Efektyvus verslo komunikavimas: principai, 7C ir privalumai

Perskaitykite šį straipsnį, kad sužinotumėte apie efektyvų bendravimą. Perskaitę šį straipsnį, sužinosite apie: 1. Efektyvaus verslo komunikacijos principus 2. Septyni efektyvūs komunikacijos būdai 3. Efektyvaus bendravimo privalumai.

Efektyvaus verslo komunikacijos principai:

Verslo komunikacija yra dinamiškas ir sudėtingas procesas.

Kad šis procesas būtų veiksmingas ir būtų pasiekti verslo tikslai, turėtume atsižvelgti į šiuos dalykus:

A. Česterio I. Barnardo požiūris:

Pasak Chester I. Barnard, verslo komunikacija, kad būtų veiksminga, turi turėti pranešimą, kuris yra:

i. Suprantamas imtuvui;

ii. Suderinama su suinteresuotų asmenų interesais;

iii. Atitinka organizacijos tikslus; ir

iv. Fiziškai ir psichologiškai gyvybinga.

B. Dešimt Amerikos valdymo asociacijos įsakymų:

Amerikos vadybos asociacija nustatė šiuos dešimt esminių dalykų efektyviam verslo komunikavimui:

i. Sukurkite aiškią idėją apie informaciją prieš komunikaciją;

ii. Nustatyti komunikacijos tikslą, tikslą ar tikslą;

iii. Sukurti bendravimo fizinę ir psichologinę aplinką;

iv. Parengti konsultacijų planą;

v. Tinkamai pasirinkite komunikacijos objektą;

vi. Padarykite imtuvą realizuoti pranešimo vertę;

vii. Stebėti komunikatą;

viii. Turėkite aiškų supratimą apie komunikacijos svarbą;

ix. Veikti pagal komunikaciją;

x. Klausykitės tinkamai.

C. Bendri veiksmingo verslo komunikavimo principai:

Bendrieji veiksmingo verslo komunikavimo principai gali būti išdėstyti taip:

1. Aiškumas:

Komunikacijos procesas, siekdamas šio tikslo, turi užtikrinti komunikacijos aiškumą. Verslo komunikacija turi aiškumo, kai ji yra išreikšta kalba ir perduodama gavėjo suprantamu būdu.

Pagrindinis komunikacijos tikslas yra sutelkti du protus, o tai gali būti įmanoma tik tada, kai gavėjas tą pačią priemonę supranta siuntėjo priemonėmis. Taigi, komunikacija turėtų būti aiški ir paprasta lengvai suprantama kalba.

2. Tinkamumas:

Komunikacijos tikslas - užtikrinti optimalų informacijos srautą. Tai turėtų būti pakankama, kad apimtų šią sritį. Komunikacijos procesas turi užtikrinti, kad visi pranešimai, reikalingi įvairiems organizacijos asmenims, susijusiems su veiksmingu jų pareigų vykdymu, turi vykti iki jų ir, kad šis srautas būtų susijęs su skirtingų tipų pranešimais. turi būti tinkami.

3. Dėmesio:

Gautas pranešimas turėtų būti tinkamai suprantamas jo prasme ir turiniu. Nepaisant išraiškos aiškumo, gerai sudaryta žinutė gali pasirodyti labai sunki ir, kaip savaime, negali būti suprantama dėl mūsų pusės širdies dėmesio.

Taigi, gavėjo visiškas dėmesys ir koncentracija per klausymąsi ar skaitymą turėtų būti laikomi labai svarbiais norint tinkamai suprasti perduotą pranešimą. Jei pranešimas gauna tinkamą atpažinimą ir supratimą gavėjų rankose, komunikatorius jaustis labai skatinamas.

4. Laikas:

Bet kokio pranešimo naudingumas gavėjui yra labai paveiktas jo laiku. Todėl komunikacijos procesas turėtų ne tik užtikrinti, kad pranešimas pasiektų gavėją, bet ir kad jis pasiektų jį, kai jis to reikalauja. Gali būti, kad asmuo gali reikalauti šiek tiek laiko, kad sukurtų įvairiapusį ir sudėtingą turinį.

