Verslo komunikacijos kliūtys

Perskaitykite šį straipsnį, kad sužinotumėte apie verslo komunikacijos kliūtis. Perskaitę šį straipsnį, sužinosite apie: 1. Verslo komunikacijos kliūčių reikšmę 2. Svarbios verslo komunikacijos kliūtys 3. Įveikimo būdai.

Verslo komunikacijos kliūčių reikšmė:

Komunikacijos svarbą šiuolaikiniame versle vargu ar galima pabrėžti.

Štai kodėl vadovai paprastai praleidžia nemažą laiko dalį bendrauti su kitais.

Tačiau komunikacija ne visada yra tokia pat veiksminga, kaip turėtų būti. Tyrimai parodė, kad beveik 75% visų verslo komunikacijų nepasieks norimo rezultato. Tam tikros išorinės ir vidinės jėgos trukdo susisiekimui. Jie nutraukia arba blokuoja ryšį arba užkerta kelią tarpusavio supratimui.

Komunikacija gali būti neaiški ir blogai išreikšta. Jis gali patirti dėl nepakankamo aiškumo ar prasto išlaikymo. Kliūtys tarp žmonių neatlieka visų ryšių, o veikia kaip filtras, leidžiantis kai kuriuos ryšius, bet sulaikyti kitus, todėl komunikacija yra netinkama.

Komunikacijos neklausymas yra lėtinė problema. Daugelis komunikacijų negauna jų nusipelno dėmesio. Šie ryšių kanalų suskirstymo apribojimai arba priežastys vadinami „ryšių barjerais“.

Svarbios verslo komunikacijos kliūtys:

Bendravimui trukdo įvairios kliūtys.

Jie gali būti skirstomi į tris kategorijas:

A) Išorinės kliūtys,

(B) organizacinės kliūtys; ir

(C) Asmeninės kliūtys.

Visos šios komunikacijos kliūčių rūšys paaiškintos toliau:

[A] Išorinės kliūtys:

Išorinės verslo komunikacijos kliūtys gali būti tokios formos:

1. Semantinės kliūtys:

Žodžiai ir simboliai, naudojami bendraujant su faktais ir jausmais, gali turėti įvairių reikšmių. Skirtingi žmonės tą patį pranešimą interpretuoja skirtingai, atsižvelgiant į jų išsilavinimą, patirtį, socialinę ir kultūrinę aplinką ir pan. Siuntėjo kalba gali būti suprantama. Taigi žodžiai ir simboliai kartais nepateikia tikrųjų reikšmių.

2. Emocinės ar psichologinės kliūtys:

Emociniai ar psichologiniai veiksniai yra pagrindinės kliūtys asmeniniam bendravimui.

Toliau pateikiamos kai kurios emocinės kliūtys:

i. Nepastebėjimas:

Tai viena iš pagrindinių lėtinių psichologinių kliūčių. Kai imtuvas nemato visiško dėmesio šiam pranešimui, komunikacija tampa neveiksminga. Asmuo gali būti iš anksto užimtas kitais svarbiais klausimais, arba pranešimas gali būti neįdomus arba prieštaraujantis jo lūkesčiams.

Tai gali sukelti nepakankamą dėmesį. Dažnas reiškinys, kad žmonės tiesiog nesugeba reaguoti į biuletenius, pranešimus, protokolus ir ataskaitas.

ii. Perceptual Barrier:

Kiekvienas asmuo turi konkrečias interesų sritis. Taigi, jis gali išgirsti, skaityti ar pamatyti tą pranešimo dalį, kuri jam yra naudinga. Žmonės mato, ką nori matyti, ir laiko ją realybe. Kai kurie asmenys interpretuoja pranešimą savo požiūriu, kuris gali būti klaidinantis, taigi suvokimas veda į nesąmoningai pranešimo filtravimą.

iii. Praradimas perduodant ir blogai išlaikant:

Kai komunikacija vyksta per įvairius organizacijos kanalus, nuosekliai perduodami tos pačios žinutės. Sakoma, kad kalbant apie žodinius pranešimus, kiekviename transliavime prarandama apie 30% informacijos.

Blogas informacijos išsaugojimas vėl yra blogas. Mokslininkai parodė, kad darbuotojai išlaiko tik apie 50% informacijos, o priežiūros institucijos - apie 60%.

iv. Išankstinis vertinimas:

Bendravimas trukdomas, kai imtuvas vertina pranešimą prieš gaunant visą informaciją. Keletą kartų vadovai pradeda vertinti informaciją prieš pasiekdami tinkamą supratimą. Sprendimas priimamas prieš žinant visus faktus. Toks išankstinis vertinimas paprastai stabdo laisvą informacijos srautą ir supratimą bei iškraipo komunikaciją.

v. Nepagrįstas pasitikėjimas rašytiniais žodžiais:

Rašytiniai žodžiai nepakeičia patikimų santykių. Rašytinis pranešimas negali paaiškinti tvarkos, procedūros ar direktyvos tikslo. Rašytiniame komunikate dažnai pasakojama, ką reikia padaryti, bet ne kodėl tai turėtų būti padaryta, ir trūksta įtikinamos kokybės.

