Pirmininko ir dalyvių vaidmuo vykdant verslo susitikimą

Pirmininko ir dalyvių vaidmuo vykdant verslo susitikimą!

Vykstant susitikimui, jei susirinkimas yra būtinas, jo tikslas, tikslas turi būti aiškus. Ar tai yra teisinis reikalavimas, įprastas ar būtinas laikas?

Reikėtų paskambinti tik pagrindinėms partijoms, o visi reikalingi asmenys turėtų būti vadinami. Kartais organizacijai yra pašaliniai asmenys, kurie kviečiami į susitikimą - auditorius, advokatas ir pan. Kvietimas dalyvauti konkurse turi būti aiškus, tinkamas ir tinkamas. Laikas turi būti nustatytas atsižvelgiant į progą ir narių patogumą. Be to, trukmė turėtų būti pakankama, bet ne per ilga. Reikia pasirinkti vietą, kuri yra tinkama laikyti. Gali tekti pasiruošti susitikimui. Kad būtų pasiektas susitikimo tikslas, rengėjas turi vizualizuoti konkrečius klausimus, dėl kurių turi būti diskutuojama. Vėlgi jis / ji turi išdėstyti diskusijos būdą - informatyvų, konsultacinį ar įtikinamą.

Pirmininko vaidmuo susitikime:

1. Priimti bendrą atsakomybę už procesą:

Susirinkusysis (paprastai pasikonsultavęs su pirmininku) išdėsto susitikimo darbotvarkę, pirmininkas turi įsitikinti, kad susitikime darbotvarkė ir tikslas yra įvykdyti.

2. Įsitikinkite, kad jis yra kompetentingas:

Jis turėtų sutikti pirmininkauti susitikimui tik tuo atveju, jei jis jaučiasi kompetentingas jį vykdyti. Pirmininko postas dažnai keičiamas.

3. „Negalima tai padaryti“:

Pirmininkas daugiausia siekia paskatinti diskusijas, o ne tiekti viską. Jo gebėjimai slypi, kad nariai jaustųsi kolektyviai sprendę klausimus.

4. Direktyvos veiksmažodžių naudojimas:

Pirmininkas gali naudoti stimuliuojančius veiksmažodžius, kad nariai pateiktų reikiamą informaciją susitikime: pagrįsti, įrodyti, sutrumpinti, perrašyti, klasifikuoti, apibrėžti, paaiškinti, parengti, iliustruoti, peržiūrėti, aprašyti, apibendrinti, perrašyti, supaprastinti.

5. Naudokite pavadinimus:

Jis gali gauti daugiau narių iš jų, naudodamasis jų vardais, siekdamas susikurti intymumą (pagal vyraujančią kultūrą ir papročius).

6. „Būkite eismo policininkas“:

Pirmininkas turi vadovauti idėjų srautui. Jis neturėtų būti gynybinis (vartininkas) ar pamokslininkas (lektorius).

7. Nurodykite tikslą:

Susitikimo pradžioje jis turėtų nurodyti tikslą ir vėl įvesti kiekvieną naują darbotvarkės punktą, kad nariai būtų aiškūs, ką jie turėtų daryti - išnagrinėti, pasiūlyti ar priimti.

8. „Neskelbkite savo pasirinkimo“:

Pirmininkas turėtų pasilikti savo nuomonę.

9. Apribokite pokalbį su problema:

Nariai gali būti kalbantys, jie gali būti įstrigę. Pirmininkas turi sustabdyti vieną tipą ir skatinti kitą.

10. Atlikite procedūrą:

Organizacija - ar įstatymas - gali reikalauti, kad būtų laikomasi tam tikros procedūros. Pirmininkas turi tai žinoti ir įgyvendinti.

11. Palaikykite laiką:

Susitikimas turėtų prasidėti laiku, darbotvarkė turi būti proporcingai suderinta su visais klausimais ir laiku. Praktiškai ankstyvieji daiktai per daug laiko ir paskutinis elementas skubėja.

12. Kalbėkite ne daugiau kaip 20% laiko:

Jis turi susieti įvairius dalykus ir vadovauti nariams. Dėl to jis yra pagrindinis pokalbis. Tačiau patirtis rodo, kad teisingumo vardu 20% yra jo kalbėjimo riba.

13. Atsakymas į nuotaiką:

Tai iš tiesų yra užduoties esmė. Pirmininkas gali nustatyti nuotaiką, o jei tam tikras įvykis ar kai kurio nario pokalbis sukėlė neteisingą nuotaiką, jis turi ją pakeisti. Jis gali naudoti humoro, netgi nukreipimo ir išplėsti visą savo asmenybę, kad išlaikytų nuotaikos teisę. Sprendimai priimami, kai nariai yra pasirengę jiems.

