmininkui, tačiau tai turi būti paminėta. Elementai trumpai arba išsamiai paminėti pagal praktiką ar poreikį.

Naudojamas toks stilius:

i) Auditorių skyrimas

ii) Naujų narių įvedimas

iii) minučių skaitymas

(iv) taip ir taip, kad jam būtų suteiktas Padmashri

ARBA

i) skaityti ir patvirtinti ankstesnio susitikimo protokolą

(ii) apsvarstyti reklamos projektą

iii) organizuoti kraujo donorystės stovyklą

iv) Paskirti sporto varžybų ir muzikos konkurso pakomitečius

Darbotvarkė turėtų būti valdoma per turimą laiką. Kai kurie klubai turi terminą susitikimo trukmei (pvz., 90 minučių), o tai automatiškai diktuoja diskusijų apimtį.

Susirinkimo protokolai:

Posėdžio protokolas - tai jame aptartų diskusijų / sprendimų protokolas. Jie turi oficialų statusą; jie yra naudingi teisėje, o kai kuriais atvejais reikalaujama pagal įstatymą. Protokolas yra galutinis, kai juos patvirtina grupės nariai, su kuriais jie susiję, paprastai kitame posėdyje ir pasirašo pirmininkas.

Net jei susitikime yra emocinių akimirkų, protokolai rašomi beprasmiškai, yra vėsios, faktinės, beasmeningos ir nešališkos. Be to, tokie yra laiko reikalavimai daugumai žmonių, kad protokolai turėtų būti glausti, virti iki esminių dalykų.

Tik kai kurios organizacijos reikalauja, kad jos taip pat užfiksuotų išsamias diskusijas (ty kas pasakė ką ir kokios reakcijos… kol bus priimtas sprendimas). Paprastai minutės įrašai.

a) Pasiūlymai ir jų pakeitimai

b) Pasiūlymo teikėjas ir pasiūlytų darbuotojų komandiravimas

c) išsami informacija apie balsavimą, jei toks yra

d) Rekomendacijos

e) Sprendimai / rezoliucijos

f) asmenims, pakomitečiams pavestos užduotys

Bendros minutės turėtų pateikti:

1. Organizacijos / vieneto pavadinimas

2. Diena, data, laikas ir vieta

3. Nurodytas numeris (pvz., 33 ^-asis susitikimas)

4. Pirmininko ir sekretoriaus pavadinimai

5. Dalyvaujančių narių vardai

6. Nėra

7. Dalyviai pagal specialų kvietimą, pvz., Auditorius, maitintojas ir kt.

8. Sandorių įrašai (pirmiau pateiktose gairėse)

9. Sekretoriaus parašas ir, po patvirtinimo, pirmininko parašas.

Patarimai, kaip rašyti minutes:

Protokolą paprastai rašo sekretorius iš susitikimo metu padarytų pastabų. Jis / ji gali naudoti darbotvarkę kaip jų rašymo pagrindą ir naudoti trumpas formas, trumpaplaukį ir pan. Jis gali tekti paprašyti narių pakartoti savo žodžius, kad jie būtų teisingi.

Jis turėtų atkreipti dėmesį į visus duomenis, reikalingus teisingam protokolo egzemplioriui. Protokolo punktai gali būti parašyti trumpomis antraštėmis, kurios yra naudojamos darbotvarkėje.

(Kalbant apie jų skaitymą, kai kurie komitetai juos išplatina iš anksto ir juos perskaito. Priešingu atveju skaitytojas turėtų juos skaityti garsiai, aiškiai ir greitai.)

Stilingas, jie naudoja vieną iš šių konstrukcijų:

a. Buvo nuspręsta patvirtinti ankstesnio posėdžio protokolą.

b. Buvo nuspręsta apsvarstyti pakomitetį

c. Nusprendė, kad rugpjūčio 15 d. Vyks kraujo donorystės stovykla. (Veiksmažodis naudojamas subjunkcinėje nuotaikoje: „būti padaryta, paskirtas“ ir tt)

Arba aprašymas pateikiamas praeityje:

1. Paskutinio susitikimo protokolas:

Sekretorius perskaitė susitikimo protokolą ... ir jie buvo patvirtinti.