Be to, rašytinis ryšys gali būti didesnis už skaitytojo supratimo lygį, taip pat nesugebėjimas nustatyti atsako į bendravimą. Taigi rašytinės žiniasklaidos priemonės turi būti laikomos papildančiomis produktyvius santykius.

vi. „Communicator“ nepasitikėjimas:

Tai kyla iš visų netinkamų sprendimų ar nelogiškų komunikatoriaus sprendimų. Pakartotinė tokio pobūdžio patirtis palaipsniui sąlygoja, kad imtuvas vėluoja veikti arba veikti nepagrįstai, todėl komunikacija yra nesėkminga, nors, matyt, ji baigta.

vii. Nepranešimas:

Tai gana priimtinas faktas, kad vadovai dažnai neperduoda reikiamų pranešimų. Tai gali būti dėl to, kad komunikatorius yra tingus, arba dėl jo klaidingos prielaidos, kad visi jį žino.

[B] Organizacinės kliūtys:

Pagrindinės organizacinės kliūtys gali būti tokios:

i. Organizacinė politika:

Bendra organizacinė politika, susijusi su komunikacija, yra bendras kiekvienos organizacijos vadovas, kaip paprastai tikimasi, kad jis elgsis šiuo klausimu.

Ši politika gali būti aiški raštiška deklaracija, arba ji turi būti aiškinama iš organizacijos narių, visų pirma žmonių, elgesio. Jei ši politika nepalaiko bendravimo srauto skirtingomis kryptimis, komunikacijos srautas nebūtų sklandus ir tinkamas.

ii. Būsenos santykiai:

Oficialioje organizacinėje struktūroje pranašesni santykiai gali trukdyti laisvai ir dažnai bendrauti, ypač aukštyn. Vadybininkas negali bendrauti, kad pavaldintų savo trūkumus. Pavaldiniai negali laisvai kalbėti su vadovais.

Jie perduoda tik tai, ką norėtų išgirsti viršininkai, ir sulaikyti nemalonius faktus. Jie gali pranešti savo viršininkams tik tuos dalykus, kuriuos jie tikisi, kad pastarieji juos įvertintų. Kai pavaldinis nepasitiki savo viršininku, bendravimas tampa mažiau veiksmingas.

iii. Organizacinės taisyklės ir nuostatai:

Organizacinės taisyklės ir nuostatai daro įtaką bendravimo srautui, nurodydami perduodamą dalyką ir tokio ryšio kanalą. Taisyklės gali apriboti tam tikrų pranešimų srautą ir gali palikti daug svarbių.

Kita vertus, ryšys per tinkamą kanalą nustatytu būdu, numatytas šiose taisyklėse, jį vėluoja ir veikia prieš asmenų norą perduoti pranešimą. Ši kliūtis stipriai veikia Indijos viešojo sektoriaus įmonėse, kuriose taisyklių ir taisyklių laikymasis yra griežtas.

iv. Organizacijos struktūros sudėtingumas:

Organizacijoje, kurioje yra keletas valdymo lygių, filtravimo taškų skaičius yra daug. Dėl šios priežasties komunikacijos procesas vėluoja ir padidėja komunikacijos iškraipymo galimybė. Tai labiau pasakytina apie aukštesnįjį ryšį, nes pavaldūs darbuotojai paprastai nenori perduoti neigiamos kritikos nei pačių, nei jų vadovų.

Kuo sudėtingesnė organizacinė struktūra, tuo sunkiau užtikrinti, kad teisinga informacija tinkamu laiku per teisingą laikmeną būtų perduodama teisingam asmeniui.

v. Organizacinės priemonės:

Organizacinės priemonės, skirtos sklandžiam, adekvačiam, aiškiam ir savalaikiam informacijos srautui, gali būti įvairių formų, pvz., Susitikimų, konferencijų, skundų dėžutės, pasiūlymų dėžutės, socialinės ir kultūrinės informacijos rinkimo ir kt. veiksmingai bendrauti.

vi. Informacijos perkrova:

Vadybininkai perkrauna informaciją iš įvairių šaltinių. Jie ne visada gali reguliuoti informacijos srautą. Dėl to sumažėja komunikacijos efektyvumas. Jie gali ignoruoti arba netinkamai interpretuoti kai kuriuos pranešimus. Laiko spaudimas taip pat gali sukelti bendravimo problemą.

