16 greitų patarimų, kaip atlikti efektyvų susitikimą (su kontroliniu sąrašu)

Efektyvus susitikimas yra visų vaikų kūdikis, o ne tik pirmininkas ar susirinkimas. Mes gauname tai, ką matėme.

1. Tikslo aiškumas:

Susitikimo tikslai turėtų būti aiškūs ir požiūris turėtų būti gerai apibrėžtas. Tada diskusija gali būti orientuota į tikslą.

2. Tinkamas pirmininkas:

Pirmininkas turėtų atitikti šią progą. Anglija pasirinko Čerčilą kaip karo karo ministrą pirmininką, bet kai buvo sukurta taika.

3. Geras informavimas:

Visi nariai turėtų turėti gerą informavimą ir raginimą prisidėti prie susitikimo.

4. Užtikrinti punktualumą:

Kadangi dalyvauja visi žmonės, pirmininkas turėtų imtis veiksmų, kad užtikrintų punktualumą. Turėtų būti atlygis už jį ir bausmės (net jei jos yra subtilios), kad jos nebūtų išimtinai įpratusios.

5. Laiko valdymas:

Pirmininkas turėtų planuoti planą laiku ir baigti laiku ir teisingai laikytis darbotvarkės. Atskiriems darbotvarkės klausimams gali būti skiriamas fiksuotas laikas laiko paskirstymui.

6. Turėkite strategiją:

Kadangi atvyko vienos dienos kriketas, mes daug kalbėjome apie strategiją. Susitikimo dirigentas turėtų turėti iš anksto suplanuotą strategiją, kaip spręsti tam tikrus žmones, tam tikrus klausimus ir tam tikras numatomas situacijas.

7. Aiškūs sprendimai:

Sprendimai turėtų būti aiškūs ir pareigų paskirstymas pagal gebėjimą ir norą. Nariai turėtų aiškiai įsipareigoti.

8. Demokratinė dvasia:

Demokratija yra visų teisingas vystymasis. Susitikimo sprendimuose bus sprendžiami visi dalyvaujantys, būti atstovaujamieji.

9. Skatinti klausytis:

Klausymas skatinamas, kai viskas domina visus. Tačiau skirtingi motyvai kreipiasi į skirtingus žmones. Ne klausytojai susiduria su galimybe atmesti ir pareikšti nepasitikėjimą.

10. Išspręskite konfliktus:

Turi būti išspręsta nuomonių susidūrimas. Vietoj grindjuostės iškilusių klausimų, juos galima sutikti.

11. Paaiškinkite teigiamas ir neigiamas puses:

Pirmininkas arba nusimanantis atstovas turėtų paaiškinti gera idėja ir blogai. Problema grindžiama politika yra geriausia. Turi būti skatinamas racionalus ir kritinis, nusimanantis ir ne emocinis požiūris.

12. Naudokite nesutarimus:

Jei nesutariama dėl proceso, tai gali būti geresnės idėjos šaltinis.

13. Ne asmeninės pastabos:

Nariui nereikia eiti į kitų asmeninį gyvenimą, kai susitikime kalbama apie klausimus, o ne asmeninį gyvenimą.

14. Pateikite kelis pasirinkimus:

Norint suteikti nariams galimybę jausti ir nuspręsti, naudinga suteikti jiems įvairias galimybes ir pasiekti geriausius.

15. Savęs įvykdymas:

Susitikimas turėtų būti vykdomas atsižvelgiant į sprendimų kokybę ir dalyvavimo kokybę. Draugiškoje aplinkoje, nešališkai pirmininkaujant, šis jausmas yra lengviau vystomas. Nariai turi turėti savo emocinį pasitenkinimą.

16. Gaukite galutinius sprendimus:

Vietoj pusiausvyros sprendimų ar kompromisų reikia imtis ryžtingų sprendimų.

Spąstai:

Vykdant susitikimą turime saugoti:

a) Vėluojama pradėti

(b) Suskleidimas mažais klausimais

c) viršyti terminą

d) pertraukos

e) nario ar pogrupio monopolizavimas

(f) pokalbis

(g) Tangentinis pokalbis

(h) emociniai susilpnėjimai

i) silpnas arba šališkas pirmininkavimas

j) Pagrindinių veikėjų nebuvimas

k) pernelyg ambicinga darbotvarkė

(l) Susitikimas kaip mąstymo ir veiksmo pakaitalas (tam tikros grupės problemų sprendimas ir kaltės suradimas)

Kontrolinis sąrašas, skirtas geriems susitikimams:

Kaip susitikimų organizatorius, šis kontrolinis sąrašas gali būti naudingas.

1. Kėdės, stalai ir tt turėtų būti gerai įrengti.

2. Jei nariai turi vardus, ženklelius ir pan., Jie turėtų būti išdėstyti.

3. Turi būti pateikti raštinės reikmenys, pavyzdžiui, kaiščiai, spaustukai, lipni juosta, popierius, rašikliai ir kt.

4. Turėtų būti išbandyta viešųjų pranešimų sistema.

5. Vizualinei projekcijai aparatas turi būti išbandytas.

6. Ekrano elementai turi būti paruošti ir, jei reikia, nustatyti.

7. Salė turėtų būti tvarkinga ir laisva, kad būtų lengva judėti. Nėra laidų ant grindų, kur galima važiuoti.

8. Jei reikia, turi būti įrengti užkandžiai, vanduo ir kt. Kai kurie mano, kad „susitikimas be valgymo“.

9. Užtikrinti, kad nariai gautų pranešimą. Įsitikinkite, kad jie pasiruošę. Jūsų telefono laikas jiems yra svarbus.

10. Išorės ekspertams reikia specialaus tvarkymo. Turi būti sudarytos sąlygos juos priimti ir palydėti.

11. Pažiūrėkite į susitikimo vietos apšvietimą, vėdinimą, akustiką (garso sklaidą) ir temperatūrą.

12. Didžiojo susitikimo organizavimas yra pats komiteto darbas. Turi būti pastebėta, kad bendra-organizatoriai yra gerai informuoti ir su jais yra atviros komunikacijos linijos.

13. Po susitikimo tolesni veiksmai turėtų būti greitai. Susitikimo sėkmė ir pagirti už tai gali tapti tiek savimi patenkinti, kad mes galime tapti tuščiais.

14. Veiksmų planą reikia vykdyti formuojant priežiūros grandinę. Tai atimtų svarbiausią kritiką, kuri taikoma net gerai organizuotiems susitikimams - visi kalbėti ir nesiimti jokių veiksmų.