Saugumo sistema biure

Šiame straipsnyje pateikiamas glaudus biuro saugumo sistemos vaizdas.

Tarnybos saugumo reikšmė:

Apsauga reiškia apsaugą, suteikiamą tam tikriems identifikuojamiems, materialiems daiktams ar kūnui. Ši apsauga suteikiama tam, kad būtų išvengta kūno elemento sabotažo ar šnipinėjimo.

Saugumas tampa svarbiu valdymo aspektu dėl:

1. Įsibrovėlių pažeidžiamumas biure ir

2. Įsteigus naujas technologijas ir įdiegus šiuos naujus technologinius instrumentus biure, naujų gaminių dizainui didėja pagunda pramoniniam šnipinėjimui.

Saugumo principas:

Saugumas turi dviejų tipų diapazonus, o planavimas taip pat priklauso nuo šių dviejų tipų diapazonų.

Yra principų, kurie reguliuoja tiek principų tipus, tačiau šie bendrieji principai yra šie:

1. Priežiūros principas:

Būtina prižiūrėti, ar tinkamai atlikti saugumo uždaviniai. Kasdien turi būti atliekama priežiūra, kad būtų galima patikrinti, kas vyksta organizuojant darbą kasdien.

2. Apsaugos išlaidos:

Tačiau būtinas saugumas; išlaidų kontrolė yra svarbus veiksnys. Pernelyg maža saugumo kaina trukdo vidaus apsaugai biure ir pernelyg didelė kaina taip pat nėra patartina. Prieš priimdama sprendimą dėl sąnaudų faktoriaus, biuras turėtų imtis ilgalaikio ir trumpalaikio saugumo planavimo.

3. Komunikacijos būdas ir būdai:

Nepriklausomai nuo saugumo sistemos, tai neturėtų kliudyti organizacijos darbuotojų bendravimo stiliui ir būdams. Ryšys kaip ryšys su saugumo sistema ir geras bet kurios biuro sistemos ryšys taip pat slopina saugumą.

4. Paprasta saugumo praktika:

Kiekvienai tarnybai būtina ir būtina, kad darbuotojai suprastų saugumo svarbą. Biuro personalo saugumui skirtas saugumo principas ir forma turėtų būti paprasti ir lankstūs, kad kiekvienas darbuotojas turėtų suprasti tą patį ir patys laikytis. Apsaugos poreikis priklauso nuo biuro paprastumo ar sudėtingumo, tačiau įgyvendinimas priklauso nuo to, ar jis naudojamas, atsižvelgiant į verslo pobūdį.

5. Pakankamas ir skubus:

Saugumas priklauso nuo skubumo ir tinkamumo. Nepriklausomai nuo to, kokia saugumo forma turi būti įgyvendinta, reikia atsižvelgti į departamentą, kuriam reikalinga saugumo sistema, ir į asmenį, kuriam jis reikalingas.

Saugumo planavimas:

Kaip ir bet kuri kita naujoji koncepcija arba naujas dalykas, kuris turi būti įgyvendintas biure, prieš įgyvendinant juos saugumo srityje turi būti planuojamas saugumas. Niekas negali sustabdyti vagio ar pašalinio patekimo į tarnybą, tačiau galima tikrai padaryti žingsnį, kad patikrintumėte naują atvykimą biure. Būtent čia rūpestingas saugumo planas bando sumažinti riziką ir net jas pašalinti.

1. Darbuotojų samdymas:

Darbuotojai gali būti įdarbinti organizacijos viduje, kad būtų galima žiūrėti į saugumo sistemą, arba su išorės agentūra gali būti susisiekta, kad būtų parengtas jų apmokytas personalas.

2. Komiteto sudarymas:

Siūloma įsteigti komitetą, kuriame pats Biuro vadybininkas būtų tas pats. Skyriaus vadovai gali būti įtraukti į sistemą, jei reikia. Šio komiteto uždavinys galėtų būti saugumo sistemos sukūrimas, atsižvelgiant į organizacijos paklausą, nustatyti asmens įgaliojimus ir atstovavimą tam tikslui, taip pat tirti problemas.

3. Sistemos komunikacija:

Komitetas, kuris suformuluoja saugumo planą, turėtų pranešti apie sistemą, suprojektuotą kiekvienam organizacijos nariui, kad būtų prašoma jų patvirtinimo, ir pasiūlymus, jei tokių yra.

4. Informacijos ir nuomonių ieškojimas, jei yra:

Komitetas turėtų ieškoti informacijos apie tinkamai sukurtą formą iš saugumo reikalavimų įvairiems tikslams įvairiuose departamentuose.

5. Saugumo plano ar sistemos formulavimas:

Saugumo planas turi būti parengtas remiantis informacija ir organizacijos poreikiu.