Siekiant apsvarstyti skubos ir laiko reikalavimą, tur ÷ tų būti suteiktas tinkamas laikotarpis.

5. Sąžiningumas:

Šis principas reikalauja, kad verslo komunikacija turėtų paremti organizacinę struktūrą ir tikslus. Komunikacija yra priemonė ir priemonė, užtikrinanti ir palaikanti bendradarbiavimą tarp vadovų ir pavaldinių, reikalingų įmonės tikslams pasiekti.

Šiuo tikslu ypatingas dėmesys taip pat turėtų būti skiriamas pavaldžių vadovų, kurie yra ryšių centrai, pozicijai. Jie turėtų remti ir skatinti savo pozicijas ir statusą. Aukščiausieji vadovai dažnai tai pamiršo ir perduoda pranešimus, perduodami šiuos pavaldžius vadovus, siekdami tiesiogiai susisiekti su darbuotojais, kuriems skirtas ryšys.

Ši procedūra negali būti naudinga pavaldiniams valdytojams, kurie užima svarbias pozicijas, turinčias aiškų statusą. Todėl komunikacija iš viršaus į apačią turėtų eiti per kiekvieną linijos valdymo etapą.

6. Strateginis neformalios organizacijos naudojimas:

Neformali organizacija kyla iš informacijos perdavimo poreikio. Jis tęsiasi su vadovų pritarimu arba be jo ir gali turėti konstruktyvių ar žalingų tikslų. Taigi, vadovo pareiga turėtų būti konstruktyviai naudoti kaip ryšio priemonę.

Kai savaiminė organizacija spontaniškai auga, nerekomenduojama jį išstumti ar antspauduoti. Jis taip pat neturėtų būti ignoruojamas, bet turėtų būti naudojamas perduoti ir gauti ryšius, papildančius oficialią organizaciją.

Tai užtikrins tinkamą koordinavimą ir iniciatyvias pastangas. Be to, pranešimas, kuris formaliai teka tarp viršininko ir pavaldinio, gali būti netinkamas ir nepatikimas, kai jie tvarkomi greitai ir tinkamai. Tokioje situacijoje strateginis neformalios organizacijos naudojimas vykdo komunikacijos procesą.

7. Suderinamumo ir vienodumo pusiausvyra:

Sklandus organizacijos darbas iš dalies priklauso nuo vienodumo. Tačiau prisitaikymas turėtų būti taikomas, kai dalyvauja skirtingos situacijos ir asmenys. Pavedimai ir ataskaitos gali būti perduodami per sistemas, kurios suteikia galimybę prisitaikyti prie konkrečių situacijų.

8. Palūkanos ir priėmimas:

Verslo komunikacijos tikslas yra užtikrinti teigiamą atsakymą. Asmuo, apie kurį pranešama, turėtų būti suinteresuotas pranešimu ir jį priimti. Kreipimasis į žemyną yra efektyvesnis, jei moralė yra gera, o aukštyn perduodama, kai viršininkas yra geras klausytojas.

Taikant komunikacijos principus, reikia prisiminti, kad jie gali būti retai vykdomi. Taigi, visi organizacijos nariai turi savanoriškai priimti šiuos principus.

9. Sąžiningumas:

Visuose pranešimuose turėtų būti išlaikytos visos išlaidos. Ypač verslo ryšių srityje mandagumas yra geros organizacijos ženklas. Mandagios kalbos naudojimas, atsiprašymas už klaidą, dėkingi už naudą, atsakymas į laišką nedelsiant ir pan. Yra keletas mandagumo verslo komunikacijos pavyzdžių.

10. glaustumas:

Verslo komunikacija, kad būtų veiksminga, turėtų būti glausta. Būtina nurodyti tik būtinus faktus, kad būtų išvengta pasikartojimų.

