Komunikacijos procesas verslo organizacijoje

Ryšio procesas apima siuntėją, pranešimo perdavimą per pasirinktą kanalą ir imtuvą. Nors bendravimo procesas yra daugiau nei šių elementų suma, jų supratimas gali padėti paaiškinti, kas atsitinka, kai vienas žmogus bando išreikšti idėją kitiems.

1. Siuntėjas:

Ryšio procesas prasideda siuntėju, asmeniu, kuris perduoda pranešimą. Visi komunikacijos siuntėjai yra filialo vadybininkas, paaiškinantis naujų produktų linijas pardavimų atstovams, kompiuterių programuotojas, paaiškinantis naują programą kolegai, buhalteris, teikiantis finansinę ataskaitą savo viršininkui.

2. Pranešimas:

Pranešimas yra bet koks signalas, kuris sukelia imtuvo atsaką. Žinutės gali būti žodžiu (raštu arba žodžiu) arba neverbalinės (pvz., Išvaizda, kūno kalba, tyla, garsai, žvilgsniai, atodūsiai ir tt)

3. Kodavimas:

Siuntėjas turi pasirinkti tam tikrus žodžius ar neverbalinius metodus, kad galėtų siųsti tarptautinį pranešimą. Ši veikla vadinama kodavimu. Koduodamas pranešimą, reikia apsvarstyti, kokį turinį įtraukti, kaip imtuvas ją interpretuos ir kaip jis gali turėti įtakos jūsų santykiams.

Paprasta „dėkinga“ žinutė bus gana paprasta. Priešingai, apie 200 darbuotojų pranešti apie blogas žinias apie atlyginimų sumažinimą ar pasiūlymą dėl inžinerinių planų statyti „R“. 50 crore pramoninių pastatų reikės daug sudėtingesnių, kruopščiai suplanuotų pranešimų.

4. Kanalas:

Kaip išsiųsite savo pranešimą?

Ar ji turėtų būti siunčiama elektroniniu tekstų apdorojimo sistema, kuri turi būti perskaityta imtuvo ekrane arba per spausdintą žodį arba per grafinį simbolį ant popieriaus arba per garso medžiagą?

Trumpai tariant, ar reikėtų rašyti ar kalbėti?

Kanalo ar vidutinio (rašytinio ar žodinio) pasirinkimą lemia siuntėjo ir gavėjo tarpusavio ryšiai. Tai taip pat priklauso nuo pranešimo skubumo. Be to, galima apsvarstyti tokius veiksnius kaip svarba, gavėjų skaičius, išlaidos ir informacijos kiekis.

Apskritai pastebėta, kad jei pranešimas reikalauja nedelsiant atsakyti, geresnis pasirinkimas gali būti žodinis kanalas. Tačiau, jei pranešime yra sudėtingų detalių ir skaičių arba jei jo objektas reikalauja pateikti prašymą ateityje, būtinas rašytinis pranešimas. Be to, ar jūsų žinučių imtuvas yra jūsų organizacijos viduje ar už jos ribų, daro įtaką jūsų pasirinkimui.

Vidaus komunikacijai rašytinės žiniasklaidos priemonės gali būti atmintinės, ataskaitos, biuleteniai, darbo aprašymai, plakatai, darbuotojų vadovai ar net elektroninės skelbimų lentos. Žodinis pokalbis gali būti darbuotojų susitikimų ataskaitos, diskusijos, kalbos, garso juostos, telefono pokalbiai, telekonferencijos ar net vaizdo juostos. Kitas žodinis kanalas, nors siuntėjas neplanavo, yra „vynuogė“, per kurią naujienos ir gandai dažnai vyksta greitai.

Išorinės rašytinės žiniasklaidos priemonės gali būti laiškai, pranešimai, pasiūlymai, telegramos, faksai, elektroniniai laiškai, teleksai, atvirukai, sutartys, skelbimai, brošiūros, katalogai, naujienų pranešimai ir kt. Jūs galite bendrauti žodžiu akis į akį telefonu arba kalbomis solo ar grupių situacijose asmeniškai prieš grupes arba per telekonferencijas, vaizdo konferencijas ar televiziją.

5. Gavėjas:

Gavėjas yra bet kuris asmuo, kuris praneša ir priskiria tam tikrą reikšmę. Geriausiomis aplinkybėmis pranešimas pasiekia numatomą imtuvą be jokių problemų. Tačiau klaidinančiame ir netobuliame verslo pasaulyje gali kilti keletas problemų. Pranešimas niekada negali patekti į imtuvą.

Jis gali būti išsiųstas, bet palaidotas pagal gavėjo stalo failų kalną. Jei pranešimas yra žodinis, klausytojas gali tai pamiršti. Dar blogiau, vienas gavėjas skirtas pranešimas gali būti sulaikytas kito asmens, arba jūsų kolega gali paimti draugišką pokštą. Panašiai jūsų vadovo siūlymas gali būti laikomas užsakymu, pavyzdžiui, jūsų konkurentas gali matyti jūsų korespondencijos kopiją klientui.

6. Dekodavimas:

Net jei pranešimas pasieks nepažeistą numatomą imtuvą, nėra garantijos, kad jis bus suprantamas kaip siuntėjas, kurį jis ketina numatyti. Imtuvas turi vis dar dekoduoti, pridedant reikšmę žodžiams ar simboliams. Galima pažymėti, kad dekodavimas ne visada yra tikslus. Tai priklauso nuo individualios patirties.

Problema ta, kad mes visi neturime identiškos patirties su siuntėjo pasirinktu dalyku ar simboliais. Net Indijoje požiūriai, gebėjimai, nuomonės, bendravimo įgūdžiai ir kultūros papročiai skiriasi. Ir jei komunikacija vyksta tarp dviejų skirtingų šalių žmonių, pvz., Indijos ir Japonijos, problemos didėja. Yra didesnių klaidingo aiškinimo galimybių; gali įsikišti asmeniniai šališkumai, nes kiekvienas imtuvas bando suvokti siuntėjo idėjos numatomą reikšmę savo receptų mechanizme.

7. Atsiliepimai:

Galiausiai imtuvas reaguoja arba reaguoja į siuntėjo siunčiamus ryšius. Atsakymas galėtų būti grindžiamas aiškiu išsiųstų simbolių aiškinimu arba jis gali būti grindžiamas neteisingu supratimu ar klaidingu pateiktų simbolių aiškinimu. Nepriklausomai nuo imtuvo atsako siuntėjui, tai vadinama grįžtamuoju ryšiu. Kai kurie atsiliepimai yra nežodiniai šypsenai, atodūsiai, pamokantys ir pan.

Kartais tai yra žodinis, kaip ir tada, kai reaguojate į kolegos idėjas su klausimais ar komentarais. Grįžtamąjį ryšį taip pat galima rašyti, kaip atsakydami į bendradarbio atmintinę. Daugeliu atvejų nė vienas pranešimas negali būti grįžtamasis ryšys.

Nesugebėjimas atsakyti į laišką ar grįžti į skambutį gali pasiūlyti, kaip ne komunikacinis asmuo jaučiasi apie siuntėją. Grįžtamasis ryšys yra svarbi komunikacijos proceso sudedamoji dalis, nes galiausiai komunikacijos sėkmę ar nesėkmę lemia grįžtamasis ryšys.