Biudžeto kontrolė organizacijoje: artimas vaizdas

Toliau minėtas straipsnis pateikia glaudų požiūrį į organizacijos biudžeto kontrolę.

Biudžeto kontrolės prasmė:

Biudžeto kontrolė yra sistema, kuri naudoja biudžetą skirtingoms verslo veiklos planavimui, koordinavimui ir kontrolei.

Remiantis CIMA (Londono) terminologija, biudžeto kontrolė yra „biudžetų, susijusių su vadovų atsakomybe už politikos reikalavimą, sukūrimas ir nuolatinis faktinių ir biudžeto rezultatų palyginimas, siekiant užtikrinti, kad atskirų veiksmų tikslais būtų siekiama šios politikos tikslų arba suteikti pagrindą jos peržiūrai. “

Brown ir Howard nuomone:

„Biudžeto kontrolė yra išlaidų kontrolės sistema, apimanti biudžetų rengimą, padalinių koordinavimą ir atsakomybės nustatymą, lyginant faktinius rezultatus su biudžetiniu ir veikiančiais rezultatais siekiant maksimalaus pelningumo.“

Taigi biudžeto kontrolė yra sistema, kuri apima:

i) Biudžeto rengimas kiekvienai funkcinei sričiai, pvz., pardavimai, gamyba, pirkimas ir kt.

ii) įvairių verslo padalinių veiklos koordinavimas.

iii) Faktinio kiekvienos funkcinės srities veikimo įrašymas ir palyginimas su numatytais biudžeto tikslais.

iv) nuokrypių ar dispersijų matavimas / apskaičiavimas ir atsakomybės nustatymo priežasčių analizė.

v) prireikus peržiūrėti biudžetus arba parengti direktyvas, skirtas atskiriems veiksmams, sukeliantiems nukrypimus, kontroliuoti.

Biudžeto kontrolė yra neatskiriama valdymo kontrolės sistemos dalis.

Biudžeto kontrolės tikslai:

Pagrindiniai biudžeto kontrolės tikslai yra šie:

1. Planavimas:

Biudžeto sudarymas įpareigoja valdybos narius visais lygiais aiškiai apibrėžti savo tikslą ir iš anksto planuoti, kad būtų pasiektas tikslas.

2. Koordinavimas:

Biudžeto sudarymas koordinuoja įvairių departamentų veiklą ir pastangas taip, kad būtų kuo daugiau išteklių.

3. Komunikacija:

Norint koordinuoti pastangas, reikia informuoti darbuotojus apie tikslus ir nurodymus. Aiškus rašytinis komunikavimas apie tikslus per biudžetus padės darbuotojams suprasti, kokį vaidmenį jie turi atlikti šiems tikslams pasiekti.

4. Motyvacija:

Biudžeto sudarymas skatina darbuotojus teikti geriausius rezultatus įtraukiant juos į biudžeto rengimo procesą.

5. Kontrolė:

Biudžeto kontrolė leidžia kontroliuoti nuolat palyginant faktinius rezultatus su biudžetu, kad būtų galima pranešti vadovybei apie biudžeto pokyčius, kad būtų imtasi taisomųjų veiksmų.

6. Veiklos vertinimas:

Biudžeto sudarymas paaiškina kiekvieno vadovo, kuris gali būti atskaitingas, atsakomybę, jei tikslai nebus pasiekti.

Biudžeto kontrolės organizavimas:

Toliau pateikiamos sėkmingos patikimos biudžeto kontrolės sistemos įgyvendinimo prielaidos:

1. Biudžeto centrų steigimas:

Biudžeto centras - tai centras arba skyrius, arba organizacijos segmentas, kuriam gali būti rengiami atskiri biudžetai ir gali būti kontroliuojama. Taigi turėtų būti įsteigti biudžeto centrai arba skyriai, kurių kiekvienam biudžetas bus sudarytas padedant atitinkamo skyriaus vadovui.

2. Organizacijos schemos parengimas:

Organizacijos schema apibrėžia kiekvieno vadovo funkciją ir užtikrina, kad kiekvienas žino savo poziciją organizacijoje ir jo santykius su kitais nariais.

3. Tinkamų apskaitos įrašų sukūrimas:

Būtina, kad apskaitos sistema turėtų sugebėti įrašyti ir analizuoti reikiamą informaciją. Turėtų būti išsaugota sąskaitų lentelė, atitinkanti biudžeto centrus “.