6. Sistemos formulavimas:

Turėtų būti suformuota sistema, kuri turėtų būti grindžiama reakcijos ir pasiūlymo gavimo pagrindu, pateikiant išsamią informaciją apie tai, kaip visas saugumas buvo integruotas į organizacijos struktūrą, kaip sistema turėtų būti atgaivinta ir kaip ji turėtų būti integruota į išdėstymą ir tt

Saugumo praktika:

Kalbant apie saugumo sistemą, kai ji įgyvendinama, verta paminėti šiuos dalykus:

1. Įspėjimo sistemos naudojimas:

Visada tur ÷ tų būti naudojamas arba turi būti signalo lemputė arba apsaugos sistema. Kai kyla pavojus, signalizacijos varpas turėtų skambėti mirksintis pranešimu apie tam tikras problemas, susijusias su sistema.

2. Identifikavimas pagal įrašą:

Leidimai turėtų būti perduoti į tarnybą atvykusiems žmonėms. Baigę darbą, jie turėtų gauti patikrinimus ir patvirtinti valdžios institucijas, su kuriomis jie susitinka biure. Identifikavimo leidimas turėtų būti išduotas kiekvienam darbuotojui, kad jis būtų tinkamai identifikuotas. Tai yra būtina sąlyga bet kuriai tarnybai.

3. Saugaus grynųjų pinigų skyriaus padėties nustatymas:

Tai įprasta įprotis, kad bet kuris įsibrovėlis, kuris įeina į tarnybą su pirmenybiniu ketinimu, pirmiausia atakuoja grynųjų pinigų skyrių ir atsikratyti grobio. Grynųjų pinigų skyrius turi būti įrengtas labai saugioje pastato dalyje, o įėjimas į šią pastato dalį turėtų būti ribojamas.

Kai grynųjų pinigų skyrių neįmanoma apsaugoti, turėtų būti parengtas barikadas, kad kasininkas ir grynieji pinigai būtų įdėti į įprastą kasos skyriaus veikimą.

Mokymas ir drausmė saugumo srityje:

Norint išlaikyti tinkamą apsaugos sistemą biure, nereikia labai vietinio ar techninio metodo. Kiekvienas darbuotojas turi suprasti saugumo poreikio svarbą, ir jie turės būti atitinkamai apmokyti.

Reikia paminėti keletą taškų:

1. Kiekvienam darbuotojui turėtų būti pasakyta, kad daugiau nekalbate apie organizaciją ar jos skyrių, apie departamente vykdomą veiklą. Jei darbuotojas nesutinka, departamentas ir organizacija turėtų rimtai vertinti darbuotojo veiklą.

2. Per pietus, kavą ar arbatos pertrauką kiekvienas darbuotojas turi įdėti į savo stalčius visus savo failus, popierius, raštinės reikmenis ir pan. galimybė sugadinti biuro įrašus.

3. Apsilankantys mechanikai ir inžinieriai gali kelti pavojų saugumui, nes jie gali laisvai patekti į daugumą skyrių, kuriuose laikomi biuro aparatai, ir jie gali susipažinti su vertinga konfidencialia informacija.

4. Biuro dokumentai turėtų būti tinkamai klasifikuojami ir jiems turi būti suteikta prieiga prie jų.

5. Konfidencialius dokumentus, tvarkomus viršutiniame biuro vadovo ir konfidencialiuose darbuose, turėtų tvarkyti tik tie darbuotojai, kurie yra atsakingi už saugumą.

6. Visi dokumentai, kurie yra net mažiau svarbūs, turėtų būti sunaikinti biure. Sunkūs nutekėjimai vyksta fotokopijavimo skyriuje arba kopijavimo mašinos skyriuje. Visa sugadinta kopija turi būti sunaikinta.

Kompiuterio saugumas:

Kompiuteriai pradėjo populiarėti mūsų šalyje, nes dauguma didžiųjų organizacijų pradėjo jas naudoti. Pramonės pažangiosiose šalyse didelis dėmesys skiriamas kompiuterių saugumui, nes kompiuterių duomenų apdorojimas yra pažeidžiamas tiems, kurie nori ją sugadinti ar sunaikinti. Artimiausiais metais centrinė kompiuterių salė gali būti visos organizacijos saugumo tikslas.

Kompiuterių saugumo pažeidimas:

Yra dvi priežastys, dėl kurių buvo pažeisti kompiuteriai:

1. Išorinė priežastis:

Išorinė priežastis gali būti dėl gamtos nelaimės.

2. Vidinė priežastis:

Vidinė priežastis gali būti dėl darbuotojo aplaidumo, darbuotojo nusikaltimo ar darbuotojo nesugebėjimo tinkamai dirbti su kompiuteriu. Gamtiniai pavojai gali būti dėl gaisro, vandens ar potvynių. Ugnis yra pagrindinė priežastis.

Siekiant užkirsti kelią gaisrui, reikia atsižvelgti į tai, kad kompiuterių kambaryje nėra cigarečių ar bidio. Kompiuterio patalpoje negalima laikyti degių gaminių. Be to, prieš patekdami į kompiuterių kambarį, kiekvienas turėtų pašalinti savo batus.

Kiek įmanoma, kompiuterių kabinetas turi turėti keletą gesintuvų. Taip pat biuro failai ir kt. Neturėtų būti laikomi nei kompiuterių salėje, nei kitoje vietoje, esančioje prie kompiuterių kambario, kad jis negalėtų užsidegti.