11. Kanalas:

Tiesioginio ir trumpiausio kanalo naudojimas išsaugo ryšio objektą iš iškraipymų. Šiuo atžvilgiu reikia pasirūpinti.

12. Atsiliepimai:

Ryšys baigtas, kai iš gavėjo gaunamas atsiliepimas. Galutinis komunikacijos tikslas yra įgyvendinamas per šį principą.

13. Dvipusis ryšys:

Vienpusis ryšys nėra pageidautinas. Jis negali įvykdyti verslo komunikacijos tikslo. Tiek siuntėjas, tiek gavėjas turi bendrauti tarpusavyje. Tai padeda grįžtamojo ryšio procesui.

Septyni efektyvūs komunikatai :

Kad komunikacija būtų veiksminga, reikia šių septynių CS:

1. Pilnumas:

Pirmieji veiksmingo bendravimo kriterijai yra jo išsamumas. Pranešimo pranešime ar kontekste turėtų būti visi faktai, kurių reikia, kad gavėjas tinkamai reaguotų. Išsamus komunikatas paaiškina visus galimus klausimus ir padeda priimti tinkamą sprendimą.

2. glaustumas:

Komunikato dalykas turėtų būti trumpas ir trumpas. Komunikate nereikalingas nereikalingas tobulinimas. Komunikate vartojami žodžiai turėtų būti tinkami ir išraiška turi būti tiksli. Reikėtų vengti kartojimo. Trumpas pranešimas išsaugo tiek siuntėjo, tiek imtuvo laiką.

3. Apsvarstymas:

Siųsdamas ryšį, siuntėjas turėtų atsižvelgti į socialinę ir kultūrinę aplinką, išsilavinimą, amžių, emocijas ir pan. Ir atitinkamai keisti kalbą, pakeisti požiūrį ir požiūrį.

4. Konkretumas:

Konkretus bendravimas reiškia keitimąsi konkrečia, aiškia ir tikslia informacija, o ne neaiškia ir bendra informacija. Jis yra įtikinamas ir priimtinas gavėjui, nes jame nėra dviprasmiškumo.

5. Pagarba:

Sąžiningas požiūris turėtų būti veiksmingame komunikate. Pranešimo siuntėjas turėtų būti budrus gavėjo orumo, pagarbos ir garbės atžvilgiu. Turi būti pasirūpinta, kad ryšys jokiu būdu negalėtų pakenkti, sužeisti, pažeisti ar dirginti. Siuntėjas taip pat bus gerbiamas kaip garbė.

6. Aiškumas:

Ryšiuose turi būti išlaikytas aiškumas. Pranešime pateikta idėja turėtų būti aiškiai išreikšta. Nebus jokios painiavos dėl pranešimo prasmės. Siuntėjas ir pranešimo gavėjas ją supras.

7. Teisingumas:

Veiksmingas bendravimas turėtų būti teisingas rašant, sudarant sakinį ir vartojant kalbą. Reikia vengti gramatinių klaidų. Žodynas, kompiuterizuotas rašybos tikrintuvas ir kt. Gali būti naudojami, kad pranešimas būtų klaidingas. Būtina persvarstyti tekstą, kad būtų išvengta neatsargumo. Teisingas pranešimas sukuria gerą poveikį imtuvui ir padidina siuntėjo prestižą.

Efektyvaus bendravimo privalumai:

Bendravimas yra keitimosi informacija, faktais, idėjomis, mintimis, nuomonėmis tarp dviejų ar daugiau asmenų ar asmenų grupės procesas. Kai komunikatas yra aiškus, išsamus, glaustas, teisingas ir visiškai suprantamas gavėjui, jis vadinamas „Efektyviu komunikavimu“. Jei komunikatas yra neaiškus, neišsamus, neteisingas ir sunkiai suprantamas, jis gali būti vadinamas „Neveiksminga komunikacija“.