4. Biudžeto komiteto įsteigimas:

Nedideliais rūpesčiais Biudžeto pareigūnas arba apskaitininkai gali koordinuoti visą su biudžetu susijusį darbą. Tačiau daugeliu atvejų biudžeto komitetas dažnai yra sudarytas siekiant parengti bendrą biudžetų rengimo ir bendros kontrolės vykdymo programą. Komitetą sudaro vyriausiasis direktorius, funkciniai vadovai ir biudžeto pareigūnas. Kiekvienas funkcinis valdytojas parengs savo pradinį biudžetą arba biudžetą, kurį svarstys komitetas, ir visi biudžetai bus koordinuojami.

Pagrindinės Biudžeto komiteto funkcijos yra šios:

a) gauti įvairių departamentų biudžetus ir juos tikrinti;

(b) Sprendimas dėl taikytinos politikos;

c) prireikus siūloma peržiūrėti funkcinius biudžetus;

d) galutinai patikslintų biudžetų tvirtinimas;

e) rekomenduoti veiksmus, kurių reikia imtis nelyginėmis aplinkybėmis.

5. Biudžeto vadovo parengimas:

Biudžeto vadovas yra „dokumentas, kuriame nurodomos asmenų, dalyvaujančių kasdienėje veikloje, atsakomybė ir formos bei įrašai, reikalingi biudžetui kontroliuoti.“ Paprastai tai yra laisvos formos, kad pakeitimus būtų galima lengvai atlikti, kai tai yra būtina . Pateikiamas indeksas, leidžiantis greitai rasti informaciją.

Biudžeto vadove paprastai pateikiama ši informacija:

a) sistemos ir jos tikslų aprašymas;

b) tvarka, kurios reikia laikytis, kai naudojama sistema;

c) įvairių funkcijų vadovų, biudžeto komiteto ir biudžeto direktoriaus pareigų ir pareigų nustatymas;

d) apskaitos ir kontrolės metodai;

e) biudžetų apimtis;

f) reikalingos ataskaitos ir pareiškimai, susiję su kiekvienu biudžeto laikotarpiu;

g) datos, iki kurių turi būti pateikti duomenys ar ataskaitos;

h) įprastinės formos ir rengiami įrašai ir kt.

6. Biudžeto laikotarpio nustatymas:

Biudžeto laikotarpis yra laikotarpis, kuriam rengiamas ir naudojamas biudžetas. Jokiam biudžetui nėra tinkamo laikotarpio. Biudžeto laikotarpiai gali būti trumpalaikiai ir ilgalaikiai. Trumpalaikis biudžetas paprastai yra brangu parengti ir veikti, o ilgalaikis biudžetas gali būti labai paveiktas nenumatytomis sąlygomis.

7. Pagrindinio veiksnio nustatymas:

Jis apibrėžiamas kaip įmonės veiklos veiksnys, kuris tam tikru momentu arba per tam tikrą laikotarpį apribos produkcijos apimtį. Tai taip pat žinoma kaip ribojantis veiksnys arba valdymo veiksnys arba pagrindinis biudžeto veiksnys.

Taigi pagrindinis veiksnys yra veiksnys, kurio įtaka pirmiausia turi būti vertinama siekiant užtikrinti, kad funkciniai biudžetai pagrįstai galėtų įvykdyti. Apskritai pardavimai laikomi pagrindiniais veiksniais, tačiau daugeliu atvejų kiti veiksniai, pvz., Medžiagos, darbas, mašinos, kapitalas ir kt., Gali tapti pagrindiniu veiksniu.

Pagrindinis veiksnys yra įvairių funkcijų biudžetų rengimo pradžia. Nustatant pagrindinį veiksnį, parengiamas atitinkamas biudžetas, o kiti funkciniai biudžetai rengiami atsižvelgiant į pagrindinį veiksnį. Tada visi biudžetai koordinuojami atsižvelgiant į pagrindinį veiksnį. Pavyzdžiui, jei pagrindinis veiksnys yra ribotas pardavimas dėl vartotojų paklausos sumažėjimo, pirmiausia rengiamas pardavimo biudžetas.

Parengus šį biudžetą, bus bandoma pritaikyti kitus biudžetus. Kartais gali būti du ar daugiau pagrindinių veiksnių. Tokiu atveju prieš rengiant biudžetus vertinama jų santykinė įtaka.

