Apskaitos programinė įranga kompiuteriuose: naudojimas, privalumai ir kita informacija

Perskaitykite šį straipsnį, kad sužinotumėte apie apskaitos programinės įrangos naudojimą, komponentus, etapus, privalumus ir trūkumus kompiuteryje.

Apskaitos programinės įrangos naudojimas:

Kompiuterizuotoje apskaitoje naudojama duomenų bazių sąvoka. Šiuo tikslu kompiuterizuota apskaitos sistema diegiama apskaitos programine įranga. Tai pašalina būtinybę kurti ir tvarkyti žurnalus, antraščius ir tt Kai kurie dažniausiai naudojami apskaitos programinė įranga yra „Tally“, „Cash Manager“, „Best Books“ ir kt.

Apskaitos programinė įranga yra pagrindinė programinė įranga, leidžianti pasiekti duomenų bazėje esančius duomenis. Tai sistema, skirta valdyti duomenis, tuo pačiu metu užtikrinant, kad duomenys lieka patikimi ir konfidencialūs.

Tipinė kompiuterizuota apskaitos programinė įranga pasiūlys daugybę skirtingų įrenginių, tokių kaip:

1. Ekrane įvedami ir spausdinami pardavimo sąskaitos faktūros

2. Automatinis klientų sąskaitų atnaujinimas pardavimo knygoje

3. Tiekėjų sąskaitos faktūros registravimas

4. Automatinis tiekėjų sąskaitų atnaujinimas pirkimo knygoje

5. Banko įplaukų registravimas

6. Mokėjimai tiekėjams ir išlaidos

7. Automatinis pagrindinės knygos atnaujinimas

8. Automatinis atsargų apskaitos koregavimas

9. Duomenų bazės integravimas su apskaitos programa

10. Automatinis mokėjimo ritinių ir susijusių įrašų skaičiavimas

11. Kompiuterizuotos apskaitos programos gali suteikti tiesiogines ataskaitas vadovybei, pvz. Atsparumo analizė, GST / PVM grąžinimai ir mokėjimų ritės analizė.

Naudojant kompiuterinę apskaitos sistemą, įvesties ekranai buvo suprojektuoti naudoti patogiai. Pagrindinis privalumas yra tas, kad kiekvienas sandoris turi būti įvestas tik vieną kartą, kitaip nei rankinis dvigubo įvedimo sistema, kur reikalingi du ar trys įrašai.

Renkantis apskaitos programinę įrangą, reikia atsižvelgti į šiuos dalykus:

Konkrečios įmonės reikalavimai turi atitikti turimus sprendimus. Reikėtų pasirinkti didžiausią reikalavimą atitinkančią programinę įrangą.

1. Prieš galutinį pasirinkimą reikėtų atsižvelgti į įvairių paketų išlaidas.

2. Tai turėtų būti labai paprasta ir paprasta naudoti.

3. Taip pat reikėtų patikrinti pardavėjo įgaliojimus. Pardavėjas, kuris yra pasirengęs pateikti atnaujinimus, turi būti pageidautinas.

Kompiuterizuotos apskaitos programinės įrangos komponentai:

Apskaitos dokumentų rengimas:

Kompiuteris padeda rengti apskaitos dokumentus, pvz., Grynuosius pinigus, sąskaitas ir sąskaitas faktūras ir pan., Ir rengia apskaitos čekius.

Sandorių registravimas:

Kiekvieną dieną verslo operacijos registruojamos kompiuterių programinės įrangos pagalba. Loginė schema numato sąskaitos ir sandorio kodifikavimą. Kiekvienai paskyrai ir operacijai priskiriamas unikalus kodas. Sąskaitų grupavimas atliekamas nuo pirmojo puslapio. Šis procesas supaprastina sandorių įrašymo darbą.

Bandomojo balanso ir finansinių ataskaitų rengimas:

Įrašius operaciją, kompiuteris automatiškai perkelia duomenis į pagrindinę sąskaitą. Kompiuteris paruošia bandomąjį balansą, kad patikrintų įrašų tikslumą. Naudojant bandomąją pusiausvyrą, kompiuteris gali būti programuojamas paruošti prekybos sąskaitą, pelno (nuostolio) ataskaitą ir balansą.

Kompiuterizuotos apskaitos sistemos etapai:

Sandorių apdorojimo sistema [TPS]:

Tai pirmasis kompiuterizuotos apskaitos sistemos etapas. Jo tikslas - įrašyti, apdoroti, patvirtinti ir saugoti sandorius, kurie vyksta įvairiose verslo funkcinėse srityse, kad būtų galima juos surasti ir naudoti.