[C] Asmeninės kliūtys:

Kadangi komunikacija iš esmės yra tarpasmeninis procesas, taip pat yra keletas asmeninių veiksnių, atsakingų už komunikacijos blokavimą.

Asmeninės kliūtys gali būti išvardytos taip:

1. Kliūtys vadovams:

Vadovų vaidmuo ryšių srityje yra labai svarbus. Dėl savo hierarchinių santykių su pavaldiniais jie veikia kaip kliūtys įvairiais toliau aptartais būdais:

i. Vyresniųjų požiūris:

Vyresniųjų požiūris į bendravimą apskritai arba bet kuria konkrečia kryptimi daro įtaką pranešimų srautui skirtingomis kryptimis. Jei šis požiūris yra nepalankus, yra didesnė tikimybė, kad pranešimai nepavyks tinkamai ir (arba) į viršininkus.

ii. Baimė iššūkiui valdžiai:

Asmuo organizacijoje visada stengiasi gauti aukštesnę poziciją ir prestižą. Vadybininkai paprastai stengiasi nesuteikti informacijos, kuri eina iš eilės arba eina aukštyn, nes dažnai informacijos perdavimas gali atskleisti jų silpnumą.

iii. Pasitikėjimo pavaldiniais nepakankamumas:

Vyresnieji paprastai suvokia (teisingai ar kitaip), kad jų pavaldiniai yra mažiau kompetentingi ir mažiau pajėgūs, jie negali patarti savo vadovams arba jie gali neturėti tam tikros informacijos.

iv. Laiko trūkumas:

Vyresnieji jaučia, ar jie teisingi, ar kitaip, kad jie yra pernelyg apsunkinti darbu, ir jie turi mažai laiko kalbėti su savo pavaldiniais.

v. Sąmoningumo stoka:

Kartais viršininkams gali trūkti supratimo apie komunikacijos naudingumą ir reikšmę įvairiomis kryptimis apskritai arba konkrečiu dalyku. Tokiu atveju komunikacija Kaip užblokuota.

vi. Nepaisymas komunikacijos:

Kartais viršininkai - sąmoningai ir sąmoningai ignoruoja savo pavaldinių bendravimą, kad išlaikytų jų svarbą. Tai veikia nuo pavaldinių noro bendrauti.

2. Kliūtys pavaldiniuose:

Vertikalus bendravimas bet kuria kryptimi gali vykti tik tada, kai pavaldiniai taip pat aktyviai dalyvauja šiame procese. Pavaldiniai turi įvairių veiksnių, kurie neigiamai veikia tokį aktyvų dalyvavimą.

Kai kurie iš jų paminėti toliau:

i. Nenoras bendrauti:

Kartais pavaldiniai nepraneša tam tikros informacijos, nes jie nenori to daryti. Jei pavaldinis mano, kad jam gali būti daromas neigiamas poveikis pateikiant tam tikrą informaciją savo viršininkui, jis / ji nebūtų pasirengęs ją pateikti.

Informacija, kuri keliaujama, yra naudojama kontrolės tikslais, o pavaldiniai nebūtų pasirengę suteikti savo viršininkams informacijos apie bet kokį nepalankų įvykį. Jei yra kokių nors prievartų bendrauti, jie pakeistų informaciją taip, kad būtų apsaugoti jų pačių interesai.

ii. Tinkamos paskatos stoka:

Motyvacijos nebuvimas bendrauti taip pat susilaiko nuo pavaldinių perdavimo. Jei naujasis pavaldinio pasiūlymas nekeltų viršininkų dėmesio, jis neperduos.

Verslo ryšių kliūtys pateikiamos diagramoje taip:

Komunikacijos kliūčių įveikimo būdai:

Atsižvelgiant į veiksmingo bendravimo svarbą sėkmingai veikiančiai verslo organizacijoms, vadovams labai svarbu įveikti įvairias kliūtis bendravimui. Nors gali būti neįmanoma visiškai pašalinti ryšio kliūtis, tačiau tinkami valdymo veiksmai šioje srityje gali sumažinti jų poveikį.

Siekiant išvengti ryšio kliūčių, siūlomi šie metodai:

1. Visa informacija:

Kad komunikacija taptų veiksminga, visų pirma būtina, kad komunikatorius visiškai ir aiškiai žinotų, ką jis ketina bendrauti.

2. Abipusis pasitikėjimas:

Komunikacija yra skirta priimti ir norimus veiksmus. Toks priėmimas labai priklauso nuo pasitikėjimo ir pasitikėjimo komunikatoriaus motyvais ir nuoširdumu. Jei trūksta pasitikėjimo, komunikacija neatitiks laukiamų rezultatų.

