Esminiai organizacijos komunikacijos tipai (su diagrama)

Esminiai organizacinės komunikacijos tipai!

A. Bendravimas pagal organizacijos struktūrą:

1. Oficialus pranešimas:

Toks ryšys yra tas, kuris siejamas su oficialią organizacijos struktūrą ir oficialią komunikatoriaus ir imtuvo būklę. Jis vyksta per oficialius kanalus, oficialiai pripažintus organizacijos schemoje. Oficialus bendravimas dažniausiai yra juoda ir balta.

Taigi, sąmoningas bandymas reguliuoti komunikacijos srautą, siekiant užtikrinti, kad informacija sklandžiai, tiksliai ir laiku vyktų. Oficialus bendravimas - tai sąmoningas bandymas reguliuoti bendravimo srautą, siekiant užtikrinti, kad informacija sklandžiai, tiksliai ir laiku vyktų.

Mes dažnai susiduriame su fraze „per tinkamą kanalą“. Jis pabrėžia oficialaus bendravimo kanalo esmę. Pavyzdžiui, kai generalinis direktorius pateikia nurodymus (dėl savo vadovaujančios pareigos organizacijoje), tai yra oficialus bendravimas.

Oficialaus pranešimo formos yra tokios:

i) departamentų susitikimai, \ t

ii) konferencija,

iii) skambučiai telefonu,

iv) bendrovės naujienų biuleteniai;

v) specialūs interviu ir specialios paskirties leidiniai ir pranešimai.

Pagrindinis oficialaus pranešimo pranašumas yra tas, kad oficialūs kanalai leidžia įprastai ir standartizuotai informacijai perduoti, tačiau nereikalauja daug dėmesio valdytojui. Iš esmės vadovai ir vadovai gali didžiąją laiko dalį skirti svarbiausiems klausimams.

Tačiau tuo pačiu metu oficialaus bendravimo silpnumas neturėtų būti neapskaitytas. Ryšiai per komandinį kanalą labai trukdo laisvai ir nepertraukiamai keistis informacija.

2. Neoficialus komunikatas:

Neformalus bendravimas taip pat vadinamas „Grapevine“. Jis yra be jokių formalumų, nes jis naudojamas neformaliems santykiams tarp šalių, pavyzdžiui, draugystei, narystei toje pačioje klube ar asociacijoje.

Vykdomojo lygio asmenys taip pat naudoja neoficialų bendravimą, kai jiems sunku rinkti informaciją iš darbuotojų. Toks bendravimas apima komentarus, pasiūlymus ir tt Tai gali būti perduodama paprastu žvilgsniu, gestu, šypsena ar tiesiog tyla.

Vadybininkai ir vadovai taip pat pritaria neformalaus bendravimo tinklo plėtrai ir plėtrai. Šis procesas, iš tikrųjų, yra labai naudingas skleidžiant tam tikrą informaciją, kuri, remiantis bendrais organizacijos interesais, negali būti perduodama per oficialius kanalus.

Be to, ji taip pat siūlo aukštesnėms ir aukštesnėms įmonėms aiškesnį supratimą apie tai, ką pavaldūs asmenys galvoja ir jaučia. Tačiau tuo pačiu metu verta paminėti ir neformalaus bendravimo trūkumus. Galima paminėti, kad šis procesas labai dažnai nukreipia į iškraipytą, neteisingą ir netikslią informaciją ir faktus, priklausomai nuo aplinkybių ir pranešimo. Tačiau vis dėlto vadovai ir vadovai negali atsisakyti neoficialaus bendravimo.

B. Ryšys pagal kryptį:

1. Komunikatas žemyn:

Bendravimas, kuris teka iš viršininkų į pavaldinius, vadinamas žemyniniu ryšiu. Organizacinėje struktūroje vadovai turi pasinaudoti savo įgaliojimais siekdami norimų tikslų, kurie reiškia, kad jie gali dalyvauti priimant pavedimus, nurodymus ir politikos direktyvas žemesnio lygio asmenims. Tai gali būti vadinama žemyn komunikacija. Nuolatinio ryšio metu tikimasi, kad darbas bus atliktas nedelsiant.

