Rašytinė komunikacija: charakteristikos ir svarba (privalumai ir apribojimai)

Rašytinė komunikacija: savybės ir svarba (privalumai ir apribojimai)!

Nors žodinis bendravimas yra natūralus ir spontaniškas žmogui, rašytinis bendravimas reikalauja daug pastangų. Savo pobūdžiu rašymas yra gana ilgos praktikos ir kantrybės mokymosi rezultatas. Nereikia kartoti, kad kalba ateina pirmiausia ir rašymas ateina. Visomis pasaulio kalbomis po kalbėjimo atsirado amžius.

Civilizacijos istorija parodo įvairius etapus, per kuriuos praeina bet kurios kalbos abėcėlės raidės. Tačiau vienas dalykas yra aiškus. Kas buvo parašyta, nebent būtų sunaikinta, ji tapo nuolatine. Tačiau kalbama, kad žodžiai bus pamiršti. Štai kodėl būtinas rašytinis pranešimas.

Rašytinės komunikacijos charakteristikos:

(i) Rašytinė komunikacija - tai kūrybinė veikla, kuriai reikia daug vaizduotės ir pastangų, kad pasiektų galutinį produktą. Nors žodinis bendravimas yra spontaniškas, rašytinis bendravimas yra pagrįstas sąmoningomis pastangomis. Paimkime pranešimo, kurį norime pateikti, pavyzdį.

Visų pirma mes turime surinkti visą reikalingą informaciją, suskirstyti ją į logišką tvarką ir tada labai atidžiai užrašyti. Turime būti atsargūs kiekvieną žingsnį. Tai ne visuomet pasakytina apie pranešimus žodžiu ar kitokias žodines komunikacijas. Gerai pagaminti laiškai ir ataskaitos atspindi organizacijos įvaizdį. Kuo kūrybingesni ir įsivaizduojami rašytojai, tuo ryškesnis įmonės įvaizdis.

(ii) Kita svarbi rašytinės komunikacijos ypatybė - tai laiko veiksnys, susijęs su juo. Žodiniai pranešimai, akis į akį arba telefonu, nedelsiant pasiekia imtuvą ir grįžtamasis ryšys beveik visada pasireiškia iš karto. Rašytinio pranešimo atveju taip nėra.

Siuntėjas turi planuoti savo pranešimą, ty laišką arba atidžiai pranešti ir labai atsargiai koduoti. Tada jis siunčia jį asmeniui, kuriam jis skirtas. Imtuvas laiko savo dekodavimą. Tada jis atidžiai galvoja arba filtruoja jį per savo protą ir planuoja jo reakciją. Atsiųsdami atsakymą arba jo pastabas, reikės šiek tiek laiko. Taigi reikia nepamiršti, kad rašytinis ryšys yra daug laiko reikalaujanti veikla.

(iii) Trečia, pažymėtina, kad rašytinis ryšys turi mažiau ciklų nei žodžiu ar akis į akį. Žodinis bendravimas yra daugkartinio įvykio įvykis. Žodiniai pranešimai gauna tiesioginį atsakymą, kuris dažnai sukelia tolesnį keitimąsi žodžiais. Tai neįmanoma rašytiniame pranešime. Dažniausiai tai yra vieno ciklo įvykis.

Rašytinės komunikacijos svarba:

Rašytinis bendravimas yra toks svarbus, kad neįmanoma galvoti apie verslo organizaciją be jos. Bet kurios organizacijos darbas didžiąja dalimi priklauso nuo pasikeitimo laiškais, pranešimais ir pan. Yra įvairių priežasčių.

Svarbiausia priežastis yra ta, kad tiesioginis bendravimas ne visada yra įmanomas, nes organizacijos darbuotojai gali būti platinami plačiai paplitę geografiniai atstumai. Todėl turime priklausyti nuo pasikeitimo laiškais. Šiuolaikiniai technologiniai atstumai nesumažino raidžių svarbos. Pasikeitė perdavimo režimai. Tačiau rašytinis bendravimas išlieka toks pat svarbus kaip bet kada.

Rašytinės komunikacijos privalumai:

i) Jame pateikiami įrašai, nuorodos ir pan., dėl kurių priimami svarbūs sprendimai.

(ii) ji kaupia teisines organizacijos apsaugos priemones per įrašus, laiškus, instrukcijas ir kt.

iii) ji skatina politikos ir procedūrų vienodumą ir parengia tinkamas organizacijos veiklos gaires.

(iv) Jis sukuria įmonės įvaizdį.

(v) Tai užtikrina tikslumą ir patikimumą (žodinis bendravimas gali būti keičiamas arba interpretuojamas skirtingai. Rašytiniame pranešime pranešimas / informacija yra aiškiai ir nedviprasmiškai nurodyta).

vi) jis yra nuolatinis.

vii) Atsakomybę galima lengvai priskirti. (Vienas gali grįžti į žodinius žodžius. Bet ne juoda ir balta).

Rašytinės komunikacijos apribojimai:

(i) Jis sukaupia nevaldomą popierių ir failų netvarką. Tai daug kainuoja organizacijoms.

ii) tai užima daug laiko. Nedelsiant grįžtamasis ryšys neįmanomas.

iii) tai brangiai kainuoja pinigus ir darbo valandas.

(iv) Jis tampa neveiksmingas žmonių, kurie yra menkai išreiškiami, rankose.

v) Neatidėliotino paaiškinimo nebuvimas. Apibendrinant galima pasakyti, kad rašytinis ryšys lieka organizacijos pagrindu; kokie yra jo trūkumai ar apribojimai. Beveik visi oficialūs pranešimai yra raštu.