Pažymėtina, kad veiksnys vis dar nėra pagrindinis veiksnys. Jis kartais keičiasi. Jis yra laikinas ir ilgainiui gali būti įveiktas taikant tinkamus valdymo veiksmus. Pavyzdžiui, kai gamybos procesą stabdo įrenginių pajėgumas, papildomų įrenginių pirkimas leis padidinti gamybą.

Pagrindiniai veiksniai yra šie:

a) Medžiagos:

i) Prieinamumas,

ii) Apribojimai, nustatyti licencijomis, kvotomis ir kt.

b) Darbo:

i) bendras trūkumas,

ii) tam tikrų kategorijų darbo jėgos trūkumas automatinėms mašinoms.

c) gamykla:

i) Nepakankamas pajėgumas dėl kapitalo trūkumo, \ t

ii) vietos trūkumas,

iii) rinkų trūkumas;

iv) tam tikrų pagrindinių procesų, operacijų ar padalinių kliūtys.

d) Pardavimai:

i) maža rinkos paklausa;

ii) patyrusių pardavėjų trūkumas,

iii) nepakankama reklama dėl pinigų trūkumo.

e) Valdymas:

i) kapitalo trūkumas, politikos ribojimas;

ii) žinių trūkumas,

iii) neveiksmingi vadovai,

iv) nepakankamas produktų dizaino ir metodų tyrimas.

8. Veiklos lygio nustatymas:

Svarbu nustatyti įprastą veiklos lygį, kuris yra lygis, kurį galima pagrįstai tikėtis pasiekti. Šis lygis yra svarbus prognozuojant.

Geros biudžeto kontrolės sistemos pagrindai:

Geros biudžeto kontrolės sistemos reikalavimai yra šie:

1. Aukščiausio lygio vadovų parama. Biudžeto sudarymas turi būti visapusiškai remiamas aukščiausio lygio vadovų bendradarbiavimu.

2. Organizacinio tikslo kiekybinis nustatymas:

Organizacijos tikslai turėtų būti aiškiai išreikšti ir kiekybiškai įvertinti.

3. Atsakomybės centro sukūrimas:

Visa organizacija turėtų būti suskirstyta į skyrius ir poskyrius, kuriuose kiekvienam iš jų aiškiai priskiriamos pareigos ir atsakomybė.

4. Organizacijos tikslų suskirstymas:

Organizaciniai tikslai turi būti suskirstyti į funkcinius tikslus. Funkciniai tikslai turėtų būti suderinti su bendrais organizaciniais tikslais.

5. Reali:

Biudžetas turėtų būti realus. Ji turėtų atspindėti tikslus, kuriuos galima pasiekti.

6. Dalyvavimas:

Už biudžeto vykdymą atsakingi asmenys turėtų dalyvauti biudžeto rengime.

7. Biudžeto komitetas:

Turėtų būti įsteigtas biudžeto komitetas, sudarytas iš biudžeto direktoriaus, vykdomojo direktoriaus ir įvairių organizacijos padalinių vadovų. Atsakomybė už biudžeto parengimą ir įgyvendinimą turėtų būti patikėta biudžeto komitetui.

8. Apimtis:

Biudžeto sudarymas neturėtų būti dalinis - jis turėtų apimti visus organizacijos veiklos etapus. Be to, biudžeto sudarymas turėtų būti nuolatinis pratimas.

9. Tinkama apskaitos sistema:

Turi būti sukurta veiksminga finansinės ir sąnaudų apskaitos sistema, kad būtų galima registruoti ir teikti reikiamą informaciją vadovybei.

10. Aiškiai apibrėžta organizacija:

Siekiant vykdyti biudžetą taip, kad būtų užtikrinta maksimali nauda, ​​turi būti sukurta gera organizacija.

11. Biudžeto mokymas:

Visi priežiūros darbuotojai, dirbantys ant grindų, turėtų būti mokomi naudotis sistema. Šiuo tikslu būtina, kad biudžeto direktorius glaudžiai bendradarbiautų su priežiūros darbuotojais ir aptartų su biudžetu susijusias problemas.

12. Lankstumas:

Turėtų būti galimybė atlikti sistemos pakeitimus.

13. Ataskaitų teikimo sistema:

Veiksminga biudžeto sudarymo sistema reikalauja, kad periodinės ataskaitos būtų lyginamos su biudžetu ir faktiniais rezultatais. Tai padės vadovybei imtis taisomųjų veiksmų tose srityse, kurios neveikia gerai.

14. Operacijos išlaidos:

Biudžeto sistema neturėtų kainuoti daugiau, nei verta.