Katz ir Kahn identifikavo „Live Down Down Communication“ elementus:

1. Specialiosios užduoties direktyvos; Darbo instrukcijos.

2. Informacija, skirta suprasti užduotį ir jos ryšį su kitomis organizacinėmis užduotimis; darbo pagrindas.

3. Informacija apie organizacines procedūras ir praktiką.

4. Grįžtamasis ryšys su pavaldiniu apie jo darbą.

5. Ideologinio pobūdžio informacija, skirta įkvėpti misijos jausmą, tikslų iškėlimą.

Ryšys tarp aukštesnio lygio ir pavaldinio gali būti akis į akį, taip pat rašytiniai užrašai, užsakymai, darbo aprašymai ir kt.

2. Pranešimas „aukštyn“:

Augant komunikacijai, tikimasi, kad žemesnio lygio asmenys bendrauja su tais, kurie yra virš jų. Tai tik atvirkštinė komunikacija. Tokia komunikacija apima darbuotojų reakcijas ir siūlymus, jų skundus ir pan. Į viršų komunikacijos turinys yra ataskaitos, reakcija, siūlymai ir pasiūlymai, paruošti pateikimui viršininkui.

„Upward Communication“ gali būti suskirstyta į keturias kategorijas, remiantis tuo, ką darbuotojas sako:

i) apie save, jo veiklą ir problemas, \ t

ii) apie kitus ir jų problemas,

iii) apie organizacinę politiką ir praktiką; \ t

iv) apie tai, ką reikia padaryti ir kaip tai galima padaryti.

Pagrindiniai aukštesnio ryšio komunikacijos bruožai yra šie:

(1) jis sutrumpinamas ir apibendrinamas, nes jis eina per įvairius hierarchijos lygius. Ji pateikia grįžtamąjį ryšį apie sumažėjusio ryšio efektyvumo mastą. Ši grįžtamoji informacija naudojama komunikacijos efektyvumui gerinti.

(2) Juo vadovaujama darbuotojų požiūriais, reakcijomis, požiūriais, jausmais ir morale.

(3) Ji suteikia kontrolės priemones.

(4) Galiausiai pateikiama informacija ir sprendimų priėmimo data.

Aukštesnieji ryšiai gali iškreipti dėl pranašesnių santykių pobūdžio. Darbuotojas negali pateikti jokios informacijos, kuri jam gali turėti neigiamos įtakos. Be to, jis gali perduoti neteisingą informaciją, kad įspėtų jo viršininkus. Jis teka daugeliu žiniasklaidos priemonių, pvz., Komandų grandinė, siūlymų dėžutės, asmeniniai kontaktai, požiūris ir moralės tyrimai, skundų pateikimo tvarka, privačios linijos, profesinės sąjungos ir kt.

3. Horizontalus komunikatas:

Kai ryšys vyksta tarp dviejų ar daugiau asmenų, kurie yra to paties asmens pavaldiniai arba tie, kurie dirba toje pačioje organizacijoje, komunikacija vadinama horizontaliu (šoniniu) ryšiu.

Ryšys tarp funkcinių vadovų ar pavaldinių, dirbančių pagal vieną bosą, bendravimas tarp įvairių gamyklų vadovų yra tokio ryšio pavyzdžiai. Horizontalus bendravimas gali būti žodžiu ir raštu.

Horizontali komunikacija patenkina žmonių poreikius žinoti iš savo bendraamžių, neatsižvelgiant į kitus organizacijos lygius. Organizacijai tikrai sunku veiksmingai veikti be tokių horizontalių komunikacijų srautų. Nors formalus organizacijos dizainas nenumato tokių ryšių srautų, jis reikalingas įvairioms organizacinėms funkcijoms koordinuoti ir integruoti.

