Kaip įveikti bendravimo kliūtis jūsų organizacijoje? - Atsakyta!

Vadovybei labai svarbu atpažinti ir įveikti kliūtis, trukdančias efektyviam komunikacijos darbui optimizuoti. Tai reikštų situacijų diagnozavimą ir analizę, tinkamų pranešimų projektavimą, tinkamų kanalų, skirtų šiems pranešimams perduoti, parinkimą, padedant pranešimų gavėjams teisingai dekoduoti ir interpretuoti pranešimus ir užtikrinti veiksmingą ir veiksmingą grįžtamojo ryšio sistemą.

Vaizdo mandagumo: routelanguageblog.files.wordpress.com/2013/02/mt-mr099.jpg

Kai kurie veiksmai, kurių galima imtis šiuo atžvilgiu, yra šie:

1. Atsiliepimai ir komunikacija:

Atsiliepimai padeda sumažinti nesusipratimus. Informacija perduodama tiksliau, kai gavėjui suteikiama galimybė paprašyti paaiškinimų ir atsakymų į visus klausimus apie pranešimą. Dvipusis ryšys, nors ir daugiau laiko, vengia nepasitikėjimo ir veda į pasitikėjimą ir atvirumą, kuris sukuria sveiką ryšį tarp siuntėjo ir gavėjo ir prisideda prie veiksmingo bendravimo. Aukštesnieji ryšiai stiprinami palaikant atvirą durų politiką ir suteikiant darbuotojams galimybes pateikti pasiūlymus, kuriuos vadovybė turėtų rimtai vertinti, pripažindama juos ir imdamasi atitinkamų veiksmų.

2. Gerinti klausymo įgūdžius:

Pasak Stuarto Chaseo, „klausymasis yra kita pusė kalbėjimo“ ir yra labai svarbi komunikacijos proceso dalis. Klausymas yra aktyvus psichikos procesas ir apima ne tik klausymą. Geri klausymosi įpročiai padeda geriau suprasti ir geri tarpusavio santykiai. Klausymas yra pripažinimas, kad gavėjas yra atsakingas už ryšių procesą. Kai kurios veiksmingos klausymo gairės yra šios:

a) Klausymas reikalauja visiško dėmesio garsiakalbiui. Neleisk, kad tavo protas klajotų arba nebebūtų susirūpinęs kažkuo kitu, kitaip jūs negalėsite suvokti visos žinios reikšmės.

b) Balso ir emocijų vartojama kalba turi būti tinkamai atsižvelgiama. Klausykitės jame esančių pranešimų turinio ir atsakykite į šiuos jausmus.

c) užduoti klausimus, kad išsiaiškintumėte tuos punktus, kurių nesuprantate, ir atsispindėkite kalbėtojui, kaip suprantate, kas buvo pasakyta.

d) Įsitikinkite, kad pokalbio metu nėra jokių išorinių pertraukų ir trukdžių.

e) Negalima vertinti pranešimo svarbos dėl savo ankstesnių santykių ir patirties su siuntėju arba dėl jūsų suvokimo apie jį, teigiamo ar neigiamo.

f) Negalima pereiti prie išvadų, kol pranešimas bus baigtas ir aiškiai suprantamas.

g) Apibendrinkite ir pakartokite pranešimą po to, kai jis du kartus įsitikins, kad pranešimo turinys ir tikslas yra.

3) plėtoti rašymo įgūdžius:

Aiškiai parašyti pranešimai gali padėti išvengti semantinių ir suvokimo kliūčių. Gerai parašyta informacija pašalina nesusipratimų ir klaidingo aiškinimo galimybę. Rašant pranešimus, būtų protinga priimti „KISS“ principą, kuris reiškia „Laikyti trumpą ir paprastą, tokiu būdu padarant prasmę kuo aiškesnį, kad būtų pasiektas norimas tikslas. Robert Degise siūlo keletą naudingų patarimų rašytiniame komunikate:

a) Laikykite žodžius paprastus:

Tai sumažins jūsų mintis į esminius dalykus ir pranešimą bus lengviau suprasti gavėjas. Pranešimas bus prarastas, jei žodžiai yra sudėtingi ir nesuteikia aiškumo vienai prasmei.

b) Negalima nugriauti sudėties taisyklių:

Nors gramatikos ir sudėties taisyklės turi būti laikomasi, jos neturėtų būti pirmenybės už galutinį komunikato tikslą.

c) Trumpai užrašykite. Naudokite kuo mažiau žodžių:

Nepamirškite išsamumo, bet išreiškite savo mintis, nuomones ir idėjas kuo mažiau žodžių.

d) Būkite konkretūs:

Neapibrėžtumas sunaikina tikslumą, dėl kurio nesusipratoma pranešimo ketinimų prasmė. Atitinkamai, būkite konkretūs ir tikslūs.

4) Venkite patikimumo spragų:

Bendravimas yra nuolatinis procesas, o komunikacijos tikslas yra išsamus ir tikslus supratimas, taip pat pasitikėjimo kūrimas tarp visų organizacijos narių. Vadinasi, vadovybė turi būti nuoširdi ir turėtų pasitikėti pavaldiniais. Valdymas turėtų ne tik būti jautrus darbuotojų poreikiams ir jausmams, bet ir pažadai turėtų būti paremti veiksmais.

Valdymo žodis turėtų būti toks pat geras kaip obligacija. Tik tuomet atsirastų įgimtos atmosferos, kuri sustiprintų komunikacijos procesą. Remiantis J. Lufto atliktais tyrimais, atvirumas ir pasitikėjimo atmosfera sukuria sveikus santykius ir uždaro patikimumo spragas, taip prisidedant prie bendravimo efektyvumo ir gerinimo.