Oficialus bendravimas: prasmė, charakteristikos, privalumai Apribojimai ir tipai

Oficialus ryšys - tai keitimasis informacija oficialiai. Ryšio srautas yra kontroliuojamas ir yra sąmoninga pastanga. Tai leidžia informaciją pasiekti norimą vietą be jokių kliūčių, mažomis sąnaudomis ir tinkamu būdu. Tai taip pat žinoma kaip „Per tinkamą kanalo ryšį“.

Charakteristikos

Toliau pateikiamos pagrindinės oficialaus pranešimo charakteristikos:

(1) Rašytinė ir žodinė:

Oficialus bendravimas gali būti rašytinis ir žodinis. Dienos darbai tvarkomi žodžiu, o politikos reikalams reikalingas rašytinis bendravimas.

Vaizdo mandagumas: iisd.ca/biodiv/cop5/pix/6education.jpg

(2) Oficialūs santykiai:

Šis ryšys priimamas tarp tų darbuotojų, kurių organizaciniai santykiai buvo nustatyti. Siuntėjas ir gavėjas turi tam tikrus organizacinius ryšius.

(3) Nurodytas kelias:

Bendravimas turi vykti per tam tikrą kanalą, kai jis perkeliamas iš vieno asmens į kitą. Pavyzdžiui, norint perduoti darbuotojo jausmus vadovui, reikia ieškoti meistro pagalbos.

(4) Organizacinis pranešimas:

Šis kanalas susijęs tik su įgaliotais organizaciniais pranešimais, o asmeniniai pranešimai nepriklauso jo jurisdikcijai.

(5) Tikslas:

Šis ryšių kanalas nėra sukurtas automatiškai, tačiau turi būti dedamos pastangos jo kūrimui. Nuspręsta išlaikyti organizacijos tikslus.

Privalumai

Oficialus pranešimas turi šiuos privalumus:

(1) pareigūnų įgaliojimų išlaikymas:

Oficialiu ryšiu palaikomi nuolatiniai ryšiai tarp vadovų ir pavaldinių, dėl kurių išlaikomas linijos viršininkų orumas. Todėl patogu kontroliuoti pavaldinius ir nustatyti jų atsakomybę, kuri yra absoliučiai būtina veiksmingai ir sėkmingai kontrolei.

(2) Aiškus ir veiksmingas bendravimas:

Oficialiame komunikate yra tiesioginis ryšys tarp vadovų ir pavaldinių. Abu supranta vienas kito gebėjimus, įpročius, jausmus ir pan. Vadybininkai žino, kada ir kokiomis sąlygomis jų pavaldiniams reikia informacijos. Tokiu būdu šis komunikatas gali suteikti galimybę laiku gauti informaciją. Todėl jis yra aiškus ir veiksmingas.

(3) Reguliarus informacijos srautas:

Informacija turi eiti per tam tikrą maršrutą iš vieno asmens į kitą. Taigi informacijos srautas yra sistemingas.

(4) Lengva žinoti informacijos šaltinį:

Šio tipo komunikacijoje kiekvienos informacijos šaltinis gali būti lengvai pasiekiamas.

Apribojimai

Toliau pateikiami oficialaus pranešimo trūkumai arba apribojimai:

(1) Darbo perkrova:

Šiuolaikinėje verslo organizacijoje turi būti pateikta daug informacijos, daug pranešimų ir kitų dalykų. Formalaus bendravimo metu jie nukreipiami per tam tikrą kanalą, ir tai užima didžiąją dalį viršininkų laiko, todėl kai kurie kiti svarbūs darbai paliekami be priežiūros.

(2) Informacijos iškraipymas:

Šis metodas gali būti kliūtis informacijos srautui. Kartais atstumas tarp siuntėjo ir imtuvo yra toks didelis, kad informacija turi praeiti per daug rankų ir kol pasiekia imtuvą, jis iškraipomas. Taigi jis nesiekia savo tikslo.

(3) Nepriklausomi pareigūnai:

Pareigūnai daug dėmesio skiria pavaldinių siūlymams ir skundams. Tokiu atveju pavaldinis gali prarasti tikėjimą komunikacijos veiksmingumu.

