Biudžeto sudarymas: tikslai, funkcijos ir veiksniai

Biudžeto sudarymas: tikslai, funkcijos ir veiksniai!

Veiksminga biudžeto sudarymo sistema yra labai svarbi verslo įmonės sėkmei ir išlikimui. Be visiškai suderintos biudžeto sistemos, vadovybė negali žinoti, kokią kryptį verslas vykdo. Organizacijos, neplanuojančios planuoti, greičiausiai klajoja be galo ir galiausiai pasiduos dabartinių įvykių sūkuriui.

Biudžeto sudarymo tikslai ir funkcijos:

Biudžeto sudarymas padeda valdyti šiuos būdus:

Biudžetai komplikuoja planavimą:

Beveik visai verslo veiklai reikalingas tam tikras planavimas, siekiant užtikrinti efektyvų ir maksimalų ribotų išteklių naudojimą. Pirmasis žingsnis planuojant yra apibrėžti bendruosius įmonės tikslus ir uždavinius. Nustačius bendruosius tikslus, suformuluotos norimų tikslų įgyvendinimo strategijos ir parengiami preliminarūs tvarkaraščiai.

Biudžetas - tai išsamus siūlomų įvairių gamybos veiksnių, kurie per ateinančius laikotarpius yra pelningiausi, tvarkaraštis. Tai yra oficiali planavimo sistema, kuri numato konkrečius terminus, kad būtų pasiekti departamento tikslai ir prisidedama prie bendrų organizacijos tikslų įgyvendinimo. Biudžete yra numatomi veiklos rezultatai ir dabartiniai valdymo tikslai.

Šie tikslai nukreipia verslo veiklą ir padeda įveikti problemą bei analizuoti ateitį. Biudžeto sudarymas daro įtaką strategijoms, kurios paprastai keičiasi, jei pasikeičia sąlygos ar valdymo tikslai, pvz., Keičiant produktų linijas.

Biudžeto sudarymas perkelia organizaciją iš neformalaus, „reaktyvaus“ stiliaus į oficialų „aktyvų“ valdymo stilių. Todėl mažiau laiko praleidžiama sprendžiant nenumatytas problemas ir daugiau laiko skiriama pozityvioms priemonėms ir prevenciniams veiksmams.

Biudžetai gerina koordinavimą:

Koordinavimas yra valdymo funkcija, pagal kurią visi gamybos veiksniai ir visos departamento veiklos yra subalansuotos ir integruotos siekiant organizacijos tikslų. Biudžeto sudarymo procesas suteikia pagrindą asmenims visose organizacijos dalyse keistis idėjomis, kaip geriausiai pasiekti šiuos tikslus. Reikia koordinuoti gamybos ir pardavimo skyrius.

Gamybos vadovas turėtų užtikrinti tinkamą gamybą, kad būtų patenkintas numatomas pardavimo skyriaus poreikis. Savo ruožtu finansų vadybininkas turi užtikrinti pakankamus grynuosius pinigus, kad atitiktų didesnius gamybos reikalavimus. Pirkimo ir personalo vadovai turi žinoti gamyklos materialinius ir darbo reikalavimus. Biudžeto sudarymas verčia šių skirtingų funkcijų valdytojus informuoti apie savo planus ir koordinuoti savo veiklą.

Biudžetai padeda vadovybei koordinuoti šiuos būdus:

1. Gerai parengto plano buvimas yra pagrindinis žingsnis siekiant koordinavimo. Vykdytojai yra priversti galvoti apie santykius tarp atskirų operacijų ir visos įmonės.

2. Biudžetai padeda suvaržyti vadovų pastangas vykdyti imperiją. Biudžetai plėtoja individualų mąstymą, padedant pašalinti inžinierių, pardavimų ir gamybos pareigūnų sąmoningumą.

3. Biudžetai padeda ieškoti organizacinės struktūros trūkumų. Biudžeto formavimas ir administravimas išskiria bendravimo, fiksuotos atsakomybės ir darbo santykių problemas.

Biudžeto sudarymas užtikrina koordinavimą, kurio nevykdydami skirtingi organizacijos padaliniai gali veikti tokiu būdu, kuris būtų naudingas tik jų atskiriems padaliniams, bet ne visam tikslui. Pardavimų skyrius gali parduoti daugiau nei gamybos skyrius arba atvirkščiai.

