Verslo komunikacijos kanalai: formalūs ir neoficialūs kanalai

Skirtingi ryšio kanalai yra: 1. Formalus ryšio kanalas 2. Neoficialus ryšio kanalas / Grapevine!

Bendravimas taip pat gali būti klasifikuojamas pagal ceremonijos ar formalumų laipsnį.

Taigi mes galime padalinti komunikaciją į dvi plačias kategorijas:

1. Oficialus ryšio kanalas:

Oficialus ryšių kanalas yra ryšio priemonė, kurią paprastai kontroliuoja organizacijos pareigūnai. Todėl ji taip pat buvo vadinama organizacijos „pagrindine veiklos komunikacijos linija“.

Visos ataskaitos, įrašai ir kitos formos, teikiančios darbo informaciją įvairioms organizacijos dalims, yra įtrauktos į oficialų ryšio kanalą. Šie ryšio kanalai neveikia automatiškai. Gera verslo organizacija užtikrins, kad jos būtų kruopščiai suplanuotos ir parengtos pagal jos poreikius.

Privalumai:

i) Efektyvus:

Oficialūs kanalai laikomi efektyvesniais ryšio kanalais. Su organizacijomis, kurios nuolat auga, formalūs kanalai padeda pašalinti komunikacijos proceso spragą. Tai yra lengvai prieinama priemonė pasiekti visus organizacijos kampus, kurie priešingu atveju būtų sudėtingi.

(ii) užkirsti kelią bogging:

Oficialiuose kanaluose taisyklės yra gerai išdėstytos. Pavyzdžiui, darbuotojas bendrauja su vadovu, vadovu su vadovu ir pan. Taigi, tik reikalinga informacija bus filtruojama ir išsiųsta į viršų. Tai neleidžia aukščiausio lygio vadovybei užkirsti kelią nesvarbiam informacijos (praktinių detalių) ir palieka laisvą didesniems sprendimams ir bendram valdymui.

iii) Geresnė stebėsena:

Organizacija gali sukurti oficialius kanalus, atitinkančius jos konkrečius poreikius. Tai gali padėti stebėti organizacinę veiklą. Ji gali užtikrinti, kad problemos būtų išspręstos be per daug laiko.

iv) Gera atmosfera:

Geras formalus bendravimo kanalas atspindi profesionalumą. Jie padeda konsoliduoti organizaciją. Jie taip pat kontroliuoja vadovaujančius darbuotojus.

Trūkumai:

(i) Laisvas informacijos srautas:

Oficialūs kanalai stabdo laisvą informacijos srautą. Formalumas reikalauja, kad informacijos srautas vyktų tik tam tikru maršrutu. Tai slopina natūralų informacijos srautą.

ii) Laikas:

Formalūs ryšio kanalai dažnai sukelia vėlavimus. Informacija negali tiesiogiai pasiekti asmenį, kuriam jis skirtas. Dažnai tai turės būti laikomas apvaliu formalaus maršruto, kuriame tarpinės nuorodos gali būti beprasmės. Todėl formalūs ryšio kanalai gali tapti daug laiko.

(iii) įtakoja sprendimų priėmimą:

Informacijos filtravimas ir stebėjimas žemesniais lygiais yra dviašmenis kardas. Nors jis turi savo privalumų, jis taip pat gali užkirsti kelią gyvybiškai svarbiai informacijai pasiekti aukščiausio lygio vadovybei. Tai gali pakeisti perspektyvą priimant sprendimus.

2. Neoficialus komunikacijos kanalas / Grapevine:

Neoficialus komunikacijos kanalas dažnai „neskatinamas“ arba „žiūrimas“ į „organizaciją, ir nėra oficialiai sankcionuotas. Jis populiariai vadinamas vynuogėmis. Taip yra todėl, kad ji veikia visomis kryptimis, nepriklausomai nuo oficialios struktūros.

Termino „vynuogė“ kilmė gali būti siejama su tuo, kaip botaninis vynmedis augo virš telegrafo laidų, todėl telegrafiniai pranešimai vyksta nenumatytomis kryptimis. Verslo gyvenime vynuogių egzistavimas yra skolingas žmogui.

Žmonės linkę laisvai ar lengvai kalbėti su savo draugais, kad ir kur jie būtų. Kartais jie jaučia poreikį atsikratyti būtinybės laikytis logikos ar tiesos.