14. Įstoti į ginčus:

Jei nariai tarpusavyje ginčijasi, pirmininkas turi įsitraukti į juos ir pareikšti jiems kelią.

15. Surenkite tinkamą įrašymą:

Susitikimo procesas turi būti faktiškai užfiksuotas. Pirmininkas turi tai užtikrinti per susitikimą. Darbas turėtų būti atliekamas su kompetentingu asmeniu ir jis gali būti prižiūrimas. Jis turėtų sėdėti prie pirmininko.

16. Dalyvaukite dalyviuose:

Jis turi sutelkti dėmesį į tuos, kurie yra, o ne į tuos, kurie nėra. Tai ypač taikoma pradedant susitikti su mažu lankomumu. Žinoma, susitikimui gali prireikti kvorumo (būtinas minimalus dalyvavimas).

17. Spręsti neatidėliotinus klausimus:

Jis turi turėti žinias ir protą, kad galėtų išspręsti susitikimo metu iškylančius klausimus, ypač kai susitikimas yra atviras naujiems klausimams su jo leidimu.

18. Pasakykite „ne“ su taktika:

Naudodamas analogijas, kabutes, precedentus, sveikatą ir geranoriškumą, pirmininkas turi spręsti nepageidaujamas problemas. (Senato narys vieną kartą pasiūlė: „Karas baigėsi, turėtume sumažinti kariuomenę iki pusės.“ Pirmininkas atsakė: „Ir tuo pačiu metu turėtume išspręsti, kad priešas taip pat turėtų sumažinti savo kariuomenę iki pusės.“)

19. Po susitikimo:

Pirmininkas turėtų pasirūpinti, kad būtų imtasi tinkamų tolesnių veiksmų siekiant įvykdyti prisiimtus sprendimus. Jis turėtų gauti protokolus ir patikrinti.

Dalyvių vaidmuo susitikime:

1. Ar namų darbai:

Susipažinus su susitikimo tikslu, dalyvis turi vizualizuoti savo vaidmenį ir rinkti informaciją bei informaciją, skirtą susitikimui, kad jis taptų produktyvus. Jis / ji gali pasikonsultuoti su kitais nariais vaidmenų paskirstymui.

2. Būkite punktualūs:

Mes Indijoje turime ypač pabrėžti būtinybę būti laiku. Mūsų traukiniai, autobusai ir lėktuvai veiks laiku, kai mokysime būti punktualūs, kad būtų rutina.

3. Aktyviai dalyvauti:

Narys turėtų atidžiai išklausyti (kad jis galėtų apibendrinti tai, kas pasakyta). Jis turėtų suplanuoti, ką kalbėti ir trumpai bei tiksliai pasakyti.

4. PREP formulė:

Jis turėtų būti racionalus ir stiprus. PREP reiškia:

Nurodykite savo poziciją

Paaiškinkite

Pateikite pavyzdžių

Pakeiskite savo poziciją

5. Parodykite savo talentą:

Susitikimas yra galimybė parodyti savo talentą ir gauti kreditą naudingų idėjų suteikimui.

6. Imtis iniciatyvos:

Gali būti atvejų, kai narys gali pasiūlyti judesį arba antrą kartą, kai jis skamba teisingai. Tam reikia greitumo. Francis Bacon sako: „Konferencija yra pasirengęs žmogus“.

7. Vadovaukitės taisyklėmis:

Jis turėtų kalbėti, kai tai leidžiama. Jis turėtų vengti pokalbio.

8. Atsakykite už:

Skiriant užduotis, narys turėtų pateikti tinkamas pareigas. Jei jam pavedama užduotis, tada noras priimti dinamiškumą taip pat yra dinamiškumo ženklas.

9. Nesutinku:

Visi skirtumai turėtų būti išreikšti pasitikėjimu ir draugišku jausmu.

10. Padėkite valdyti susitikimą:

Jei posėdis išeina iš kelio, jis gali priminti pirmininkui, kad jis laikosi.

11. Būkite susiję su ankstesne diskusija:

Bet koks įnašas į susitikimą turi būti atliekamas atsižvelgiant į ankstesnę diskusiją. Jau siūloma idėja neturi būti kartojama, tačiau ją galima pakeisti arba patobulinti.

12. Dalyvaukite:

Narys, dalyvaudamas aukštojo savanaudiškumo labui, turėtų būti įtrauktas į kolektyvizmą. Geras dalyvis tampa geru lyderiu - lygiai taip pat, kaip geras kareivis daro gerą bendrą.