Su sandoriu tvarkomi šie veiksmai: duomenų įvedimas, duomenų patvirtinimas, apdorojimas ir atnaujinimas, saugojimas, informacija ir ataskaitų teikimas. TPS yra viena iš sandorių apdorojimo sistemų, kuri susijusi tik su finansiniais sandoriais.

Kai sistemoje yra tik žmogiškieji ištekliai, tai vadinama rankine sistema. Naudojant kompiuterinius išteklius, ji vadinama kompiuterizuota sistema. Naudojant kompiuterį ir žmogiškuosius išteklius, tai vadinama kompiuterine sistema.

Šiuos veiksmus galima paaiškinti pavyzdžiu, kuriuo Bankas - Klientas naudoja automatinį bankomatų įrenginį.

Duomenų įrašas:

Apdorojimas reiškia duomenų įvedimą. Banko klientas valdo bankomatą, kad jis galėtų atšaukti. Kliento veiksmai sudaro duomenis, kurie apdorojami kompiuterizuotoje asmeninėje bankų sistemoje.

Duomenų patvirtinimas:

Jis užtikrina įvesties duomenų tikslumą ir patikimumą, lyginant jį su kai kuriais iš anksto nustatytais standartais arba žinomais duomenimis. „Klaidų nustatymo“ arba „Klaidų taisymo“ procedūros atlieka šį patvirtinimą.

Klaidų aptikimo kontrolės mechanizmas užtikrina klaidų nustatymą lyginant faktinius duomenis su iš anksto nustatyta norma. Klaidų taisymo mechanizmas pateikia pasiūlymus įvesti teisingą duomenų įvedimą.

Kliento asmeninis identifikavimo numeris [PIN] patvirtinamas žinomais duomenimis. Jei PIN kodas neteisingas, pateikiamas pasiūlymas nurodyti PIN kodą. Patvirtinus PIN kodą, taip pat patikrinama pašalinimo suma, kad būtų užtikrinta, jog ji neviršija iš anksto nustatytos išimties ribos.

Apdorojimas ir atnaujinimas:

Duomenų apdorojimas vyksta beveik akimirksniu, kai atliekamas internetinių operacijų apdorojimas [OLTP], jei sistemai buvo pateikti tinkami duomenys. Tai vadinama tikrinimo įvesties galiojimu.

Patvirtinimas atliekamas siekiant užtikrinti, kad sandoris, susijęs su pinigų pristatymu bankomatu, būtų tinkamai užpildytas. Tai vadinama tikrinimo išvesties galiojimu.

Saugojimas:

Perdirbti veiksmai, kaip aprašyta pirmiau, yra finansinių sandorių duomenys. Tai reiškia, kad konkretaus kliento pinigai yra saugomi kompiuterizuotos asmeninės bankininkystės sistemos sandorių duomenų bazėje.

Tai užtikrina, kad duomenų bazėje būtų saugomi tik galiojantys sandoriai. Išsaugoti duomenys apdorojami naudojant užklausos priemonę, kad gautumėte norimą informaciją.

Ataskaitų teikimas:

Ataskaitos gali būti parengtos remiantis reikiamu informacijos turiniu, atsižvelgiant į ataskaitos naudingumą.

Individualizuotos apskaitos programinė įranga:

Individuali programinė įranga yra tokia, kuri yra sukurta remiantis verslo vieneto pateiktais reikalavimais. Atliekama galimybių studija siekiant nustatyti padalinio reikalavimus.

Remiantis šiais reikalavimais, reikalavimo specifikacijos ataskaita yra parengta pateikti aukščiausio lygio vadovybei tvirtinti. Po patvirtinimo prasideda projektavimo procesas. Po bandymo ji įgyvendinama.

Privalumai:

[a] Ji apima visas funkcines sritis pagal reikalavimus,

[b] Kad būtų lengviau įvesti duomenis, įvesties ekranai būtų pritaikyti pagal įvesties dokumentus,

[c] Ataskaitos būtų pateiktos pagal verslo vieneto specifikacijas,

[d] Brūkšninio kodo skaitytuvai gali būti naudojami kaip įvesties įrenginiai, tinkami jos specifiniams poreikiams.

Trūkumai:

[a] Jei reikalavimai arba dokumentai yra neišsamūs arba kontrolės priemonės yra nepakankamos, sistema gali veikti netinkamai,

[b] Nepakankamas testavimas gali sukelti programinės įrangos klaidas.

[c] Pardavėjas negali visiškai remti programinės įrangos veikimo.