Kaip pagerinti bendravimą jūsų organizacijoje? (17 būdų)

Kai kurie būdai, kaip pagerinti bendravimą jūsų organizacijoje, yra šie:

1. Tikslo aiškumas:

Visų pirma turime aiškiai suprasti, ką norime bendrauti. Tam reikia kruopščiai planuoti. Kažkas labai tiksliai pasakė: „Didžiausia klaida komunikacijoje yra tikėti, kad tai vyksta“. Reikėtų nepamiršti, kad visa komunikacija yra išankstinio mąstymo rezultatas ir planavimas, kas turi būti perduodama kam, kokiu būdu ir kada. Nėra prasmingo ryšio atsitiktinai ar atsitiktinai.

2. Patarkite galvą ir širdį:

Emocinis dalyvavimas yra toks pat svarbus kaip ir informacija, kai reikia pritraukti auditoriją ir motyvuoti klausytoją keistis. Emocinis atsakas padidins laiką ir energiją, kurią klausytojas praleidžia galvodamas apie pranešimą. Be to, logiškai priimami sprendimai sustiprinami, jei sprendimas taip pat yra emociškai naudingas. Dėmesys turėtų būti skiriamas imtuvo poreikiams.

3. Dalijimasis veikla:

Už veiksmingą bendravimą atsako visi organizacijos darbuotojai. Jie gali būti bet kokiame lygyje - vadybiniai ar ne vadybiniai. Visi jie turi siekti bendro tikslo. Tai reiškia, kad visi jie įvairiais būdais turi bendravimo proceso dalį. Štai kodėl vadovams patariama, jei reikia, konsultuotis su kitais. Naudinga praktika yra prisiminti antraštes „For Action“ ir „For Information“, kai planuojami ryšiai.

4. Simbolių naudojimas:

Pakartotinai sakoma, kad bendravimas vyksta per abipusiai suprantamą simbolių rinkinį. Tai reiškia, kad ir kodavimas, ir dekodavimas turėtų būti atliekami per simbolius, kurie yra žinomi siuntėjui ir gavėjui.

Todėl patarėjams ir ypač specialistams patariama vengti naudoti labai techninį žodyną ar žargoną, kuris suprantamas tik griežtai ribotoje grupėje. Jie turėtų prisiminti, kad ne tik jų techninis žodynas, bet ir bendrai suprantama kalba, kuri nesukuria jokių bendravimo problemų.

5. Dėmesys gavėjo poreikiams:

Kai mes bendraujame, turime nepamiršti pranešimo ar informacijos gavėjo poreikių. Turėtume stengtis pamatyti, kad bet koks pranešimas ar informacija, kurią siunčiame, turi būti vertingas gavėjui. Šis mūsų žinojimas padarys jį labiau imlią.

6. Atsiliepimai:

Žinoma organizacinės elgsenos institucija sako: „Naudokite atsiliepimus“. Ryšys baigtas tik tada, kai imtuvas supranta pranešimą. Niekada negalime žinoti, ar jis suprato pranešimą, nebent gausime atsiliepimų.

Daugelis bendravimo problemų kyla dėl nesusipratimų ir netikslumų. Mes galime išvengti šių problemų, užduodami klausimus, prašydami atsakymo į mūsų laišką ir ragindami gavėją pateikti savo atsakymą į šį pranešimą.

7. Klausymas:

Bendravimas negali būti veiksmingas, nebent imtuvas klauso pakankamai dėmesio ar numatomai. Be to, tai rodo, kad bendravimas yra bendra ir siuntėjo, ir gavėjo atsakomybė. Dalyvaujantis klausymas yra esminė veiksmingos komunikacijos sąlyga.

8. Emocijų valdymas:

Labai liūdna pažymėti, kad ne visada bendraujame visiškai racionaliai. Mūsų samprotavimus dažnai slopina neigiami jausmai ar emocijos. Rezultatas yra tai, kad visi nesusipratimai atsiranda dėl emocijų pakrautos pranešimo kodavimo arba netinkamo gaunamo pranešimo aiškinimo dekodavimo lygmeniu. Štai kodėl šiuolaikiniai vadybos ekspertai pataria mums vykdyti savikontrolę. Emocijos, ypač neigiamos emocijos, gali tiesiog pasikalbėti.

9. „Manners“ polietiškumas:

Ryšio metu balso tonas, kalbos pasirinkimas ir suderinamumas ar loginis ryšys tarp to, kas pasakyta ir kaip tai pasakyta, įtakoja imtuvo reakciją. Štai kodėl vadovams šiandien patariama vengti autoritarizmo ar kitaip tariant, vykdyti autoritetą malone. Pasitenkinimas sukelia mandagumą ir skatina dalyvavimą visuose lygmenyse dalyvaujant žmonėms. Tikrai veiksmingas bendravimas grindžiamas mandagumu ir subtilumu.

10. Triukšmo pašalinimas:

Turi būti dedamos visos pastangos, kad būtų pašalintas triukšmo elementas, iškreipiantis ryšį perdavimo etape. Viskas, kas negerai su garso įranga ar bet kokiu trikdymu perdavimo linijoje, turi sugadinti ryšį.

11. Prielaidų paaiškinimas:

Jokia veiksminga komunikacija negali būti grindžiama prielaidomis. Reikia stengtis išaiškinti prielaidas ir turėti aiškų, teigiamą mūsų žinutės gavėjo vaizdą. Taip pat imtuvas taip pat turi atsikratyti visų prielaidų apie siuntėją.

12. Neapibrėžtumų vengimas:

Konnotacijos ir dviprasmiškumas sukelia semantines problemas. Pranešimo siuntėjas turėtų būti atsargus ir įsitikinti, kad imtuvas neturi viršyti pranešimo teksto. Todėl patartina naudoti aiškius žodžius ir išraiškas. Taip pat reikėtų vengti žodžių, turinčių dvigubą reikšmę.

13. Komunikatorių socialinės ir psichologinės aplinkybės:

Visi veiksmingi komunikatoriai rūpinasi, kad suprastų jų pranešimų gavėjų socialinį ir psichologinį pagrindą. Auksinė taisyklė yra „Pirmasis supratimas, tada suprasti“.

14. Pranešimo išsamumas:

Efektyvus pranešimas yra išsamus pranešimas. Imtuvas neturėtų būti paliktas atspėti. Tai gali sukelti nesusipratimų. Pilnas pranešimas turi visus būtinus faktus ir skaičius.

15. Išraiškos glaustumas:

Išsamumas nereiškia nereikalingų detalių ar nukreipimų. Efektyvus pranešimas yra glaustas ir trapus. Šiuo tikslu siuntėjas turi būti aiškiai matomas ir tinkamai sutelktas į savo viziją.

16. Kūno kūno kalba:

Šis taškas yra ypač svarbus žodžiu bendravimui. Turime atidžiai stebėti, kad išlaikytume tinkamą laikyseną, įskaitant pasitikėjimą ir mandagumą, kontaktus su akimis ir, kiek įmanoma, malonius gestus. Ir teigiama kūno kalba yra pagrįsta teigiamais jausmais.

17. Komandos Dėmesio:

Demonstruodamas, kaip svarbu, kad pranešimas yra gavėjui ir kad jis suvoktų savo naudingumą baidydamas, kad jis yra suderinamas su klausytojų įsitikinimais, komunikacija gali būti veiksminga. Labai svarbu atkreipti dėmesį į tai, kad visi atitinkami duomenys būtų teisingai ir aiškiai įtraukti.