Kadangi organizacinė horizontali komunikacija paprastai nėra, palengvinimas paliekamas atskiriems vadovams. Tarpusavio bendravimas, būtinas koordinavimui ir taip pat gali užtikrinti socialinį poreikį.

C. Pagal išraiškos būdą:

1. Žodinis arba žodinis pranešimas:

Žodinis bendravimas yra tiesioginis dviejų asmenų ryšys. Kalbant žodžiu, abi šalys, ty siuntėjas ir gavėjas, keičiasi savo idėjomis žodžiu arba tiesioginio pokalbio metu, arba per bet kurį mechaninį ar elektrinį prietaisą, pvz., Telefoną, telekonferenciją ir pan. arba paaiškinimai arba kartais, kai komunikacija nėra tinkamai suprantama, jis gali paaiškinti prasmę.

Žodinis bendravimas paprastai yra įmanomas, kai gali būti tiesioginis ryšys arba perduodamas pranešimas, kuris nėra nuolatinis. Susitikimai ir konferencijos, paskaitos ir interviu yra kitos tokios komunikacijos priemonės.

Žodinis bendravimas turi tam tikrų pranašumų, kurie gali būti išvardyti taip:

(i) Žodinis bendravimas turi išskirtinį pranašumą, nes jis yra greitas ir greitas. Tai suteikia galimybę pranešimo siuntėjui ir gavėjui tiesiogiai reaguoti.

(ii) Žodinis bendravimas palengvina glaudų ryšį ir taip skatina tarpusavio keitimąsi idėjomis, faktais, supratimu ir bendradarbiavimu.

(iii) Oralinis bendravimas tiesioginiu ryšiu, be abejonės, subordinacijose skatina savarankiškumo jausmą, kuris savo ruožtu veikia kaip motyvuojantis veiksnys.

(iv) Oralinis bendravimas taip pat leidžia viršininkui greitai įvertinti pavaldinio veiksmus ir reaguoti į bet kokį perduotą pranešimą. Tai akivaizdžiai padeda viršininkui sumažinti ir išvengti konfliktų, pertvarkyti planus ir programas pagal laiko ir aplinkybių poreikį.

v) Komunikatoriaus asmenybė yra įtraukta į komunikacijos procesą. Tai gerai veikia pavaldinius ir tinkamai supranta komunikaciją.

vi) ji gali duoti draugišką ir kooperatyvinę komandinę dvasią.

Tačiau žodiniai ryšiai yra šie trūkumai:

i) Yra galimybė, kad žodiniai žodžiai negali būti aiškiai išgirsti ar suprasti.

ii) tai nėra naudinga ilgiems ryšiams.

(iii) Tam reikalingas tiksliai ir tinkamai išreikštas menas, o kiti turi būti aiškiai klausomi.

iv) nepakankama, kai reikia specialaus politikos ir taisyklių vykdymo.

(v) nepatyrę pavaldiniai nesilaiko veido išraiškų ir vadybininko balso tono.

2. Rašytinis pranešimas:

Kai komunikacija sumažinama iki juodos ir baltos (rašymo), tai vadinama rašytine komunikacija. Tai apima rašytinius žodžius, grafikus, diagramas, paveikslėlius ir tt Rašytiniai pranešimai yra plačiai naudojami organizacijose.

Kartais ši bendravimo forma tampa neišvengiama, pvz., Taisyklių, užsakymų, tvarkaraščių ar politikos klausimų ir kt. Aplinkraščiuose, žurnaluose, pastabose ir instrukcijose yra keletas bendrų rašytinės komunikacijos formų.

Iš bendrų pastabų galima teigti, kad visose organizacijų organizacijose tiek žodinis, tiek rašytinis bendravimas yra praktiškai. Kokia forma turėtų būti naudojama ir taikoma? Daug kas priklauso nuo pranešimo, jo svarbos gavėjui ir reikšmės organizacijos funkciniams aspektams.

Toliau pateiktame sąraše pateikiamos kelios dažniausiai naudojamos komunikacijos formos skirtingomis kryptimis: