5 Gairės tiek grupėms, tiek organizacijos nariams, siekiant veiksmingų rezultatų

Siekiant, kad grupės pasiektų veiksmingų rezultatų ir kad nariai pasiektų bendrą sutarimą, buvo nustatytos kelios naudingos gairės ir jos turėtų būti laikomasi.

Cyril O'Donnell pasiūlė keletą grupių sudarymo ir darbo tvarkos bei narių elgesio gairių:

Grupėms:

1. Grupės ar komiteto tikslai turėtų būti aiškiai apibrėžti, kad diskusijose būtų galima sutelkti dėmesį į šiuos tikslus.

2. Reikėtų nurodyti komiteto įgaliojimus. Ar komitetas yra sudarytas tik rekomenduojant sprendimus, ar jis yra įgaliotas įgyvendinti savo sprendimus?

3. Grupės dydis turėtų būti kruopščiai nustatomas. Jei dalyvauja įvairūs skyriai, gali prireikti tinkamai atstovauti kiekvienam skyriui. Paprastai 7–10 narių grupės yra tinkamos.

4. Grupės vadovas turėtų būti paskirtas arba atrenkamas atsižvelgiant į jo gebėjimą vykdyti susitikimą. Jis turėtų turėti techninių žinių ir įgūdžių tarpasmeniniuose santykiuose.

5. Tiksli susirinkimo darbotvarkė turėtų būti perduota visiems nariams, o visa posėdžio medžiaga turėtų būti pateikta. Turėtų būti išsaugotas rašytinis svarbių diskusijos aspektų sąrašas.

Nariams:

1. Nariai turi užtikrinti, kad komiteto posėdžių atmosfera būtų atsipalaidavusi ir neformali.

2. Kiekvienas narys aktyviai dalyvauja diskusijoje ir aiškiai bei logiškai pareiškia savo poziciją. Jis taip pat klausosi bet kokių reakcijų ramiai ir pateikia priešinius požiūrius, jei tokių yra.

3. Narys neturėtų kompromiso tiesiog siekti harmonijos. Nesutarimai neturėtų būti ignoruojami, bet turėtų būti išspręsti. Kritika turėtų būti nukreipta į klausimus, o ne į asmenis.

4. Nariai turėtų užtikrinti, kad grupės vadovas nebūtų pernelyg dominuojantis. Jo nuomonė neturėtų būti laikoma galutine. Jo požiūris turėtų būti traktuojamas taip pat, kaip ir kitų narių nuomonė.

5. Nariai turi užtikrinti, kad nesutarimai nebūtų susiję su asmenybėmis, o tik nuomonėmis. Be to, šie nesutarimai neturėtų būti tęsiami dėl asmeninių priežasčių po susitikimų pabaigos, kitaip jie bus ne tik techniniu ir socialiniu požiūriu žalingi, bet ir ateityje gali tapti nereikalingais nesutarimais su tais pačiais asmenimis.

Turėtų būti bendradarbiavimo dvasia, o ne konkurencija tarp narių. Toks bendradarbiavimas paskatintų vieni kitus teigiamai reaguoti, gerbti viena kitos nuomonę, labiau įsitraukti ir prisiimti įsipareigojimus vykdant šią užduotį ir didesnį pasitenkinimą užduotimi.

Šios gairės tinkamai įgyvendinamos turėtų pagerinti komandų efektyvumą ir efektyvumą.