Pardavimo skyrius gali galvoti tik apie kainą, gamybos vadybininkas gali būti susijęs tik su kokybe, pirkimų vadybininkas gali siekti pirkti dideliais kiekiais, kad pasinaudotų nuolaidų pranašumu, finansų vadybininkas turi pasirūpinti, kad būtų įvykdyti įsipareigojimai ir pasirūpinti, kad lėšos atitiktų didėjančius verslo reikalavimus. Biudžeto sudarymo procesas padeda pašalinti neatitikimus tarp kiekvieno skyriaus tikslų ir veiksmų ir suderina jų skirtumus, kad kiekvienas departamentas prisidėtų prie bendrų organizacijos tikslų.

Biudžetai pagerina bendravimą:

Veiksmingoje organizacijoje būtina, kad visi žmonės būtų informuojami apie tikslus, politiką, programas ir pasirodymus. Jie turėtų aiškiai suprasti tikslus ir uždavinius, kuriuos jie turi atlikti, siekdami tikslų. Tai leidžiama dalyvaujant biudžeto sudarymo procese. Biudžetai informuoja kiekvieną vadybininką, ką kiti sutiko daryti. Jie taip pat informuoja vadovus apie turimus išteklius siekiant tikslų ir uždavinių.

Biudžetai pateikia kontrolės ir veiklos vertinimo pagrindą:

Biudžeto sudarymas kontroliuojamas trimis punktais:

(1) Sudarant biudžetą, padaliniai analizuoja savo ateities planus ir pateikia sąmatą pagal savo reikalavimus, pagrindžiant kiekvieną jų poreikį įrodydami poreikį.

(2) Kai peržiūrimi ir patvirtinti įvairių departamentų biudžetai, jie tampa tiksliais, kurie nustato pageidautinas išlaidų ribas.

(3) Biudžeto laikotarpio pabaigoje palyginamos faktinės išlaidos su biudžeto išlaidomis, siekiant įvertinti rezultatus ir nustatyti atsakomybę už nukrypimus.

Biudžetai yra veiklos vertinimo pagrindas organizacijoje, nes jie atspindi realistinius priimtino ir tikėtino veiklos rezultatus. Dauguma vadovų yra suinteresuoti žinoti, ko iš jų tikimasi, kad jie galėtų stebėti savo veiklą. Tikslesnė, patikimesnė ir pagrįsta įvertinti einamuosius rezultatus, palyginti su biudžetu, o ne prieš neaiškias lūkesčius ar ankstesnių metų rezultatus, kai sąlygos galėjo pasikeisti.

Pardavimo skyrius turėtų būti vertinamas atsižvelgiant į tai, kas buvo pagrįsta, o ne į tai, kas buvo pasiekta praėjusiais metais. Remiantis faktiniais rezultatais, biudžetinis našumas paprastai laikomas geresniu kriterijumi nei ankstesni rezultatai.

Faktorius:

Apribojimas arba pagrindinis biudžeto faktorius:

Kai sudaromi biudžetai, visada yra tam tikras veiksnys, kuris reguliuoja arba nustato ribą kiekiui, kurį galima pagaminti ar parduoti. Tai vadinama ribojančiu arba pagrindiniu biudžeto veiksniu. „Chartered Institute of Management Accountant“ (JK) pagrindinį biudžeto veiksnį apibrėžia kaip „veiksnį, kurio įtaką pirmiausia reikia įvertinti, siekiant užtikrinti, kad funkciniai biudžetai būtų tinkamai įvykdyti“. yra klientų paklausa, kurią įtakoja daugelis veiksnių, pvz., produkto kaina ir kokybė, konkurencija, bendra visuomenės perkamoji galia, reklama ir kt.

Gamybos srityje; pagrindinis biudžeto veiksnys gali būti įrenginių pajėgumas, tinkamos kokybės darbo jėga arba ribotų medžiagų prieinamumas. Kartais vadovybė pati gali nustatyti ribojančius veiksnius, pvz., Vadovybė gali kontroliuoti gamybą, kad išlaikytų tam tikrą kainų lygį, arba vadovybė negali nuspręsti pirkti įrenginių ir mašinų, taigi ir išlaikyti tą patį įrenginių pajėgumą.

Rengiant biudžetą, reikia atidžiai apsvarstyti ribojančius ar pagrindinius biudžeto veiksnius. Jei nebus tinkamai atsižvelgta, biudžetai gali būti realūs ir sunkiai pasiekiami. Trūksta koordinavimo tarp įvairių padalinių. Pagrindinius biudžeto veiksnius galima pašalinti imantis tinkamų priemonių, pavyzdžiui, įrenginių pajėgumas gali būti padidintas įsigyjant papildomą gamyklą.