Oficialios komunikacijos rūšys

Oficialus bendravimas yra dviejų tipų:

(1) Vertikalusis ryšys:

i) Komunikatas žemyn

ii) „Upward Communication“

(2) Horizontalus komunikatas. Visi šie tipai paaiškinti šioje diagramoje:

(Žemyninis komunikatas) (Horizontalus komunikatas) („Upward Communication“)

(1) Vertikalusis ryšys

Vertikalusis ryšys yra dviejų rūšių:

i) Žemyninis pranešimas:

Bendravimas aukščiausio hierarchijos būdu su jų pavaldiniais vadinamas žemyniniu ryšiu. Šiame komunikate pateikiami užsakymai, taisyklės, informacija, politika, instrukcijos ir kt. Svarbiausias žemyninės komunikacijos pranašumas yra tas, kad pavaldiniai gauna naudingos informacijos, kuri padeda jiems atlikti savo darbą,

ii) „Upward Communication“:

Tai visiškai priešinga komunikacijai „žemyn“. Tai teka iš pavaldinių į viršininkus. Šio komunikato dalykas apima pasiūlymus, reakcijas, ataskaitas, skundus ir pan. Tokia komunikacija padeda vadovams priimti sprendimus.

(2) Horizontalus komunikatas

Horizontalus ryšys vyksta, kai du tos pačios lygio asmenys keičiasi informacija. Horizontalus bendravimas yra naudojamas tų pačių lygių pareigūnams, kad būtų išspręstos panašaus pobūdžio ir pelno problemos kitų žmonių patirtimi. Horizontaliosios komunikacijos dalykas apima informaciją, prašymus, pasiūlymus, abipusias problemas ir su koordinavimu susijusią informaciją.

Oficialus ryšių tinklas

Formalaus bendravimo būdas yra žinomas kaip oficialus ryšių tinklas. Formalus bendravimas gali būti atliekamas įvairiais būdais - tai gali būti vertikalusis ryšys arba horizontalus ryšys. Įvairios formalaus ryšių tinklo formos pateiktos šioje diagramoje:

(1) grandinės komunikacija:

Grandininis ryšys - tai ryšys tarp viršininko ir pavaldinio. Visi organizacijos nariai iš viršaus į apačią yra susieti su skaliarine grandine, kaip parodyta diagramoje (1). A yra aukščiausio rango, B - A, C - B, D yra pavaldi B, D yra C ir E pavaldi.

(2) Ratų ryšys:

Šioje komunikacijos formoje visi aukštesniojo vadovo pavaldiniai per savo terpę kalba vienas su kitu. Aukštesnysis veikia kaip rato stebulė. Diagramoje (2) A yra viršininkas, o B, C, D ir E yra pavaldiniai. Visi keturi pavaldiniai bendrauja per A.

(3) Apskritasis pranešimas:

Šis bendravimas vyksta tarp grupės narių. Kiekvienas grupės narys gali bendrauti su artimiausiais dviem nariais. Diagramoje (3) A gali bendrauti su B ir E. Taip pat B gali bendrauti su A ir C. Tas pats pasakytina ir apie visus grupės narius. Šiuo atveju ryšys vyksta lėtai.

(4) Pranešimas apie nemokamą srautą:

Ši komunikacijos forma taip pat vyksta tarp skirtingų grupės narių. Jo ypatingas bruožas yra tas, kad kiekvienas grupės narys gali pasikalbėti su visais kitais grupės žmonėmis.

Tai paaiškinta diagramoje (4). A gali tiesiogiai kalbėti su B, C, D, E. Tuo pačiu būdu B gali tiesiogiai kalbėti su A, C, D ir E. Tas pats pasakytina ir apie visus grupės narius. Šiuo atveju komunikacija vyksta sparčiai.

(5) „V“ posūkio komunikacija:

Šioje komunikacijos formoje pavaldinis turi teisę bendrauti su jo viršininko vadovu. Šioje komunikacijos formoje pranešimai juda sparčiai, fn diagramoje (5), C ir D yra B pavaldūs, kurie, savo ruožtu, yra A pavaldiniai. Čia C ir D gali tiesiogiai kalbėtis su A, kas vyksta būti B. viršininku