2. Gauta donorystė:

Pirmininkas informavo, kad gavo aukų dovaną. 50 000 iš buvusio Gopal Rathi.

Patvirtinimo metu pirmininkas klausia: „Ar sutinkate su protokolais, kai jie yra?“ ARBA „Bet kokie klausimai, kylantys iš protokolo?“

Jūsų gebėjimas rašyti geras minutes gali užsidirbti prizo poziciją organizacijoje. Be to, jei turite poziciją ir nežinote, kaip rašyti minutes, galite susidurti su sumišimu.

Konferencijos:

Konsultacijos ir verslo konferencijos suteikimas - tai žmonių, turinčių bendrą verslo tikslą, susitikimas, siekiant konsultuotis, konsultuoti ar rekomenduoti. Palyginti su susitikimu, konferencija yra neformali ir dažnai daug didesnė. Jo tikslas yra mažiau apibrėžtas nei susitikimo tikslas.

Organizacija gali surengti reguliarias konferencijas (pvz., Metines), kuriose delegatai susitinka keistis nuomonėmis, aptarti savo patirtį ir sujungti savo idėjas. Pasidalijimas yra svarbiausias konferencijos bruožas.

Konferencijų pavyzdžiai - gyvybės draudimo konsultantų konferencija, motorolerių atstovų konferencija, smulkiųjų verslininkų konferencija, dažų gamintojų konferencija ir kt.

Delegatus praturtina oficialūs pranešėjai, taip pat neformalios diskusijos. Kad komitetas būtų veiksmingas, jis turėtų turėti apie septynis narius, o konferencijoje gali būti 15-20 ar daugiau dalyvių.

Konferencijų privalumai:

i) keičiamasi nuomonėmis ir patirtimi

ii) pateikiamos skirtingos bendros problemos pusės.

(iii) Vadovybė gali susitikti ir konsultuotis su specialiomis grupėmis, pvz., prekiautojais, klientais, profesinių sąjungų vadovais.

(iv) Ekspertų pranešėjai gali patarti ir apšviesti delegatus.

v) Galima pristatyti naujus pokyčius ir naujas strategijas.

(vi) Galima išspręsti abejones.

vii) Darbuotojai motyvuojami dalyvaujant.

Konferencijų trūkumai:

i) Kai darbuotojai kviečiami į konferenciją, jų savęs svarba gali viršyti ir vadovybė gali pasirodyti priklausoma nuo jų požiūrio.

(ii) Jei darbuotojas yra pakviestas į konferenciją virš jo supratimo lygio, jis gali jaustis netinkamas.

(iii) Jei konferencijos lyderis yra blogai pasirengęs, jis negali tinkamai spręsti šių klausimų.

Konferencijų tipai:

Remiantis tikslu, konferencijos gali būti klasifikuojamos taip:

1. Informacinė konferencija:

Šio tipo konferencijoje siekiama suteikti informaciją jauniems žmonėms. Naujos politikos kryptys, naujos technologijos, reorganizavimas ir pan. Tai yra komunikacijos „žemyn“ tipas.

2. Konferencija dėl siūlomo sprendimo:

Problema ar situacija, su kuria susiduria įmonė, aptariama galimu sprendimu. Vadovybė diskutuoja dėl pasiūlymo, kad žinotų savo nuopelnus.

3. Problemų sprendimo konferencija:

Čia nėra paruošto sprendimo, tačiau idėjos yra kviečiamos iš dalyvių ir yra atviros diskusijoms.

4. Biudžeto / prognozės / sąmatos konferencija:

Kai įmonė nori nustatyti tikslą ir nori darbuotojų bendradarbiavimo, tokia konferencija vadinama. Atsižvelgiant į bendruosius įmonės tikslus, aptariamas biudžetas / prognozė.

Kadangi darbuotojai dalyvauja prognozėje, jie gali kalbėti apie savo aplinką. Be to, lengviau gauti jų bendradarbiavimą ir įsipareigojimus po tokios konferencijos.

5. Mokymų konferencija:

Mokymas yra nuolatinė veikla progresyvioje organizacijoje. Konferencijos kviečiamos mokyti vadovus naujose kompetencijos srityse. Bankas gali organizuoti savo vietos pareigūnų mokymo konferenciją pramoninės reabilitacijos klausimais.