Kai žmonės eina apie savo darbą, jie turi atsitiktinį pokalbį su savo draugais biure. Šie pokalbiai susiję su asmeniniais ir verslo klausimais. Dėl to atsiranda gandų malūnas, kuris yra vynuogė.

Grapevine yra skirstoma į keturias kategorijas:

Viena kryptis : kiekvienas pasakoja kitą.

Grupinė ar gandų grandinė: vienas žmogus pasakoja savo grupėje.

Tikimybių grandinė: kiekvienas atsitiktinai pasakoja žmonių.

Klasterio grandinė: kai kurie pasakoja pasirinktus kitus.

Grapevine tenkina socialinius narių poreikius, skatina atsipalaiduoti žmogaus santykius (iš dalies išlaisvinant fantaziją), padeda užpildyti galimus oficialaus bendravimo trūkumus ir susieja net tuos žmones, kurie nepatenka į oficialią pavaldumo grandinę.

Kitos vynuogių savybės:

i) tai labiau orientuota į žmones ir yra orientuota į klausimus.

ii) negali būti visiškai autentiškas ir patikimas.

(iii) vynuogių perdavimo srautai vyksta visomis organizacijos kryptimis.

(iv) Informacija apie vynuogių auginimą vyksta labai greitai.

v) jos atsakomybė negali būti nustatyta.

Veiksniai, lemiantys vynuogių auginimą:

Gandų malūnas tampa aktyvus, kai organizacijoje yra šie veiksniai:

i) Krypties trūkumo trūkumas, ypač krizės metu. Kuo daugiau netikrumo, tuo didesnė gausa.

ii) vadovybės sudarytos palankių darbuotojų grupės. Dėl to atsiranda nesaugumas tarp kitų darbuotojų, dėl to gandai.

(iii) Darbuotojų pasitikėjimo savimi stoka sukelia grupes. Šios grupės dažnai vykdo gandų malūnus.

Privalumai:

i) greitis:

Greitis yra pats svarbiausias šio ryšio kanalo požymis. Informaciją galima perduoti nepaprastai greitai, nes nėra oficialių kliūčių ir nėra sustojimo. Taigi gandas gali plisti kaip laukinė ugnis.

(ii) Atsiliepimai:

Grįžtamasis ryšys per šį kanalą yra daug greičiau nei formalus ryšio kanalas. Kanalas yra tarsi organizacijos impulsas. Reakcija į sprendimus, politiką, direktyvas ir kryptis dažnai pasiekia vadovus greičiau per šį kanalą nei per oficialų.

iii) Paralelinė funkcija:

Neoficialus kanalas neturi oficialios sankcijos, tačiau tai yra neišvengiama paralelė su oficialiu kanalu. Jis veikia kaip papildomas ryšio kanalas organizacijoje. Geras vadybininkai žinojo, kad jie naudoja neoficialų kanalą naudodamiesi informacija, kuri kitaip netinkama oficialiems kanalams.

iv) Palaikymo sistema:

Vynuogė yra neformali paramos sistema, kurią sukūrė organizacijos darbuotojai. Jis juos priartina ir suteikia jiems didžiulį pasitenkinimą.

Trūkumai:

i) mažiau patikima:

Vynuogių veislė yra mažiau patikima nei oficialus ryšio kanalas. Jis negali būti rimtai laikomas, nes jis susijęs tik su žodžiu. Todėl tikėtina, kad tai bus prieštaraujama.

ii) atrankinė informacija:

Neformalūs kanalai paprastai nepateikia visos informacijos. Todėl imtuvas negauna visos žinutės esmės. Neteisingai veikiantys asmenys ar interesai gali naudoti kanalą atrankinei informacijai perduoti.

(iii) sukuria problemų:

Vynuogių augintojas gali skatinti bėdą organizacijoje, nes nekontroliuoja siunčiamos, gautos, jos vaizdavimo ir suvokimo galimybės. Informacija iškraipoma. Vynuogė gali būti sinonimas melagingų ar laukinių istorijų skleidimui.

iv) Nuotėkis:

Informacija gali nutekėti netinkamu laiku. Sąvoka „atvira paslaptis“ organizacijoje dažnai gali būti siejama su tokiu nutekėjimu.