Taigi būtina, kad organizacijoje būtų sukurta pasitikėjimo ir pasitikėjimo aplinka. Tai paskatins žmones sąžiningai bendrauti tarpusavyje.

3. Tinkama kalba:

Ryšių kalba turėtų būti tokia, kad ją būtų galima lengvai suvokti gavėjas. Tinkamiausiam bendravimui turėtų būti naudojami populiariausi simboliai, aiški ir tiksli kalba.

4. Tarpasmeniniai santykiai:

Tarp vadovų ir pavaldinių turi būti sukurti tinkami tarpasmeniniai santykiai, kad pastarieji galėtų jaustis laisvai ir atvirai perduoti visą ir teisingą informaciją. Vyresnieji turi įvertinti naudingą kritiką ir naudingus patarimus.

5. Tinkamo kanalo pasirinkimas:

Vadybininkai turi būti pakankamai kompetentingi, kad pasirinktų tinkamiausią pranešimų siuntimo kanalą. Sudėtingam pranešimui siųsti turėtų būti naudojamas turtingas kanalas, pvz., Akis į akį. Kita vertus, laiškai, laiškai ar elektroninis paštas gali būti naudojami įprastiniams pranešimams siųsti, nes nėra jokios nesusipratimo galimybės.

6. Abipusis supratimas:

Labai svarbu, kad tiek siuntėjai, tiek gavėjai dėtų visas pastangas, kad suprastų vienas kito požiūrį. Suprasdami kitų perspektyvas, pastabos gali būti klasifikuojamos, suprantamas suvokimas ir išlaikomas objektyvumas.

7. Komunikacijos empatija:

Veiksmingo bendravimo būdas yra jautrumas gavėjo poreikiams, jausmams ir suvokimui. Komunikatorius turėtų perduoti pranešimą taip, kad nebūtų pakenkta imtuvo emocijoms ir jausmams. Kai pranešimo siuntėjas žiūri į problemas iš gavėjo požiūrio, galima išvengti daugelio nesusipratimų.

8. Dvipusis ryšys:

Komunikacija yra dvipusis procesas. Dvipusis bendravimas duoda du protus - tai yra pagrindinė bet kokio bendravimo dalis. Tai apima nuolatinį dialogą tarp pranešimo siuntėjo ir gavėjo. Aukštesnysis ryšys organizacijoje gali tapti realybe ir veiksmingas, jei tai pripažįstama.

9. Žodžių su veiksmais palaikymas:

Pats įtikinamiausias bendravimas nėra tai, ką jūs sakote, bet ką darote. Vadybininkai turi įsitikinti, kad jų veiksmai palaiko komunikacijos procesą. Tai užtikrins komunikacijos rimtumą.

10. Pavyzdžiai ir vaizdinės priemonės:

Norint nustatyti komunikacijos idėją imtuvo mintyse, atitinkamose situacijose gali būti naudojami tinkami pasakojimai ir žodiniai vaizdai, kad suprastų imtuvą. Be to, vizualiosios priemonės per diagramas ir diagramas gali būti naudingos norint pabrėžti tam tikrus taškus ar idėjas, kurias gali būti sunku tinkamai aprašyti žodžiais.

11. Geras klausymasis:

Kruopščiai klausytis būtina norint efektyviai bendrauti. Šiuo procesu ne tik suteikiama galimybė kitiems kalbėti, bet ir kaupti naudingą informaciją tolesniems ryšiams. Koncentruodamas į aiškią ir netiesioginę kalbėtojo reikšmę, vadybininkas gali geriau suprasti, kas pasakyta.

12. Reagavimo atidėjimas:

Tai yra gera praktika, kai veiksmingas bendravimas neturi įtakos tiesioginiam pirmojo įspūdžio reagavimui. Dėl skubios reakcijos dažnai ignoruojamas tikrasis bendravimo ir patirties poveikis, o patirtis rodo, kad gavėjo veiksmų vėlavimas padeda suprasti numatomą komunikato reikšmę.

13. Strateginis neformalaus bendravimo naudojimas (Grapevine):

Vadybininkas turėtų naudoti neformalius bendravimo kanalus, kad papildytų oficialią ryšių sistemą. Šiuo tikslu jis turi suprasti neoficialius ryšių tinklus ir protingai panaudoti, kad užpildytų oficialių ryšių kanalų spragas.

14. Vertinimas:

Turėtų būti nuolatinė komunikacijos srauto skirtingomis kryptimis vertinimo programa. Tai išryškintų šios srities problemas, nustatytų jų priežastis ir taip sudarytų sąlygas priimti tinkamus taisomuosius veiksmus. Vyresnysis pareigūnas neturėtų greitai įvertinti informacijos, prieš ją tinkamai suprasdamas.