Biudžeto kontrolės privalumai:

Biudžeto kontrolės sistemos privalumai yra šie:

1. Biudžetas vadovams vadovauja planuojant ir formuojant politiką ir priverčia juos galvoti apie tai.

2. Ji aiškiai apibrėžia susirūpinimą keliančius tikslus ir politiką.

3. Jis verčia valdymą visais lygmenimis dalyvauti nustatant tikslus ir tikslus.

4. Jis pagerina komunikacijos kokybę. Įmonės tikslai, biudžeto tikslai, planai, įgaliojimai ir atsakomybė bei planų įgyvendinimo procedūros yra aiškiai parašytos ir per biudžetą perduodamos visiems susirūpinimą keliantiems darbuotojams.

5. Jis padeda koordinuoti, integruoti ir subalansuoti įvairių departamentų pastangas, atsižvelgiant į bendruosius susirūpinimą keliančius tikslus. Tai užtikrina departamentų darną.

6. Tai palengvina įgaliojimų perdavimą. Tai taip pat paaiškina kiekvieno vadovo, kuris gali būti atskaitingas, atsakomybę, jei tikslai nėra pasiekti.

7. Tai suteikia galimybę įvertinti kiekvieno susirūpinimą keliančio asmens veiklos rezultatus. Palyginus faktinį našumą su tiksliniu našumu, kaip nustatyta biudžete, ji padeda nustatyti silpnąsias susirūpinimą keliančias sritis ir pabrėžia būtinybę imtis korekcinių veiksmų, kad būtų pašalintas silpnumas.

8. Jis užtikrina išteklių prieinamumą laiku ir pašalina darbo jėgos ir medžiagos švaistymą.

9. Tai padeda optimizuoti įmonės išteklių naudojimą - tiek kapitalą, tiek žmogų. Ji padeda nukreipti visas įmonės pastangas į pelningiausius kanalus.

10. Jis ugdo pelningumą ir sąmoningumą.

11. Jis didina darbuotojų produktyvumą įtraukiant juos į planų ir politikos formavimą, suderindamas darbuotojų tikslus su organizacijos tikslais ir skatindamas geresnius rezultatus.

12. Tai leidžia vadovybei sutelkti dėmesį į svarbias veiklos sritis per biudžeto ataskaitą. Taigi, tai palengvina valdymą išimties tvarka, taigi taupo vadovybės laiką ir energiją.

13. Jis vertina efektyvumą ir taip leidžia vadovybės savęs vertinimą.

14. Jame nurodoma, kur valdymo politika klysta ir kodėl, ir yra pagrindas keisti ar pakeisti politiką.

Biudžeto kontrolės apribojimas:

Pagrindiniai biudžeto kontrolės apribojimai yra šie:

1. Biudžeto plano sėkmė priklauso nuo įvertinimų tikslumo. Apskaičiavimai grindžiami faktais ir valdymo sprendimais. Vadovavimas gali nukentėti nuo subjektyvumo ir asmeninių šališkumo. Taigi biudžeto sudarymo efektyvumas priklauso nuo vadovavimo sprendimų kokybės.

2. Biudžeto programa turėtų būti dinamiška, ją galima pritaikyti prie besikeičiančių aplinkybių. Jei biudžete nustatyti standartai tampa nelanksti, gali būti neleidžiama nukrypti dėl pasikeitusių sąlygų, nepriklausančių nuo valdymo. Biudžetai, kurie nėra persvarstyti atsižvelgiant į besikeičiančias aplinkybes, praranda daug jų svarbos.

3. Biudžeto kontrolės sėkmė priklauso nuo entuziastingo visų valdymo lygių dalyvavimo. Tačiau sunku užtikrinti visapusišką visų susirūpinimą.

4. Biudžeto sudarymas yra valdymo priemonė, kaip valdymo būdas, bet ne pats valdymas. Norėdami gauti geriausius rezultatus, vadovybė turėtų naudoti biudžetą kartu su kitais vadybos metodais. Taigi biudžeto sudarymas padeda valdyti, jis negali pakeisti valdymo.

5. Biudžeto sudarymas reikalauja, kad būtų įdarbinti specializuoti darbuotojai, ir tai tampa taip brangu, kad mažų susirūpinimą keliančių klausimų negalima leisti priimti.

6. Biudžeto sudarymas sumažins darbuotojų moralę ir našumą, jei bus nustatyti nerealūs tikslai ir jei jis bus naudojamas kaip spaudimo priemonė.