Geros apskaitos informacinės sistemos ypatybės
Kai kurie pagrindiniai apskaitos informacinės sistemos bruožai yra šie:
Apskaitos informacinė sistema pasirinkta sistemos analizės ir projektavimo proceso etapams aprašyti, nes ši sistema yra viena iš dažniausiai naudojamų informacinių sistemų bet kurioje įmonėje. Apskaitos informacinės sistemos galbūt yra viena iš pirmųjų programų, kurioms verslo įmonėje sukurta IT infrastruktūra.
Image Courtesy: nolapro.com/media/stock_2b.jpg
Apskaita - tai ekonominės informacijos nustatymo, matavimo ir perdavimo procesas, kad vartotojai galėtų priimti pagrįstus sprendimus ir priimti sprendimus.
Apskaitos informacinė sistema yra sandoriu pagrįsta informacinė sistema, susijusi su įmonėje vykstančiais ekonominiais įvykiais. Dauguma šių ekonominių įvykių vyksta kasdienėje verslo įmonės veikloje.
Anksčiau apskaitos informacinės sistemos buvo skirtos visų pirma ataskaitų teikimui įstatymų numatytoms įstaigoms, pavyzdžiui, mokesčių institucijoms, reguliavimo institucijoms ir investuotojams. Buvo gauta labai mažai informacijos, kuri atitiktų valdymo sprendimų priėmimo poreikius. Apskaitos informacijos svarba pasikeitė. Jame daugiau dėmesio skiriama informacijos, skirtos naudoti valdymo sprendimų priėmimo procese, kūrimui.
Pasak „Nash“, apskaitos informacinė sistema skirta pasiekti šiuos tikslus:
1. Kad atitiktų įstatymų numatytus organizacijos poreikius,
2. teikti patikimą apskaitos informaciją skirtingiems vartotojams ir
3. Apsaugoti organizaciją nuo galimos rizikos, susijusios su piktnaudžiavimu apskaitos duomenimis ar pačiomis sistemomis.
Pagrindiniai apskaitos informacinių sistemų bruožai yra šie:
a) Apskaitos informacinė sistema susijusi su finansinio pobūdžio sandoriais, kurie gali būti išreikšti pinigais.
b) Apskaitos informacinė sistema atitinka tiek išorės, tiek vidaus vartotojų informacijos poreikius. Išoriniai naudotojai yra klientai, pardavėjai, akcininkai, investuotojai, įstatymų numatytos institucijos, vertybinių popierių biržos, prekybos skatinimo įstaigos ir kt.
Vidaus vartotojai yra įvairių lygių vadovai, kurie naudojasi apskaitos informacija tiek planuojant, tiek kontroliuodami. Kadangi apskaitos informacija yra suinteresuota skirtingomis žmonių grupėmis, norint užtikrinti informacijos nuoseklumą, būtina naudoti apskaitos terminų standartines apibrėžtis.
c) Tai gana paprasta ir gerai struktūrizuota informacinė sistema. Apskaitos duomenų tvarkymo principus ir procedūras nustato profesinės organizacijos. Išoriniam naudojimui skirtos informacijos turinį ir formatą nustato keletas įstatymų numatytų įstaigų.
Šios įstatyminės institucijos siekia apsaugoti klientų, investuotojų, pardavėjų ir plačiosios visuomenės interesus. Apskaitos įrašuose esanti informacija yra pripažįstama įstatymu ir dėl to šie dokumentai ginčo atveju laikomi teismuose kaip įrodymai.
d) Apskaitos informacinės sistemos dažniausiai naudoja istorinius duomenis, tačiau gali apimti ir būsimus duomenis biudžetais ir prognozėmis.
e) Duomenų šaltinis daugiausia yra įmonės vidinis, taigi duomenų bazės yra gerai apibrėžtos ir integruotos bei kontroliuojamos.
Apskaitos informacijos rinkinį naudoja įvairūs naudotojai, turintys skirtingas orientacijas ir tikslus. Pavyzdžiui, akcininkai naudoja finansines ataskaitas, siekdami įvertinti įmonės pelningumą. Tą patį finansinių ataskaitų rinkinį skolintojas naudoja įmonės skolos grąžinimo pajėgumui įvertinti.
f) Apskaitos informacinėms sistemoms kyla didesnė saugumo rizika ir yra labiau linkusios į kompiuterinius nusikaltimus. Todėl reikia didesnės apskaitos informacinės sistemos kontrolės.
