Susitikimai: tipai, paskirtis, privalumai ir trūkumai

Susitikimai: tipai, paskirtis, privalumai ir trūkumai!

Susitikimas - tai (paprastai) trijų ar daugiau žmonių susirinkimas, kad būtų galima keistis informacija suplanuotu būdu ir aptarti su jais susiję klausimai siekiant priimti sprendimus, spręsti problemas ir pan.

Susitikimas gali būti formalus ar neoficialus. Kalbant apie oficialius posėdžius, nustatomos jo sušaukimo ir vykdymo taisyklės su rašytine jo darbo tvarka. Tam reikia pranešimo, kuris yra kvietimas, kvietimas dalyvauti.

Ji turi darbotvarkę ar sąrašą dalykų, kuriuos reikia spręsti, ir rezultatas yra sistemingai parašytas protokolų forma. Neoficialus susitikimas gali būti be raštiško pranešimo, pavyzdžiui, personalo sąjungos posėdis pietų salėje, kad būtų galima aptarti iškylą.

Susitikime dalyvauja kviestinis, kuris jį vadina, ir vadovui ar jo vadovui.

Susitikimo tipai:

Susitikimai iš esmės yra trijų tipų:

i) informatyvus, kai siekiama suteikti dalyviams informaciją apie naują schemą, produktą ir pan.

ii) Konsultacinė, su kuria konsultuojamasi nariams, kad išspręstų problemą.

iii) Vykdomoji valdyba, kurioje sprendimus priima įgalioti asmenys.

Praktikoje dauguma susitikimų yra daugiau nei vienas. Kai kurios papildomos posėdžių klasifikacijos - susitikimas derybų tikslu, posėdis nurodant instrukcijas ir tt

Susirinkimo tikslas:

Susitikimų rengimo tikslai čia išvardyti skeleto formoje:

Siekti bendro sprendimo / susitarimo

Norėdami išspręsti problemą

Suprasti situaciją, keistis idėjomis ir patirtimi

Informuoti, paaiškinti, pristatyti idėjas

Suteikti ir gauti atsiliepimus apie naujas idėjas

Mokyti

Suplanuoti ir pasirengti veiksmams

Spręsti skirtumus ir nesusipratimus

Kurti entuziazmą ir siekti bendradarbiavimo

Jei norite peržiūrėti ankstesnius rezultatus ir ją įvertinti

Sukurti tęstinumo ir solidarumo jausmą organizmo darbe.

Šiame mechaniniame amžiuje sąjunga yra stiprybė, o vieningas darbas atliekamas susitikimų būdu. Manoma, kad visame pasaulyje kasdien vyksta milijonai susitikimų, o jų skaičius ir naudingumas didėja.

Štai kodėl apie susirinkimų naudojimą daroma daug neigiamų pastabų; apskritai mes manome, kad šis susitikimas yra naudingas kolektyvinių sprendimų priėmimo ir veiksmų įrankis.

Susitikimų privalumai:

(i) Taupykite laiką:

Kadangi vienu metu interaktyviai galima susitikti su daugybe žmonių, susitikimas gali sutaupyti laiko.

ii) Adresavimo grupės:

Auditoriją galima suskirstyti pagal jų foną ir poreikį ir juos suskirstyti pagal grupes.

iii) Spręsti informacijos sprogimą:

Naujos technologijos ir nauji teisės aktai tampa stori ir greitai. Susitikimai leidžia mums susidoroti su šia situacija.

(iv) Socialinė ir emocinė parama:

Nariai susitinka ir keičiasi idėjomis.

v) jausmas dėl konsultacijos:

Nariai jaučia, kad su jais buvo konsultuojamasi, ir tai naudinga norint bendradarbiauti protingai ir noriai.

vi) Demokratinis veikimas:

Demokratija siekia užtikrinti visų žmonių gerovę, įtraukiant visus žmones. Tai įmanoma per susitikimus.

vii) Idėjos kūrimas:

Grupė sistemingai kryžmina, analizuoja ir tobulina idėjas.

(viii) Klaidininkais:

Konstruktyvių jėgų kolektyvu susirinkimo metu gali būti išsklaidyti nerimą keliantys veiksniai ir vyksta teigiami veiksmai. Plano oponentai gauna forumą, kuriame išreiškia savo opoziciją, kurią galima įveikti prieš palaikančių žmonių grupę.

(ix) Didesni sprendimai:

Kartu mes galime priimti drąsiau sprendimus dėl vieningos jėgos.

x) atstovaujama įvairioms interesų grupėms:

Susitikime gali būti atstovaujama daugeliui interesų grupių, o mažumoms taip pat gali būti skiriamas deramas dėmesys.

xi) Klaidų prevencija:

Susitikimas padeda išvengti klaidų kolektyviniu ir daugialypiu klausimu.

Trūkumai:

1. Laikas:

Susitikimai reikalauja, kad daugybė žmonių susitiktų tuo pačiu laiku ir vietoje. Tai kainuoja, nes susirinkimui reikia skirti kitą darbą.

2. Nesugebėjimas priimti sprendimą:

Kaip ir „dvi galvos geriau nei viena“, taip pat tiesa, kad „per daug virėjų sugadina sriubą.“ Daugialypė nuomonė ir narių asmeninis užsispyrimas gali užkirsti kelią posėdžiui priimti sprendimą, kurį vyriausiasis vykdytojas gali priimti vienas.

3. Rimtumo trūkumas:

Daugelis susitikimų patiria trūkumą, kad nariai ateina nepasiruošę ir jaučia, kad kiti darys mąstymą ir kalbės. Jie jaučia, kad gali laisvai važiuoti. „Kiekvieno darbas yra niekas.“

4. Nepatyręs pirmininkas:

Kaip lėktuvas yra valdomas piloto, posėdį bando pirmininkas. Jo įgūdžių ir asmeninių nesėkmių / šališkumo stoka gali nepavykti susitikti.

5. Brangus:

Susitikimai yra brangūs organizuoti - jiems reikalinga vieta, dokumentai, išankstinis bendravimas ir lankytojai.

6. Atidaryti sutrikimams:

Susitikimas yra linkęs būti sutrikdytas dėl elemento, prieštaraujančio jo tikslui. Yra atvejų, kai vienas keleivis atsisako koreguoti save vėluoja visą skrydį. Tas pats susitikimams. Kai kuriuose dalyviuose gali būti trūkstamų dvasių.