Neefektyvus bendravimas nesukuria gerų rezultatų; priešingai, tai yra nesusipratimų, nepasitikėjimo, priešiškumo, konfliktų ir chaoso veisimo pagrindas. Verslo organizacijoje efektyvus bendravimas yra ypač svarbus, nes jis padeda priimti sprendimus, pagreitina darbo srautą, didina našumą, stiprina verslo santykius, didina klientų pasitenkinimą ir sprendžia daug kitų problemų.

Efektyvaus verslo komunikacijos privalumai:

1. Padeda priimti sprendimą:

Sprendimas, kad jis būtų teisingas ir tinkamas, turi būti grindžiamas tinkama ir teisinga informacija, kurią gali sujungti tik veiksmingas bendravimas.

2. Pagreitina darbo srautą:

Darbo užsakymai, instrukcijos, pasiūlymai ir pan.

3. Padidina našumą:

Efektyvus bendravimas leidžia darbuotojų komandai sutelkti dėmesį į savo atitinkamas darbo vietas, panaikindamas painiavą. Tai padidina jų gebėjimą, efektyvumą ir kokybę, o tai lemia didesnį našumą.

4. Pagerina pasitenkinimą darbu:

Veiksmingas darbuotojų ir vadovo bendravimas darbo vietoje gali paskatinti pasitenkinimą darbu abiejuose galuose. Darbuotojai mano, kad jie yra labai svarbūs organizacijai ir, kita vertus, vadovas taip pat mano, kad jo užsakymus vykdo darbuotojai.

Kai darbuotojai aiškiai žino, ką daryti, kada tai padaryti ir apie atlygį už jų atlikimą, jie gali efektyviai atlikti savo darbą. Jie lieka patenkinti ir ištikimi savo aukštesnei valdžiai.

5. Taupo laiką ir pinigus:

Jei komunikacija nėra suprantama tinkamai, tolimesniam pokalbiui reikės aiškumo, susijusio su papildomu laiku ir pinigais. Efektyvus bendravimas taupo laiką ir pinigus, užkertant kelią daugialypei komunikacijai. Tinkamų ryšių priemonių parinkimas iš įvairių metodų (pvz., Telefonas, mobilusis telefonas, el. Paštas, faksas, laiškas, pokalbis su akimis ir pan.) Pagal reikalavimą gali sutaupyti laiko ir pinigų.

6. Padidina reklaminę veiklą:

Prekes ir paslaugas vartotojams supažindina komunikacijos ir reklamos veikla (pvz., Reklama, įvairių žiniasklaidos priemonių naudojimas ir kt.).

7. Padaro verslo santykius stiprus:

Vystingas bendravimas su išorės žmonėmis ir organizacijomis (pvz., Kreditoriais, bankais, draudimo bendrovėmis, bendrai dirbančiais vadovais ir pan.) Palaiko gerus santykius su visais suinteresuotais asmenimis.

8. Pagerina profesionalų vaizdą:

Tai, kaip organizacija bendrauja, daro įspūdį apie jos efektyvumą bendravimo srityje. Geras bendravimas reiškia gerą ir profesionaliai efektyvią organizaciją.

9. Padidina klientų pasitenkinimą:

Klientų pasitenkinimas yra gyvybiškai svarbus verslo organizavimo aspektas. Verslo egzistavimas ir augimas labai priklauso nuo to. Efektyvus bendravimas yra būtinas siekiant užtikrinti klientų pasitikėjimą. Jame paaiškinami visi klientų klausimai (apie produktus, paslaugas, prieinamumą, kainas, kokybę, įvairovę ir tt) ir jie yra laimingi ir patenkinti.

10. sprendžia įvairias problemas:

Nesuskaičiuojamos problemos (pvz., Gandai, gandai, konfliktai, darbuotojų nepasitikėjimas, vadybininkai ir kt.) Susiduria su verslo organizacija dėl prastos komunikacijos ar komunikacijos. Efektyvus bendravimas gali lengvai išspręsti problemas. Jis sukuria ryšį tarp vadovų ir darbuotojų. Palengvinamas jų ryšys, pašalinamos įvairios problemos ir nusiskundimai.